什么是政策和合規管理？

政策和合規管理是一種集中管理與外部監管標準交叉映射的標準、政策和內部控制流程的方法。它用作導入監管合規框架的集成點。

什么是政策和合規管理？

企業采用政策和合規管理軟件來獲得結構化的工作流程，以識別、評估和持續監控控制活動。在全球或特定地區運營的公司需要遵守特定于其所在地和業務的監管要求。政策和合規性管理解決方案將所有控制措施結合在一起，以確保組織不會因為細微的差異而錯過遵守多個標準。

政策和合規管理的好處

有效的政策和合規管理可以降低與管理多個合規要求和建立內部控制來滿足這些要求相關的風險。

• 最大限度地降低業務風險：政策和合規管理在統一軟件解決方案的幫助下集成了多個業務流程。它充當管理企業關鍵信息和應用程序的中央存儲庫，使安全專業人員能夠在發現任何異常或違規行為時檢測威脅并降低業務風險。

• 確保安全：策略和合規管理解決方案帶有可靠的身份驗證協議，確保重要資產的安全并防止它們受到惡意黑客的攻擊。

• 評估多個領域的風險：政策和合規管理使團隊能夠在所有治理風險和合規 (GRC) 職能領域進行適當的風險評估。該方法有助于內部審計、質量保證、能力和維護風險登記、監管合規和聲譽。

• 使用控件映射需求：通過策略和合規性管理，可以將需求中的每個更改交叉映射到滿足這些需求的控件。當需求發生變化時，控制會在有效的政策和合規管理流程中反映這一點。它有助于確保對各種監管標準的無縫管理，幫助合規官員優先考慮更多的業務關鍵功能。

政策和合規管理的基本要素

策略和合規管理流程包含一些重要組件，旨在使組織的管理任務更易于管理。

• 合規計劃：企業需要制定明確的合規計劃，以適應在特定地區開展業務所必需的每一項法律要求。政策和合規管理需要政策和流程，并涉及培訓、監控和實施糾正措施，以提供有效的合規計劃。

• 政策和合規性的集中存儲庫： 維護一個用于識別、評估和監控內部政策和合規性的集中式系統是企業管理其政策和證明合規性的單一事實來源。

• 政策修訂和批準的版本控制：對于政策的每一次變更，企業都需要通知員工并保持透明。政策和合規管理使公司能夠有效地傳達每一次修訂。它還負責任何政策更改發布之前的審批流程。

• 跟蹤和報告：政策和合規管理流程包括跟蹤每個政策修訂，詳細說明誰收到、審查和證明了政策的任何變更。它證明了合規性并減少了責任。

• 合規成熟度：合規要求的任何變化都需要企業修改其控制目標以符合修訂。借助政策和合規管理解決方案，公司可以通過指標模板、測試模板和證明有效地改變證明合規的實體，以證明合規水平。 

政策和合規管理最佳實踐

組織可以采用以下最佳實踐來確保有效的政策和合規管理：

• 利用策略和合規管理軟件來自動化高級管理程序中的流程。
• 積極主動，而不是被動應對，在問題出現之前審查政策變更并進行必要的更新。
• 制定標準程序，以創建和分發新政策給員工并獲得他們的證明。 
• 使政策和合規管理成為跨職能的責任，并讓不同部門參與政策審查。
• 將決策權限制在管理層，董事會發揮咨詢作用。組織在做出涉及更高風險或行為準則的決策時可以例外。
• 制定上報政策，以明確可以上報的內容、上報對象以及與之相關的時間范圍的詳細信息。
• 企業不應直接跳到合規要求，而應從預期的最終結果中恢復過來。它涉及檢查目標、確定精確目標和設置明確的指標以跟蹤合規性的實現情況。
• 清楚了解合規法規并監督內部控制。
• 建立企業當前合規工作的基線，并進行審計以檢查組織政策和合規管理計劃的有效性。
• 制定持續的合規培訓計劃，而不是為期一天的研討會。企業需要針對每項政策變更對員工進行培訓，而持續的合規培訓有助于適應這種變化。
• 確保定期進行政策和合規審查。設置提醒以定期進行這些審查，而不是針對違規行為。