明雀觀察 | 專業(yè)服務(wù)領(lǐng)域綜合指南(3)：海外專業(yè)服務(wù)軟件有哪些

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2023-08-02 10:31

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明雀觀察 | 專業(yè)服務(wù)領(lǐng)域綜合指南(3)：海外專業(yè)服務(wù)軟件有哪些

一、適用于專業(yè)服務(wù)的管理軟件

01 專業(yè)服務(wù)的管理軟件類型

預(yù)計(jì)到2022年，全球?qū)I(yè)服務(wù)市場(chǎng)將增長(zhǎng)到8.08萬億美元。即使是現(xiàn)在，這些組織也依靠軟件解決方案來使他們更有效率、更有利可圖，并對(duì)客戶更有吸引力。

談到專業(yè)服務(wù)，資源規(guī)劃、客戶管理和計(jì)費(fèi)等流程的復(fù)雜性說明了對(duì)強(qiáng)大的專業(yè)服務(wù)軟件的需求。

企業(yè)需要跟蹤和優(yōu)化員工的利用率，并通過自動(dòng)化來簡(jiǎn)化流程。一個(gè)能解決這些業(yè)務(wù)需求的一體化解決方案可以使公司更有生產(chǎn)力和盈利能力。

02 專業(yè)服務(wù)的管理軟件有哪些不同類型？

專業(yè)服務(wù)軟件不是一個(gè) “一刀切 “的解決方案，各行業(yè)不同規(guī)模的公司將有不同的業(yè)務(wù)需求需要解決。這就是為什么一些管理軟件解決方案會(huì)專注于商業(yè)智能和銷售功能，而其他軟件會(huì)專注于時(shí)間跟蹤和資源管理等功能。

一些類型的管理軟件及其主要功能包括：

（1）ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）

供應(yīng)鏈管理

商業(yè)智能

銷售管理

（2）PSA (專業(yè)服務(wù)自動(dòng)化)

時(shí)間和費(fèi)用跟蹤

資源管理

項(xiàng)目管理

（3）CWM（協(xié)作式工作管理）

文件儲(chǔ)存和管理

資源管理

任務(wù)管理

二、PSA軟件

01 PSA軟件是什么

對(duì)于專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，按時(shí)和按預(yù)算交付項(xiàng)目是一項(xiàng)任務(wù)。要做到這一點(diǎn)，就必須采用自動(dòng)化軟件，以提高可視性、消除低效率，并從頭到尾跟蹤進(jìn)度，這就是PSA（專業(yè)服務(wù)自動(dòng)化）軟件可以幫助的地方。

PSA軟件的一些重要功能包括時(shí)間跟蹤、項(xiàng)目報(bào)告和分析，以及資源管理。

雖然許多團(tuán)隊(duì)仍然使用電子表格和共享文件來跟蹤某些任務(wù)的進(jìn)展，但靈活的PSA軟件是一個(gè)更好的選擇。手動(dòng)更新電子表格，在不同的軟件解決方案之間切換，以及在重復(fù)性任務(wù)上花時(shí)間，都是在浪費(fèi)時(shí)間。

02 PSA軟件是用來做什么的？

PSA軟件旨在簡(jiǎn)化專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的流程，使他們能夠?qū)Ｗ⒂诟匾娜蝿?wù)。一份2018年Clio法律趨勢(shì)報(bào)告發(fā)現(xiàn)，律師的平均利用率為30%。這意味著在每周40小時(shí)的工作中，每天有2.4個(gè)小時(shí)用于計(jì)費(fèi)工作。根據(jù)該報(bào)告，他們其余的時(shí)間都花在了”記錄和總結(jié)時(shí)間條目”、”在軟件之間傳輸信息”和”組織物理和電子工作空間”等活動(dòng)上。

將”總結(jié)時(shí)間條目”等簡(jiǎn)單的行政任務(wù)自動(dòng)化，可以確保工作人員有足夠的精力專注于面向客戶的活動(dòng)。Wrike的2019年”專業(yè)服務(wù)工作基準(zhǔn)”報(bào)告顯示，22%的受訪者認(rèn)為，如果計(jì)費(fèi)等行政任務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，他們每周可以多做50%的工作。

三、ERP軟件

01 ERP軟件

ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）軟件可以幫助企業(yè)管理其業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的許多移動(dòng)部分。通常情況下，企業(yè)需要一個(gè)端到端的解決方案，以解決其財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)和資源管理的要求。

ERP軟件集供應(yīng)鏈管理工具、客戶關(guān)系管理工具、會(huì)計(jì)和賬單工具、銷售工具和商業(yè)智能工具于一身。

ERP軟件是很有益的，因?yàn)樗狭藢I(yè)服務(wù)組織內(nèi)最重要的活動(dòng)。Softwarepath的一份2019年報(bào)告顯示，34.4%的服務(wù)組織使用了ERP系統(tǒng)，理由是需要”管理大量勞動(dòng)力以適應(yīng)所需的商品或服務(wù)”。

