什么是記錄管理？

記錄管理是公司用來管理需要特別注意的文件的過程。記錄比常規(guī)文件更重要，并為業(yè)務(wù)決策、交易和義務(wù)提供證據(jù)。一旦文檔被視為記錄，就不會進(jìn)行進(jìn)一步的編輯或更改。 

什么是記錄管理？

保險索賠是記錄的一個例子。該記錄包括索賠表、聲明、照片和與索賠相關(guān)的其他文件。組織通常選擇文檔生成軟件來生成、自定義、編輯和生成數(shù)據(jù)驅(qū)動的文檔。

記錄類型

根據(jù)用途和存儲方式，有不同類型的記錄。一些記錄是數(shù)字的，而另一些是物理的。下面列出了五個主要的記錄類別：

• 物理記錄：占用物理空間的紙質(zhì)文件副本
• 電子記錄：以數(shù)字方式創(chuàng)建和存儲的記錄 
• 企業(yè)記錄：與公司運(yùn)營相關(guān)的文件，例如合同、協(xié)議和工資記錄
• 行業(yè)記錄：與特定行業(yè)的運(yùn)營有關(guān)的記錄
• 合法保留記錄：法律要求的強(qiáng)制性記錄，例如有關(guān)合規(guī)性法規(guī)的記錄

使用記錄管理的好處

適當(dāng)?shù)挠涗浌芾碛兄诮M織在擴(kuò)大整體知識庫的同時避免處罰。最終，這將為未來的業(yè)務(wù)規(guī)劃決策提供信息，并為存儲和檢索記錄創(chuàng)建更有效的實(shí)踐。

• 控制保留哪些記錄： 隨著公司的發(fā)展，它們會保留許多電子和物理記錄。記錄管理幫助組織控制他們創(chuàng)建和維護(hù)的記錄數(shù)量，以避免浪費(fèi)存儲空間。
• 提高效率：記錄管理幫助公司有效地檢索和處理記錄。這樣可以節(jié)省時間，最終減少必要的計費(fèi)小時數(shù)。
• 保持合規(guī)并最大限度地降低訴訟風(fēng)險：此流程有助于公司遵守監(jiān)管要求。保持安全和有條理的書面記錄也可以降低訴訟風(fēng)險。 
• 明智的業(yè)務(wù)決策：易于訪問的記錄可幫助公司更快地做出管理決策，并提供更多信息。記錄管理隨著時間的推移建立了組織的知識庫，這有助于未來的規(guī)劃。

記錄管理的基本步驟

記錄管理是一個復(fù)雜的過程，可確保正確處理和管理重要文件。記錄管理過程的基本步驟包括：

• 聲明和注冊：記錄被放置在存儲庫中，并被賦予一個唯一標(biāo)識符，以便在整個記錄管理過程中輕松跟蹤。 
• 訪問控制：授權(quán)某些用戶訪問、檢索和閱讀記錄，但這些用戶無權(quán)更改記錄或其元數(shù)據(jù)。
• 保留規(guī)則：根據(jù)組織的流程和相關(guān)規(guī)定，每種類型的記錄都必須保留一定的時間。保留期限因記錄的法律、財政、行政或歷史價值而異。
• 處置：當(dāng)不再需要記錄時，應(yīng)將其銷毀或移交給控制性法律機(jī)構(gòu)，如檔案館或圖書館。
• 審計追蹤：這最后一步是創(chuàng)建審計追蹤，它提供了從申報到處置的記錄管理方式的證據(jù)。 

記錄管理最佳實(shí)踐

記錄管理系統(tǒng)因公司而異。根據(jù)行業(yè)的不同，記錄管理必須遵守一組特定的合規(guī)性法規(guī)。通常，這些最佳實(shí)踐將始終適用：

• 保留規(guī)則： 公司必須知道要保留哪些記錄以及應(yīng)保留多長時間以確保遵守法律和法規(guī)。 
• 索引和分類： 準(zhǔn)確索引和分類記錄至關(guān)重要，以便利益相關(guān)者知道在哪里可以找到他們需要的信息。 
• 安全存儲：無論記錄是以數(shù)字方式還是物理方式存儲，安全存儲對于保護(hù)文檔免受損壞和未經(jīng)授權(quán)的訪問至關(guān)重要。對于物理存儲，建議使用符合國家消防局標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)記錄中心。應(yīng)使用訪問控制、入侵防護(hù)和條形碼軟件來保護(hù)數(shù)字記錄。 
• 員工培訓(xùn)：組織中的所有員工都應(yīng)了解記錄管理系統(tǒng)的工作原理。這樣，記錄總是通過適當(dāng)?shù)倪^程正確存儲。應(yīng)分發(fā)記錄管理系統(tǒng)規(guī)則的書面副本，并應(yīng)提供持續(xù)培訓(xùn)以確保員工跟上進(jìn)度。 

記錄管理與文檔管理

記錄管理和文檔管理是為公司增加價值的組織過程。這些過程的不同主要在于它們組織的性質(zhì)。 

文檔是組織內(nèi)人員可以訪問的結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化信息。記錄是作為組織運(yùn)作和政策證據(jù)的文件，通常受合規(guī)性約束且無法更改。 

文檔管理為文檔創(chuàng)建過程創(chuàng)建問責(zé)制。這些系統(tǒng)旨在使訪問、管理、協(xié)作和共享文檔更容易。文檔管理可以輕松訪問文檔，以及顯示所有修訂的版本跟蹤和歷史記錄。 

記錄管理 為組織成功開展業(yè)務(wù)所必需的記錄管理建立問責(zé)制。記錄管理側(cè)重于識別、存儲、維護(hù)和管理與組織的法定、監(jiān)管、財務(wù)或運(yùn)營活動有關(guān)的數(shù)據(jù)。出于法律目的，記錄管理要求記錄保持不變。