什么是項目預算？

項目預算是估算項目從開始到結束的成本的過程。為了確定項目的預算，團隊會考慮完成項目每個階段的成本，大致需要多長時間才能完成，以及可能阻礙進度的潛在障礙。

什么是項目預算？

預算是必不可少的，因為它們有助于設定預期，并且對于讓項目獲得關鍵利益相關者的批準也至關重要。預算還可以確保有適當的資金可用，并有助于衡量團隊的績效。概述預算細節的文件應在整個項目期間進行監控、更新和審查。

制定預算時經常使用項目管理軟件。這些工具有助于管理目標和各種長期項目，以及協調構成預算的各個任務。

項目預算的方法

估計項目的規模和成本并不容易，但有不同的方法可以簡化它。這六種技術將提高項目預算的準確性，并使整個過程更加無縫。

• 類比估算：利用過去項目的預算數據和最佳實踐，就當前項目的成本制定意見或策略。找出過去和現在項目之間的相似之處和不同之處使這種方法成為可能。
• 三點估計：一種明智而務實的方法，包括基于最壞、最好和最可能的預算方案的加權平均值。這種方法迫使項目團隊在確定預算時考慮多個角度，從而進行更現實的成本估算。
• 掙值分析：在項目執行時估計項目預算的準確性。該團隊不斷將每個階段的成本與之前的估計進行比較。 
• 參數估算：從相關項目的某些部分獲取成本變量和數據點，并將它們應用到當前項目中，允許項目團隊根據數據創建預算。查看常見元素之間的統計關系可以使項目預算更加準確。
• 自下而上的方法：估計項目的各個元素，如里程碑、任務和階段，并將它們匯總以獲得項目成本。如果正在創建工作說明并且項目團隊提前了解所有項目細節，則使用此方法。
• 自上而下的方法：預先估計項目預算總額并從中確定各個要素。當項目價格固定且預算一成不變時，最好使用這種方法。預測可用于清楚地了解每個元素將如何影響價格。 

項目預算的基本要素

有一些與縮小項目預算相關的特定要素和成本。一般來說，這些元素是：

• 勞動力成本：考慮到員工完成項目的成本，這意味著工資、工資稅、福利和任何間接費用。
• 材料采購成本：考慮完成項目所需的有形物品，例如物資、設備和各種貨物。

除了這些核心要素外，這些成本還可以分為兩個綜合類別：

• 固定成本：為項目建立的預算細節不會改變。一個固定成本的例子是供應商根據團隊完成項目所需的特定項目數量的報價。
• 可變成本：可能會根據活動而改變的預算細節。可變成本示例是一名自由職業者同意在該項目上工作 40 小時。如果項目超時，成本會增加。

項目預算的好處

當項目團隊花時間估算預算和相關成本時，它可以帶來許多好處。當不確定項目預算對團隊是否值得時，請記住這些好處。

• 確保項目資金：項目預算提供了利益相關者想要知道的洞察力，即在項目開始之前需要多少資金來確保項目的安全。它還詳細說明了何時需要這筆錢。
• 更好的決策：在項目正式開始之前制定預算有助于確定在項目內的較小步驟中投資多少。它還可以幫助組織確定全年投資的其他項目。
• 促進未來的思考和規劃：了解一個項目的預算有助于估算未來項目的預算。參與預算計劃的人最好做好準備，成為未來對話的一部分。

項目預算最佳實踐

 在項目團隊制定預算時，記住這些最佳實踐是個好??主意。這樣做將有助于確保估算值盡可能接近最終數字。

• 關注公司的需求：在制定預算時，請記住任何項目的底線是幫助組織實現其目標并取得成功。了解項目對組織的價值是提高預算準確性的一步。
• 將項目分解為步驟和里程碑：為了準確估算項目的成本，團隊通常會將其分解為更小的步驟或里程碑。這有助于了解預期或即將發生的事情。 
• 增加應急費用和稅收：安全總比后悔好，所以為了確保團隊不會超出預算，增加應急費用和稅收以計劃隨著時間的推移可能發生的變化。這樣做也有助于確保估算接近最終預算。 
• 與利益相關者保持開放的溝通：在制定預算時，必須與從成功完成中受益最大的人進行持續溝通。關鍵利益相關者還可以幫助確保預算準確，并對范圍進行潛在調整。 
• 適應不斷變化的參數：從項目預算到完成，可能會發生不可預見的情況、事件和場景。為此制定計劃可以使團隊靈活地適應外部或內部的變化。