什么是征求建議書？

征求建議書 (RFP) 是一份詳細的商業文件，它宣布一個項目，描述客戶正在尋求的特定產品或服務，并征求合格承包商的投標以完成它。當客戶知道他們想要購買什么產品或服務時，RFP 用于請求多個報價。

什么是征求建議書？

許多私營公司和組織以及大多數政府機構都使用 RFP。 

一旦公司準備好邀請投標人進入 RFP 流程，他們就可以使用RFP 軟件輕松管理所有相關文件。該軟件允許企業簡化 RFP 文檔的創建、跟蹤提交并比較 RFP 提案和響應。 

如何編寫 RFP

RFP 的主要目標是找到適合該項目并提供最佳結果的供應商。這就是為什么公司必須創建深入的 RFP。制定綜合 RFP 的步驟包括：

• 與利益相關者合作。要了解問題并找到最佳解決方案，組織應與受購買影響最大的人合作。然后，他們可以一起找出成功的樣子，并包含可以從供應商那里得到正確響應的信息。 
• 創建模板庫和常見問題解答。盡管每個 RFP 都會有所不同，但有一些問題應該成為標準問題。

• 使用多步驟過程。多個文檔（稱為 RFx）通常在多步驟過程中一起使用，因為每個文檔都有不同的用途。這些文件包括信息請求、收集深入知識的建議請求、評估供應商資格的資格請求以及陳述項目需求和要求最低價格的報價請求。 
• 保持透明。為避免未達到預期，組織應在其 RFP 中保持透明。他們應該清楚為什么要尋求解決方案、對項目的期望以及如何評估潛在供應商。
• 自定義和更新您的模板。過時的提案會造成混亂，并可能阻止潛在供應商做出回應。公司應確保他們的 RFP 是最新的，并檢查他們的問題和模板是否產生了預期的結果。

征求建議書的基本要素

在公司將其 RFP 分發給潛在供應商之前，它應確保將以下元素包含在文檔中。這些包括： 

• 公司背景及介紹。企業可以利用此空間提供有用的背景信息，包括公司的位置、產品和服務、關鍵差異化因素、創始人、公司文化和公司使命宣言。 
• 項目目標和可交付成果。組織應概述項目的重要組成部分，并包括他們希望實現的具體目標。概述單獨的可交付成果和明確的標準將有助于供應商更好地了解整個項目所需的支持服務，并使他們能夠提出更準確的成本估算。 
• 提案時間表和流程。閱讀本節后，供應商應該清楚整個項目的所有截止日期。提供詳細的時間表將幫助供應商確定他們是否能夠滿足所有截止日期。這也有助于取消可能無法在公司時間限制內工作的任何供應商的資格。
• 提案要素。本節應清楚地描述組織希望投標人在其提案中包含的內容以及是否需要特定格式。這些要素可能包括員工角色和職責，或概述總體預算和每個可交付成果細目的圖表。  
• 提案評估標準。建立一個明確的供應商選擇流程向供應商表明公司在這個過程中充滿信心和經驗。此外，設定具體的期望將有助于公司淘汰不符合要求的供應商。在選擇過程之前，團隊應該縮小他們在供應商中尋求的品質。企業可能會要求供應商提供參考信息、過去工作的樣本或滿足項目需求所需的特定技能列表等信息。
• 提案交付說明。由于可以使用各種形式的通信，建議使用 RFP 的首選交付方法。該文件應包括有關應將提案發送至何處、應向誰發送以及是否需要多個提案副本的信息。 

征求建議書的好處

在許多方面，征求建議書是一種廣告。它用于宣布項目正在按計劃進行，是聯系能夠完成工作的合格候選人的一種方式。隨著提案接觸到各種合格的候選人，一個顯著的好處是它有助于增加候選人的競爭，可能會降低成本。

或者，如果企業選擇不使用 RFP，它可能會聘請項目經理來確定項目的潛在承包商。但是，這種方法不太可能像 RFP 那樣接觸到盡可能多的潛在供應商。

RFP 與 RFQ 與 RFI

提案請求、報價請求和信息請求這些術語聽起來都很相似，但代表了企業用來聯系社區和向合格供應商或承包商征求投標的三種不同類型的文件。

征求建議書 (RFP)宣布一個項目，對其進行描述，并征集合格的承包商。一旦公司指定了所需的產品和服務，就會向潛在供應商發出 RFP。 

與 RFP 不同，報價請求 (RFQ)會從目標數量的供應商處尋求價格的明細清單。通常包括所需的質量和數量以及公司所需的時間等詳細信息。 

信息請求 (RFI)通常在 RFP 之前。RFI 收集有關供應商可以提供的產品和服務的信息。企業可以獲取此信息并將其存儲在數據庫中以供將來參考。