如何讓選擇適合公司團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理工具？
明雀
關(guān)注
2024-05-22 16:52
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項(xiàng)目管理核心在人，工具的作用在于如虎添翼而非從0到1。
市面上項(xiàng)目管理的工具一籮筐，關(guān)鍵在于是否能與團(tuán)隊(duì)需求相契合。選對了團(tuán)隊(duì)上下爽的飛起，匹配錯(cuò)誤怎么用怎么別扭。
工具的作用無非是有用，可用，易用，好用。如何才能選到一款適合自己團(tuán)隊(duì)的「好」工具：
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有用-功能性。工具自身具備哪些功能，能夠處理哪些問題。是否與團(tuán)隊(duì)使用場景匹配，是否具備多語言支持。大家關(guān)注不外乎項(xiàng)目計(jì)劃和進(jìn)度管理、任務(wù)分配和任務(wù)管理、團(tuán)隊(duì)協(xié)作和溝通管理、項(xiàng)目文檔和文件管理、資源管理和成本管理、報(bào)告和數(shù)據(jù)分析、移動端訪問等因素。
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可用-邏輯性。有的工具其底層邏輯來源于文檔，這樣就更適合注重內(nèi)容沉淀的團(tuán)隊(duì)；有的是以流程管理作為核心，就更適合對過程把控有嚴(yán)格要求的項(xiàng)目；有的是以內(nèi)外部協(xié)作為核心，對于乙方公司服務(wù)甲方就非常合適。
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易用-工具復(fù)雜程度，界面清晰程度。交互界面是否直觀易用、理解方便，是否提供了足夠的幫助文檔和教程，是否具備易用的導(dǎo)航欄和標(biāo)記；學(xué)習(xí)曲線是否陡峭，選擇一個(gè)用戶友好的軟件可以提高團(tuán)隊(duì)成員的接受度和使用效率。
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好用-擴(kuò)展性和可定制性。工具是否能夠滿足團(tuán)隊(duì)特定業(yè)務(wù)需求，自定義程度是否能滿足業(yè)務(wù)需求，工具的使用是否需要和其他類型工具結(jié)合使用
此外工具的價(jià)格是否合理并且符合實(shí)際需求，是否提供免費(fèi)試用和付費(fèi)服務(wù)計(jì)劃，是否包含支持和技術(shù)支持服務(wù)這些也是一些需要關(guān)注的因素。
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如果你是中小型企業(yè)，需要開展各種各樣的項(xiàng)目，但是資源和資金有限，需要簡潔易用，價(jià)格合理的項(xiàng)目管理和協(xié)作軟件；
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如果你是創(chuàng)業(yè)公司和初創(chuàng)企業(yè)，需要跨部門和跨職能協(xié)作工作來開展業(yè)務(wù)，使用明雀和共享知識庫和任務(wù)列表等功能能夠輕松地跟蹤和管理各個(gè)項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)成員，并提高生產(chǎn)效率；
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如果你是跨部門團(tuán)隊(duì)，需要助團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作，使得重要的信息和任務(wù)能夠即時(shí)傳達(dá)；
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如果你是營銷團(tuán)隊(duì)，需要在團(tuán)隊(duì)成員和多個(gè)利益攸關(guān)方之間同步任務(wù)和項(xiàng)目，享受任務(wù)協(xié)作和即時(shí)聊天、共享文檔的特殊優(yōu)勢，特別是在線商務(wù)管理領(lǐng)域，往往需要一些輕量快捷型的管理工具維護(hù)工作流程；
以下困境或多或少會出現(xiàn)
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交付溝通過程繁雜
信息需要多手分享， 團(tuán)隊(duì)內(nèi)轉(zhuǎn)一圈，客戶那邊轉(zhuǎn)一圈，效率極低；
信息在傳遞過程中難免會失真，造成誤會；
分散，各種通知、鏈接、文檔分布在往返郵件和聊天記錄中；
依賴人的表達(dá)能力。
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多應(yīng)用來回切換
60%的乙方團(tuán)隊(duì)，在使用通用項(xiàng)目管理工具之外還會采用3-5個(gè)軟件完成客戶項(xiàng)目的管理，這也會降低團(tuán)隊(duì)協(xié)作的效率。大多數(shù)項(xiàng)目管理軟件的核心還是任務(wù)流的協(xié)作。
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管理模式一成不變
項(xiàng)目之間內(nèi)容可復(fù)制性弱，管理工具內(nèi)部邏輯固定，應(yīng)用場景也就難逃單一的宿命。乙方公司承接不同的甲方項(xiàng)目，靈活性差，這就是為什么工具用起來不順手的原因來。
這時(shí)候，就不得不墻裂推薦一下明雀這款軟件，專門針對客戶合作打造的協(xié)同平臺，幫助乙方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)展現(xiàn)交付專業(yè)度，更好的服務(wù)客戶。集成了無代碼技術(shù)和無代碼交互體驗(yàn)的項(xiàng)目管理工具，旨在簡化交付管理，加強(qiáng)甲乙方在線協(xié)同，既能夠彰顯乙方的專業(yè)性、快速獲取客戶信任、提高成交率，又能夠讓甲方免去信息垃圾的煩惱，放心把項(xiàng)目交給乙方。在國內(nèi)市場屬于是“獨(dú)樹一幟”。
