什么是工作負(fù)載容量？

工作負(fù)載能力衡量員工或團(tuán)隊(duì)在給定時(shí)間段內(nèi)可以承擔(dān)的任務(wù)、活動(dòng)或項(xiàng)目。它考慮了任務(wù)中子任務(wù)的數(shù)量、它們的復(fù)雜性以及完成它們所需的時(shí)間。

分析工作負(fù)載容量有助于企業(yè)了解執(zhí)行任務(wù)和流程的范圍、重要性和優(yōu)先級(jí)，以提高生產(chǎn)力，同時(shí)保持高效和有效。許多組織使用項(xiàng)目管理軟件來合理有效地管理其團(tuán)隊(duì)的工作量。項(xiàng)目管理軟件可幫助團(tuán)隊(duì)更好地規(guī)劃、分配資源并確保所有員工都專注于根據(jù)他們的專業(yè)知識(shí)為項(xiàng)目做出貢獻(xiàn)。

什么是工作負(fù)載容量？

規(guī)劃工作負(fù)載容量的好處

組織需要有效地規(guī)劃和管理工作負(fù)載能力，以將人員分配到項(xiàng)目并確保他們專注且高效。 

規(guī)劃工作負(fù)載容量有多種好處，包括：

• 更好的資源管理：資源分配是規(guī)劃任何項(xiàng)目的關(guān)鍵部分。企業(yè)應(yīng)將具有相關(guān)技能的人員引導(dǎo)至最適合其興趣和專長的工作量。最好盡早計(jì)劃并避免由于缺乏熟練資源而可能出現(xiàn)的任何意外。許多企業(yè)利用資源管理軟件來跟蹤、安排和優(yōu)化項(xiàng)目管理所需的人力和物力資源。
• 更高的效率：工作負(fù)載容量規(guī)劃可幫助企業(yè)設(shè)定相關(guān)人員的正確期望。通過預(yù)先計(jì)算的工作負(fù)載能力，員工可以更加專注于項(xiàng)目范圍內(nèi)的重要任務(wù)和活動(dòng)。它可以幫助公司避免讓員工承擔(dān)大量任務(wù)，從而防止倦怠。相反，它確保將最佳職責(zé)分配給人們，這對(duì)他們來說既令人興奮又有點(diǎn)挑戰(zhàn)。 
• 改進(jìn)的戰(zhàn)略規(guī)劃：組織同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目。工作負(fù)載容量規(guī)劃可幫助企業(yè)預(yù)測(cè)可預(yù)見的未來的資源需求。它有助于在資源的需求對(duì)正在進(jìn)行的項(xiàng)目變得至關(guān)重要之前進(jìn)行規(guī)劃和分配。 

查找工作負(fù)載容量的基本步驟

知識(shí)共享是工作負(fù)載容量規(guī)劃的一個(gè)重要方面。它使每個(gè)人都可以了解當(dāng)前的工作量分配，分享過去項(xiàng)目的見解和經(jīng)驗(yàn)。規(guī)劃和管理工作負(fù)載容量需要采取五個(gè)基本步驟：

• 分析當(dāng)前工作負(fù)載：了解團(tuán)隊(duì)成員花費(fèi)時(shí)間完成的所有任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理可以發(fā)送一份調(diào)查問卷，讓每個(gè)貢獻(xiàn)者填寫他們?cè)谝患倚」镜奶囟ㄈ蝿?wù)上花費(fèi)的小時(shí)數(shù)。但是，企業(yè)可以使用任務(wù)管理軟件來計(jì)算所花費(fèi)的時(shí)間。
• 衡量時(shí)間要求：根據(jù)對(duì)當(dāng)前工作量的分析，找出完成項(xiàng)目所需的總時(shí)間。對(duì)于每個(gè)角色，列出單獨(dú)的任務(wù)，將它們映射到相應(yīng)的時(shí)間要求，然后總結(jié)。檢查總和與任何過去項(xiàng)目的總工期，并查看計(jì)算是否相加。
• 確定先決條件的優(yōu)先級(jí)：評(píng)估項(xiàng)目中的依賴關(guān)系并確定先決條件任務(wù)和活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)。在規(guī)劃工作負(fù)載容量時(shí)，企業(yè)應(yīng)考慮資源的可用性、員工的專業(yè)知識(shí)以及所需的任務(wù)執(zhí)行頻率。
• 采用工作負(fù)載容量規(guī)劃策略：組織應(yīng)決定工作負(fù)載容量規(guī)劃策略，以適應(yīng)項(xiàng)目過程中的任何不可預(yù)見的變化。企業(yè)可以通過預(yù)測(cè)增加的需求來增加工作負(fù)載容量，遵循保守的方法，僅在當(dāng)前資源得到充分利用時(shí)才增加容量，或者根據(jù)不斷變化的市場動(dòng)態(tài)進(jìn)行少量增加。
• 跟蹤工作負(fù)載能力：企業(yè)需要在實(shí)施時(shí)跟蹤其工作負(fù)載能力計(jì)劃，確保員工不會(huì)負(fù)擔(dān)過重，并根據(jù)項(xiàng)目的時(shí)間表確定先決任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。