但這是有代價(jià)的，ERP軟件很昂貴，使得它成為小型和成長(zhǎng)型企業(yè)的一個(gè)遙不可及的解決方案。根據(jù)ERPfocus的數(shù)據(jù)，小型、中型和大型企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)，每個(gè)用戶的成本可能在7143-8542美元之間。

02 有哪些不同類型的ERP

內(nèi)置式和云端式是ERP系統(tǒng)的主要類型。就像它的名字一樣，內(nèi)部解決方案是基于本地的，通常是在物理辦公室，由內(nèi)部IT直接控制，而基于云的ERP軟件是存儲(chǔ)在云端。

軟件咨詢公司強(qiáng)調(diào)了ERP類型在定價(jià)上的差異。基于云計(jì)算的ERP軟件通常是按月定價(jià)，而內(nèi)部部署通常是按一次性永久許可定價(jià)，大大增加了其初始投資成本。

如前所述，ERP軟件的成本可能是一個(gè)重要的障礙，這使得它更適合于有財(cái)力投資一個(gè)強(qiáng)大而昂貴的端到端業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)的組織。

四、資源管理軟件

對(duì)于專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，良好的資源管理是項(xiàng)目成功的核心，優(yōu)化這一過程需要大量的自上而下的透明度與可視化。資源管理工具在明確工作量、角色和責(zé)任以及可用性方面至關(guān)重要。

如果沒有一個(gè)好的資源管理軟件解決方案，本應(yīng)該高效和簡(jiǎn)單管理的項(xiàng)目活動(dòng)會(huì)變得費(fèi)時(shí)且容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。

01 資源管理的挑戰(zhàn)是什么？

當(dāng)涉及到資源管理時(shí)，透明度和可視化程度低是一個(gè)實(shí)質(zhì)性的挑戰(zhàn)。當(dāng)不清楚哪些資源可用于當(dāng)前和未來的項(xiàng)目時(shí)，像能力規(guī)劃和需求管理這樣的過程就會(huì)變得成倍的困難。

如果沒有戰(zhàn)略性的、有意識(shí)的資源管理，員工就可能過量工作，導(dǎo)致倦怠。

當(dāng)工作在短時(shí)間內(nèi)到達(dá)時(shí)，管理資源會(huì)變得更加復(fù)雜。在Wrike的2018年創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)狀況報(bào)告中，35%的受訪者表示他們每周至少收到一次臨時(shí)請(qǐng)求，還有22%的受訪者表示他們每周收到數(shù)次此類請(qǐng)求。雖然不理想，但這往往是不可避免的。資源經(jīng)理面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)是確保高效的接收流程。

02 資源管理工具如何幫助專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)？

一個(gè)有效的資源管理工具將解決前面提到的痛點(diǎn)，同時(shí)在團(tuán)隊(duì)工作流程中建立透明度和問責(zé)制。通過資源管理工具，專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)可以：

（1）通過毫不費(fèi)力地重新安排任務(wù)的優(yōu)先次序來承擔(dān)更多的客戶工作

項(xiàng)目經(jīng)理可以輕松地重新安排行政或非客戶工作的優(yōu)先次序，以騰出更多時(shí)間用于可收費(fèi)的客戶工作。被指派人得到實(shí)時(shí)更新，使他們了解其工作量的任何變化。

（2）平衡工作負(fù)荷，減少工作時(shí)間

不可避免的是，一些團(tuán)隊(duì)成員的工作太多，而其他成員的工作太少。項(xiàng)目經(jīng)理可以通過減輕員工過重的負(fù)擔(dān)，評(píng)估哪些團(tuán)隊(duì)成員有足夠的帶寬來承擔(dān)更多的職責(zé)，從而在資源管理方面具有戰(zhàn)略性。

（3）提高角色和責(zé)任的明確性

當(dāng)參與項(xiàng)目的人不確定他們的角色和責(zé)任時(shí)，項(xiàng)目的輪子會(huì)很快脫落。

（4）識(shí)別技能或資源短缺

資源經(jīng)理不只是在看現(xiàn)在可用的資源。項(xiàng)目管理中的能力規(guī)劃幫助組織評(píng)估他們?cè)谖磥淼呐e措中需要哪些技能。如果不能深入了解當(dāng)前的資源可用性，企業(yè)就不能有效地規(guī)劃未來的項(xiàng)目。

項(xiàng)目和投資組合的成功往往取決于正確的資源是否可以用于正確的項(xiàng)目。一個(gè)資源管理工具可以幫助企業(yè)做出戰(zhàn)略性的項(xiàng)目、招聘和預(yù)算決策，這最終可以幫助企業(yè)發(fā)展。

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