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多端協(xié)作：一套工具分為內(nèi)部團(tuán)隊(duì)視角和外部團(tuán)隊(duì)視角，內(nèi)部視角下可以沉淀項(xiàng)目下的所有信息，推進(jìn)項(xiàng)目管理等等；同時(shí)能生成一個(gè)體驗(yàn)更有好的外部視角，方便外部公司，尤其是客戶訪問。
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功能全面：明雀的功能較為全面，并能滿足大部分團(tuán)隊(duì)的需求，提供了任務(wù)協(xié)作、文檔管理、團(tuán)隊(duì)計(jì)劃、即時(shí)通訊、知識庫等功能。
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界面簡潔美觀：使用清晰的設(shè)計(jì)語言和全新的用戶界面，非常美觀易用，上手快。
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可定制性強(qiáng)：支持自定義任務(wù)類型、狀態(tài)和分類等，可以根據(jù)具體需求進(jìn)行調(diào)整和定制。
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安全性強(qiáng)：依托阿里云基礎(chǔ)設(shè)施，有良好的安全性和穩(wěn)定性，數(shù)據(jù)傳輸支持SSL/TLS加密和安全存儲等，可以有效保護(hù)用戶的隱私和機(jī)密信息。
1、個(gè)性化客戶門戶
客戶門戶是一個(gè)承載內(nèi)容的界面，由企業(yè)為客戶定制并分享給他們訪問。通過客戶門戶，客戶可以了解他們與當(dāng)前公司的交易情況、跟蹤關(guān)鍵進(jìn)展、請求支持或訪問其他信息。
明雀的客戶門戶可以共享任務(wù)進(jìn)度、文檔文件等任何內(nèi)容，更新實(shí)時(shí)同步，實(shí)現(xiàn)更好的內(nèi)外協(xié)同。同時(shí)，明雀支持自定義logo、品牌色，向甲方展示專業(yè)性的同時(shí)，更好地服務(wù)甲方。
自定義客戶門戶
2、多項(xiàng)目俯瞰視圖
一旦團(tuán)隊(duì)同時(shí)交付10個(gè)以上項(xiàng)目，項(xiàng)目的總覽能力就顯得非常重要。這時(shí)需要統(tǒng)一的視圖，讓團(tuán)隊(duì)從整體出發(fā)，了解所有項(xiàng)目近況，多線并行管理整體節(jié)奏。
明雀幫助乙方團(tuán)隊(duì)搭建多項(xiàng)目管理的看板，自定義項(xiàng)目不同狀態(tài)的管理，并且將項(xiàng)目的數(shù)據(jù)總結(jié)出來，讓管理層可以一目了然公司各個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。
具備項(xiàng)目集管理能力
3、共享的任務(wù)管理和自動提醒
區(qū)別于傳統(tǒng)的任務(wù)管理工具，明雀的任務(wù)管理可以添加甲方負(fù)責(zé)人，讓甲方隨時(shí)查看工作進(jìn)度、任務(wù)變更。重要事項(xiàng)還可以向甲方的微信、短信、郵箱發(fā)送通知消息，極大地提高協(xié)同效率。
保證敏感信息安全的同時(shí)，自動為客戶同步任務(wù)的更新情況
4、多應(yīng)用的集合
當(dāng)你使用協(xié)作文檔、網(wǎng)盤、表單、設(shè)計(jì)預(yù)覽等工具來服務(wù)甲方時(shí)，甲方未必有耐心一一點(diǎn)開這些工具，更何況還需要把這一大坨鏈接保存下來。
明雀的集成自定義門戶、任務(wù)管理、文件管理、文檔協(xié)作、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等主要功能，滿足了甲乙方協(xié)作的大部分需求，并可通過拓展第三方鏈接API，讓雙方不必在多個(gè)應(yīng)用之間輾轉(zhuǎn)切換。
自定義門戶、任務(wù)管理、文件管理、文檔協(xié)作、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)
5、模板化能力
乙方管理的核心其實(shí)就是講不同的業(yè)務(wù)交付管理方法沉淀下來，把服務(wù)做成產(chǎn)品，從而可以更快地?cái)U(kuò)張，提高項(xiàng)目交付的一致性。
明雀可以幫助乙方團(tuán)隊(duì)總結(jié)管理方法論，在以后遇到不同的業(yè)務(wù)類型、客戶類型時(shí)，能夠更快地搭建出交付項(xiàng)目管理的范式。
6、工時(shí)管理
對于咨詢類、律所類的客戶而言，工時(shí)管理非常重要。通過工時(shí)記錄，企業(yè)可以更好地計(jì)算出項(xiàng)目的成本，實(shí)時(shí)把控交付的利潤率，同時(shí)也能通過資源管理視圖更好地判斷員工工作狀態(tài)。
7.資源管理
資源管理功能可以幫助企業(yè)更好地理解公司內(nèi)部不同角色的忙閑程度，從而在項(xiàng)目規(guī)劃的時(shí)候更好地協(xié)調(diào)資源，分配工作。
8、還有一些我們認(rèn)為非常好用的功能
無容量限制的高速網(wǎng)盤：其他網(wǎng)盤的會員可以取消訂閱了
好用的協(xié)作文檔：可能你習(xí)慣使用其他文檔工具，沒關(guān)系，我們可以集成兼容
項(xiàng)目內(nèi)數(shù)據(jù)看板：這是一個(gè)向客戶爸爸邀功、驗(yàn)收回款的神奇
支持三種維度查看的任務(wù)甘特圖：橫豎都能看，任務(wù)不漏項(xiàng)
甲乙方都能管的權(quán)限管理：非禮勿視
自夸結(jié)束，希望大家都能找到適合自己的項(xiàng)目管理工具！
[免責(zé)聲明]
原文標(biāo)題： 如何讓選擇適合公司團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理工具？
本文由作者原創(chuàng)發(fā)布于36氪企服點(diǎn)評；未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
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