明雀如何幫你做好多項目交付進度管理？

明雀

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2024-05-22 16:53

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每一個項目經理或多或少都會遇到這樣的場景：

想象一下：

你現在面前擺著10多個進度表，上面列滿了各個項目的時間線和任務清單；墻上的便利貼密密麻麻重疊著會議日程，郵箱里塞滿了客戶催促的郵件，有的客戶已經發送了項目反饋，有些客戶提出了新的需求，你完全不知道10多個項目分別到達了什么樣的進度。你頻繁查看項目進度表的同時，也在電話里不停地與各項目組員討論任務分配，有的成員已經超負荷運轉，而有些則負荷不滿。客戶突然增加新需求總能讓你手忙腳亂，既要評估需求增加的必要性又要考慮能否如期交付……多項目同時進行的難點到底在哪里？

一、多項目管理困難

時間管理：有太多項目同時進行，無法有效跟蹤各個項目的實時進度，對項目當前狀態掌握不足，還要確保各個項目交付不延期；
質量管理：保證多項目管控下各項目質量難以兼顧各客戶需求，客戶滿意度下降，增加客戶投訴；
溝通成本：需要與多個項目團隊不斷溝通，占用大量時間成本，溝通效率較低
資源協調：資源分配出現矛盾，部分項目人手不足，部分項目則出現資源浪費；
項目節奏：客戶需求變化頻繁導致項目計劃不斷修改，管理不當造成計劃混亂，打亂項目節奏。

二、執行度高的優化建議

制定項目計劃+日程梳理

做計劃的前提是和客戶達成明確且一致的目標，這是項目執行的基石，也是項目建設的底層戰略。時常回顧每一個行為是否為目標提供了正向支持。

確定目標后，對目標進行拆解，細化任務顆粒度，便于分配和管理；使用任務看板或甘特圖來觀察任務的集中期，提前找出資源競爭高峰期，提前預備或調度資源，降低延期風險。設置關鍵節點，監控檢查項目執行情況，這就好比我們開車要安全到達目的地，需要經過多個加油站進行添加燃料、維護、導航等，否則半路就有可能車毀人亡。

日常推進中，及時梳理項目日程，用待辦的方式記錄每天的工作，完成之后，在list上標記。這樣有助于我們更靈活地應對項目變化，保證項目順利推進，而不是死扛原定計劃。

優先級排序+要事優先

明確每個項目的優先級和重要程度。可以從戰略目標、客戶、時間、資源、風險和利益相關方等方面進行系統分析。找出對公司戰略目標貢獻度高的，客戶迫切需求的，項目邏輯順序優先的，時間敏感度高的，資源需求程度高的，存在較大風險隱患的以及對利益相關方影響較大的項目，可以進行優先考慮。80%的時間做重要的事情，20%的時間來做其他的事。

項目監控審查+隨機應變

項目監控審查像項目的“防火墻”，可以及時發現并解決問題，保證項目目標的實現。當有意外事件發生，比如項目預算超支、開發進度落后等，先別急著改動，停下來，穩定自己的情緒，保持一個冷靜的頭腦，仔細思考一下，看看目標，找找找原因，分析一下意外事件對整體的影響，最后想清楚再進行調整。對項目的定期回顧并不是形式上的過一遍，而是重新思考，進度把控是否及時，資源利用是否充分，人員安排是否合理，項目質量是否達標。