什么是里程跟蹤？

里程跟蹤是保留里程日志以進行減稅或報銷的做法。這包括商務(wù)旅行，例如客戶會議、商務(wù)差事或獲取工作用品。所有這些活動都算作可扣除里程，或者可以跟蹤和花費的里程。 

什么是里程跟蹤？

許多雇主只會為保留里程記錄的員工提供報銷。這些日志可以使用里程跟蹤軟件保存，然后提交給雇主進行報銷或在提交后從稅款中扣除現(xiàn)金。里程跟蹤軟件非常有利于雇主幫助準確跟蹤員工的里程并保持對業(yè)務(wù)的正確核算。如果正確記錄，個體經(jīng)營者也可以獲得里程退稅。 

未能保持準確的里程記錄可能會對企業(yè)和個人造成嚴重后果。以下是里程跟蹤不準確的兩大風險。那些未能提交準確的年終稅記錄的人可能會受到美國國稅局的審計。 

扣除里程的種類

美國國稅局 (IRS) 允許個人出于各種目的扣除里程，包括商業(yè)、慈善、醫(yī)療甚至搬家。 

然而，一個人的正常工作通勤不能免稅。根據(jù)美國國稅局的說法，一個人的居住地是個人選擇；因此，個人不能扣除他們正常工作的通勤時間。 

這意味著任何來自自己家的商務(wù)旅行都不算在內(nèi)，即使該個人在通勤期間通過電話或電子郵件從事業(yè)務(wù)。但是，如果企業(yè)讓他們的員工臨時通勤到不同的位置，這種情況就會改變。

以下是一些免賠里程驅(qū)動的示例： 

1. 拜訪客戶或客戶 
2. 不同辦公室之間的通勤，包括臨時工作地點
3. 跑腿或拾取商業(yè)用品 
4. 出差往返機場 
5. 為顧客或客戶用餐或娛樂 

里程跟蹤的好處

保留準確的里程記錄可以確保節(jié)省成本并消除報稅時的猜測。以下是里程跟蹤的三個最大好處： 

1. 獲得更多的稅收減免：在正常通勤范圍之外為商務(wù)而駕駛的任何里程都可以扣除并且可以申請。扣除會降低一個人的應納稅所得額，從而減少納稅義務(wù)。由于商務(wù)行駛里程可以免稅，因此個人可以保留里程跟蹤日志并將其提交給美國國稅局，以幫助降低納稅季節(jié)的應稅收入。
2. 保持準確的日志：一致的里程跟蹤是確保里程日志全年保持準確的最佳方式。盡管 IRS 接受各種形式的里程跟蹤，但建議個人也保留數(shù)字記錄。 
3. 收取雇主報銷：一些公司的政策涵蓋了與工作相關(guān)的旅行的報銷或津貼。雇主可以以低于 IRS 標準里程費率的價格報銷里程數(shù)。在這種情況下，員工可以通過在申請扣除時申請 IRS 費率和公司報銷之間的差額來最大化他們的里程報銷。盡管一些州要求公司提供里程報銷，但并非所有雇主都必須這樣做。 

里程跟蹤的基本要素

確保報銷或扣除的最佳方法是跟蹤每一英里。這意味著個人每次開車出差時都應該跟蹤里程。出于業(yè)務(wù)目的單獨跟蹤里程將使申報稅款或要求報銷時的流程更容易。 

為雇主工作的個人應該對以下方面進行里程跟蹤： 

1. 辦公地點之間的旅行 
2. 參加客戶會議或活動 
3. 從家里通勤到臨時工作地點 
4. 與商務(wù)相關(guān)的機場旅行 
5. 商務(wù)差事

自雇人士應進行里程跟蹤：  

1. 家庭辦公室有資格作為一個人的主要營業(yè)地點，這意味著個體經(jīng)營者可以要求扣除前往其他辦公室或客戶的旅行 
2. 失業(yè)人員在其當前領(lǐng)域?qū)ふ夜ぷ鲿r可以扣除旅行里程，但在尋找新行業(yè)工作時不能扣除旅行里程 
3. 搬遷距離工作地點至少 50 英里，并在搬家后的最后 12 個月內(nèi)全職工作至少 39 周的個人，可以申請小額扣除
4. 那些因醫(yī)療或慈善原因開車的人也可能有資格獲得小額扣除

何時不跟蹤里程

并非在營業(yè)時間內(nèi)行駛的每一英里都可以扣除或有資格獲得報銷。通勤或跑腿等常見活動不計入可扣除里程。 

由于以下原因，個人可能不需要進行里程跟蹤：

1. 唯一與商務(wù)相關(guān)的旅行是通勤 
2. 個人在家工作，不出于商務(wù)目的出差 
3. 不是為了在當前行業(yè)尋找工作而出差的失業(yè)人員 

如何為企業(yè)做里程跟蹤

美國國稅局需要精確的里程記錄才能獲得稅收減免或報銷。在進行審計時保留詳細的里程記錄也很重要。 

這意味著應始終保持詳細的里程跟蹤以確保準確性。 

個人可以提交 IRS 表格附表 A（表格 1040 或 1040-SR）以申請里程扣除。自雇人士可以申請附表 C 的費用。 

里程跟蹤日志應始終包含以下信息：

1. 旅行的日期和時間 
2. 起點和終點 
3. 旅行的原因
4. 起止里程 
5. 額外費用，例如停車費和通行費

里程跟蹤最佳實踐

雖然保存里程記錄的方法有很多種，但有些方法更準確、更有效。在現(xiàn)代技術(shù)和里程跟蹤最佳實踐的幫助下，里程跟蹤比以往任何時候都容易。

1. 投資里程跟蹤軟件：在里程跟蹤軟件 的幫助下，企業(yè)可以跟蹤和管理員工的商務(wù)旅行，以達到稅收和報銷目的。不同部門也可以使用這些系統(tǒng)來審查和批準費用。
2. 使用里程跟蹤應用程序：與軟件系統(tǒng)類似，里程跟蹤應用程序是員工跟蹤和提交商務(wù)旅行費用的便捷方式。里程應用程序可以根據(jù)手機的位置自動確定開始和結(jié)束位置。

1. 創(chuàng)建公司政策：為里程跟蹤創(chuàng)建公司標準是確保整個組織準確性的最佳方式。雇主應清楚地傳達里程跟蹤的確切方法、公司報銷率以及提交費用的具體截止日期。