什么是工作流自動化？

工作流自動化根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)計和執(zhí)行一系列重復(fù)的業(yè)務(wù)任務(wù)，以減少人際交互，提高生產(chǎn)力。工作流是為實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)而必須完成的一系列任務(wù)。大多數(shù)企業(yè)的日常運(yùn)營依賴于重復(fù)性任務(wù)，例如發(fā)送電子郵件驗證、填寫表格等。當(dāng)做一些重復(fù)的事情時，可能會出現(xiàn)人為錯誤，例如，員工可能會用相似的名字向錯誤的收件人發(fā)送電子郵件，或者忘記包含已完成的文檔。對于大多數(shù)業(yè)務(wù)流程來說，人為錯誤是不可避免的問題，因此公司使用工作流管理軟件和自動化軟件來簡化流程的人機(jī)交互。工作流程自動化是使用機(jī)器人過程自動化 (RPA) 軟件，也稱為 RPA。 

工作流程自動化將復(fù)雜的手動流程轉(zhuǎn)變?yōu)楹唵蔚娜蝿?wù)。經(jīng)理可以設(shè)計一個特定的工作流程，并根據(jù)可用性將它們分配給團(tuán)隊。單個團(tuán)隊成員將收到分配的任務(wù)以完成，而無需與經(jīng)理互動。一旦團(tuán)隊成員將任務(wù)標(biāo)記為已完成，經(jīng)理或下一個負(fù)責(zé)人可以通過單擊按鈕來審核和批準(zhǔn)或拒絕已完成的工作。根據(jù)決定，將出現(xiàn)不同的后續(xù)步驟。這消除了所有相關(guān)方之間的來回交互，以簡化大量流程。 

什么是工作流自動化？

工作流自動化的類型

根據(jù)任務(wù)，公司將選擇不同的工作流管理工具。

• 通用工作流程自動化：大多數(shù)工作流程管理軟件允許管理人員構(gòu)建適用于各種任務(wù)的通用工作流程。 
• 文檔或表格自動化：這種類型的自動化軟件通過自動化創(chuàng)建和管理數(shù)字內(nèi)容的過程來將數(shù)據(jù)捕獲數(shù)字化。它允許創(chuàng)建各種表格，例如清單、合同、調(diào)查、工作訂單、公司內(nèi)部記錄和面向客戶的文檔。
• 工作負(fù)載自動化：自動化 IT 相關(guān)任務(wù)稱為工作負(fù)載自動化。IT 團(tuán)隊使用這種類型的軟件來簡化常見的 IT 任務(wù)，并與服務(wù)臺軟件或幫助臺軟件集成以管理傳入的內(nèi)部和外部請求。 

使用工作流自動化的好處

如果使用得當(dāng)，工作流程自動化可以帶來許多好處。其中一些好處包括：

• 減少人為錯誤：每項任務(wù)都是標(biāo)準(zhǔn)化的，因此無需人工輸入和人工流程決策，出錯的空間就更小了。
• 提高合規(guī)性：通過限制范圍和為每項任務(wù)設(shè)置邊界，任務(wù)只有在符合公司標(biāo)準(zhǔn)和政策時才能獲得批準(zhǔn)。記錄歷史工作流以供審核。 
• 消除不必要的管理：項目越大，需要更多的管理工作來確保團(tuán)隊溝通、任務(wù)轉(zhuǎn)移和評估。工作流自動化可以完成所有這些任務(wù)，取代管理員以節(jié)省開銷。 
• 提高透明度：經(jīng)理可以看到每個團(tuán)隊成員在不同管道中完成的任務(wù)的 360 度視圖。這有助于在評估員工績效和生產(chǎn)力時大大減少偏見。 
• 減少文書工作和電子郵件：通過在工作流管理軟件上批準(zhǔn)和處理任務(wù)，團(tuán)隊不再需要通過紙張或電子郵件完成工作。 
• 提高生產(chǎn)力：處理重復(fù)性任務(wù)既無聊又耗時。員工無需在管理細(xì)節(jié)上來回花費(fèi)數(shù)小時，只需完成所要求的工作并在完成后單擊提交即可。這節(jié)省了時間并提高了員工的士氣。 

工作流自動化的基本要素

工作流管理中工作流自動化的格式可能會有所不同，但完整的工作流自動化將包括以下元素：

• 工作流程設(shè)計：經(jīng)理可以從頭開始或使用模板創(chuàng)建工作流程。這涉及到一系列帶有 if/then 邏輯的決策樹。 
• 工作流程執(zhí)行：一旦設(shè)計的任務(wù)開始，任務(wù)將分配給相應(yīng)的團(tuán)隊成員，以根據(jù)技能集、優(yōu)先級和可用性指定需要完成的工作。 
• 工作流程評估：可以通過審核完成時間、工作質(zhì)量等來優(yōu)化工作流程。 

工作流自動化最佳實踐

為了使工作流程自動化工作，公司應(yīng)遵循以下最佳實踐：

• 與公司政策保持一致：在設(shè)計工作流程時，設(shè)計師需要考慮項目目標(biāo)和合規(guī)性。 
• 與利益相關(guān)者一起參與：一個人根本不會在沒有與他們協(xié)商的情況下創(chuàng)造工作并將其分配給其他人。為了獲得經(jīng)理、團(tuán)隊成員和高管的認(rèn)同，工作流程設(shè)計師應(yīng)該盡早與他們一起檢查期望、成本和結(jié)果。這可以避免意外后果并有助于變更管理。 
• 為每項任務(wù)設(shè)置關(guān)鍵績效指標(biāo) (KPI)：現(xiàn)在可以跟蹤每項任務(wù)，管理人員可以設(shè)置 KPI 來評估流程每個步驟的工作質(zhì)量。通常，管理人員只有整個項目的 KPI，而不是分析單個任務(wù)。
• 場外管理員：一旦所有任務(wù)都自動化，管理人員可能不需要管理員來跟蹤所有任務(wù)。他們應(yīng)該考慮逐漸離開他們以節(jié)省資金。

工作流自動化與業(yè)務(wù)流程管理 (BPM)

工作流自動化是業(yè)務(wù)流程管理 (BPM) 軟件的一部分。BPM 是一種簡化和改進(jìn)業(yè)務(wù)活動以更有效地執(zhí)行特定業(yè)務(wù)操作的實踐。這些業(yè)務(wù)活動需要跨團(tuán)隊協(xié)作，并且由許多活動部分組成，無論是軟件系統(tǒng)還是人工干預(yù)。 

工作流自動化通常是指涉及一個或多個團(tuán)隊成員的一系列任務(wù)。相反，BPM 是指管理公司規(guī)模的所有部門的中央業(yè)務(wù)計劃和執(zhí)行。也可以說工作流自動化或管理是 BPM 的輕量級版本。