有效工作負(fù)載容量管理的最佳實(shí)踐

規(guī)劃工作負(fù)載容量是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的活動(dòng)，有時(shí)可能會(huì)讓人不知所措。組織可以通過遵循以下最佳實(shí)踐來確保有效的工作負(fù)載容量管理：

• 將最佳精力和時(shí)間投入到計(jì)劃中：花時(shí)間計(jì)劃任務(wù)和項(xiàng)目。這有助于企業(yè)反思并優(yōu)先考慮需要處理的關(guān)鍵活動(dòng)。為每個(gè)任務(wù)設(shè)置開始和結(jié)束日期的估計(jì)值，定義它們的頻率，并設(shè)置一個(gè)特定的里程碑。
• 確保適當(dāng)?shù)馁Y源分配：企業(yè)應(yīng)了解其可用資源并根據(jù)工作負(fù)載容量提前計(jì)劃任務(wù)。經(jīng)理應(yīng)了解所有限制條件，包括是否有人計(jì)劃在項(xiàng)目期間請(qǐng)假。基于這些考慮，管理者可以提前為項(xiàng)目分配資源。

• 設(shè)定切合實(shí)際的期望和截止日期：經(jīng)理需要為完成任務(wù)設(shè)定可實(shí)現(xiàn)的截止日期。即使團(tuán)隊(duì)成員的工作量表明有時(shí)間處理更多任務(wù)，設(shè)置緩沖區(qū)來管理可能出現(xiàn)的任何不可預(yù)見的情況也是一個(gè)很好的做法。

• 設(shè)定客觀期望：經(jīng)理應(yīng)在評(píng)估其團(tuán)隊(duì)的工作量能力后設(shè)定客觀期望，但任務(wù)具有主觀性質(zhì)的項(xiàng)目除外。最好通過將大任務(wù)劃分為較小的子任務(wù)并為每個(gè)任務(wù)設(shè)置估計(jì)來為團(tuán)隊(duì)成員提供細(xì)粒度的視圖。 
• 評(píng)估任務(wù)依賴性并衡量利用率：計(jì)劃應(yīng)優(yōu)先處理先決任務(wù)以完成其他任務(wù)。及早識(shí)別共同依賴關(guān)系在工作負(fù)載管理中大有幫助。企業(yè)還應(yīng)測(cè)量利用率以分析生產(chǎn)力并檢查工作是否確實(shí)有需求。它可以幫助管理人員以更好的方式優(yōu)化工作負(fù)載容量管理。

工作負(fù)載容量規(guī)劃與資源規(guī)劃

工作負(fù)載容量規(guī)劃和資源規(guī)劃是相似的概念。但是，前者是在高層規(guī)劃期間采用的，而后者是在細(xì)粒度的操作級(jí)別上使用的。

工作負(fù)載容量規(guī)劃是一項(xiàng)更高級(jí)別的任務(wù)，可幫助團(tuán)隊(duì)了解他們?cè)谔囟〞r(shí)間段內(nèi)可以承擔(dān)的工作量。它權(quán)衡資源的可用性與組織在給定時(shí)間可以接受的項(xiàng)目要求。

資源規(guī)劃，也稱為資源分配，是一項(xiàng)操作級(jí)別的任務(wù)，重點(diǎn)是在項(xiàng)目之間有效地協(xié)調(diào)和分配資源。它涉及根據(jù)人員的技能和項(xiàng)目要求將人員分配到不同的項(xiàng)目。