什么是成本跟蹤？

成本跟蹤是項目管理的一個方面，專門用于監(jiān)控項目的財務(wù)狀況。這個持續(xù)的過程從項目生命周期的開始開始，一直持續(xù)到項目完成。 

成本跟蹤需要項目管理團(tuán)隊和關(guān)鍵利益相關(guān)者之間盡可能準(zhǔn)確地進(jìn)行溝通。項目成本管理軟件通常用于監(jiān)控項目的盈利能力，識別實際成本，并比較它們以計算利潤。

什么是成本跟蹤？

成本跟蹤階段

成本跟蹤在項目發(fā)展的各個階段進(jìn)行。這些階段包括：

• 預(yù)先計劃：項目團(tuán)隊收集數(shù)據(jù)以創(chuàng)建預(yù)算估算。確定潛在資源，并考慮勞動力成本、軟件和其他材料等要素。
• 估算預(yù)算：然后使用來自預(yù)先計劃的信息來創(chuàng)建項目預(yù)算估算，該估算得到關(guān)鍵利益相關(guān)者的批準(zhǔn)。此估算用于衡量實際費(fèi)用，以便團(tuán)隊可以了解項目的進(jìn)展情況。
• 建立成本控制：成本控制幫助項目經(jīng)理在需要的地方獲得適量的資金，以確保項目順利和成功。材料、硬件、軟件、供應(yīng)商發(fā)票、時間表和意外費(fèi)用等要素需要成本控制。 
• 跟蹤成本： 預(yù)算跟蹤記錄所有成本以及它們與基線預(yù)算的關(guān)系。跟蹤這些成本使團(tuán)隊能夠了解項目如何符合預(yù)算以及必須在哪里進(jìn)行調(diào)整。
• 衡量結(jié)果：在項目的每個報告期結(jié)束時，計算項目與估計預(yù)算的對比情況以及是否達(dá)到預(yù)期。 
• 更新預(yù)測：讓相關(guān)團(tuán)隊成員和利益相關(guān)者了解項目或其預(yù)算內(nèi)發(fā)生了什么變化。這樣做可以讓項目經(jīng)理記錄并證明所做的任何更改。
• 持續(xù)改進(jìn)：成本跟蹤改進(jìn)了團(tuán)隊執(zhí)行項目的方式，同時還為參與完成項目的每個人提供了透明度。 

成本跟蹤的好處

有效的成本跟蹤具有項目經(jīng)理不應(yīng)忽視的業(yè)務(wù)優(yōu)勢。其中一些好處是：

• 防止支出：當(dāng)團(tuán)隊在預(yù)計劃階段分配和估算成本時，項目經(jīng)理可以確保在特定區(qū)域不會發(fā)生超支。
• 避免風(fēng)險： 使用正確數(shù)據(jù)估算的預(yù)算將具有低風(fēng)險津貼，即使發(fā)生不可預(yù)見的風(fēng)險，項目也有最大的成功機(jī)會。
• 改進(jìn)預(yù)測：通過成本跟蹤生成的報告可以幫助團(tuán)隊優(yōu)化成功所需的資源。這可以為未來的努力帶來更準(zhǔn)確的預(yù)算。 

成本跟蹤最佳實踐

為了正確進(jìn)行成本跟蹤，需要遵循特定的最佳實踐。這些最佳實踐包括：

• 與團(tuán)隊成員討論：準(zhǔn)確跟蹤和預(yù)測成本取決于團(tuán)隊以及他們?nèi)绾螆?zhí)行任務(wù)。在預(yù)先計劃期間與團(tuán)隊成員協(xié)商，以了解更多關(guān)于他們的期望、時間表、目標(biāo)等的信息。
• 跟蹤數(shù)據(jù)：適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)收集可以簡化所有相關(guān)方的成本跟蹤過程。在此步驟中，項目管理軟件會派上用場，此外還有用于比較數(shù)字并保持成本分組和組織 的電子表格軟件。
• 提供適當(dāng)?shù)脑L問權(quán)限：任何可以制定或破壞項目預(yù)算的團(tuán)隊成員都應(yīng)該有權(quán)訪問項目的成本跟蹤數(shù)據(jù)。
• 使用時間跟蹤軟件：在估算資源成本時，團(tuán)隊成員可以使用 時間跟蹤軟件使用任務(wù)計時器記錄小時數(shù)。然后，項目經(jīng)理可以使用此信息來確定任務(wù)需要多長時間以及所需的資源數(shù)量。