HR 必讀 | 解鎖協(xié)同辦公新技能，工作從此無煩惱

如何讓人力資源部門的日常工作不再重復(fù)枯燥，如何讓 SSC 的流程更為靈活和標準化？

過去近 7 年間，石墨已為幾萬家企業(yè)的人力資源部門提供過咨詢和模板設(shè)計，通過長期實際場景調(diào)研與開發(fā)實踐，石墨推出協(xié)同辦公新技能（人力資源篇），借助幾個常見的 HR 日常煩惱及示例，嘗試解決招聘進度難掌控、入職難體系化培訓(xùn)、員工信息難整理、薪酬發(fā)放難校驗、離職難交接等人力資源六大管理模塊痛點，場景涵蓋人員招聘、在職、離職、培訓(xùn)、薪酬等全流程。

借助石墨之道，我們希望可以減少廣大人力資源小姐姐們的辦公壓力，讓企業(yè)日常管理和協(xié)作更加高效、輕松。

HR日常煩惱 01：突如其來的大量招聘需求，HRD 如何實時掌控各部門招聘進度

人力資源工作中，一項重要任務(wù)就是招聘到合適的企業(yè)人才。但該任務(wù)時常困擾著招聘團隊與人力資源負責(zé)人。當(dāng) HR 面臨突如其來的巨大招聘壓力時，如何快速了解各部門招聘數(shù)量，進度和人才缺口，根據(jù)實時情況調(diào)整工作重心和人員分配，是 HRD 日常的煩惱之一。

石墨之道：全局招聘看板，掌控實時進度

對此，石墨將項目思維注入招聘過程，讓招聘團隊與用人部門通過同一套系統(tǒng)完成招聘工作，實時同步招聘進度，實現(xiàn)從簡歷篩選到最終錄用全流程的無縫協(xié)同。

首先，當(dāng)招聘團隊收到候選簡歷時，可直接上傳到石墨，積累企業(yè)人才庫。

石墨支持 Word、Excel、PPT、PDF、圖片、音視頻、TXT Markdown 等多種格式文件的在線預(yù)覽與存儲

這樣可以將后續(xù)的面試、錄取管理標準化，方便候選人更好了解公司情況和面試流程。

更為重要的是，借助面試信息的實時填寫情況，可以通過招聘全局看板，以數(shù)據(jù)可視化的形式展示出來。

 

通過該看板，人力資源負責(zé)人可以查看進入招聘各環(huán)節(jié)的候選人有多少，從而了解各個職位的進展情況，還可以通過繪制招聘漏斗，了解相鄰環(huán)節(jié)間的轉(zhuǎn)化率，從而分析職位進展是否順利，快速發(fā)現(xiàn)問題環(huán)節(jié)，定位重點與難點職位，合理調(diào)配資源，有針對性地尋找突破方法。

借助石墨，可以將招聘流程化管理，縮短招聘周期，優(yōu)化招聘體驗

HR日常煩惱02：入職人員頻繁，培訓(xùn)和溝通成本重復(fù)繁瑣

企業(yè)中的人員入職往往十分頻繁，如果沒有統(tǒng)一的培訓(xùn)文件管理平臺，人力資源部門的溝通及文件發(fā)放工作就會十分繁瑣。

石墨之道：入職資料一鍵打包，隨時更新

對此，石墨借助企業(yè)入職培訓(xùn)資料一鍵打包，并能通過鏈接一鍵分享給新人。

 

借助石墨企業(yè)網(wǎng)盤（團隊空間），可以結(jié)構(gòu)化存儲培訓(xùn)資料，并方便隨時迭代。

 

HR日常煩惱03：人員信息經(jīng)常變動，企業(yè)花名冊維護耗時費力

為了記錄和管理員工信息，企業(yè)往往需要制作企業(yè)花名冊，從而可以讓人力資源部門直觀查看企業(yè)人員情況，如入離職情況、各部門人員的人數(shù)/性別/學(xué)歷/職級等比例。

不過隨著公司規(guī)模的逐漸擴張，人力資源部門對于花名冊的管理與維護難度也在逐步提升。

石墨之道：企業(yè)員工全信息數(shù)據(jù)庫，員工信息實時查找與多維匯總

對此，石墨推出「企業(yè)員工全信息數(shù)據(jù)庫」，可以自動化完成大部分信息同步工作，只需錄入員工基本信息，即可自動統(tǒng)計企業(yè)目前在、離職人數(shù)、試用期、工齡、合同到期日計算及提醒。

 

目前，企業(yè)往往使用本地 Excel 表格制作花名冊，但花名冊經(jīng)常需要多方協(xié)同、共同填寫，石墨云端 Office 的諸多協(xié)作特性：多人實時同步填寫、云端存儲，可以讓這項工作更加方便、便捷。

值得一提的是，石墨的表單、表格雙向打通功能，可以讓新入職員工在線填寫入職登記表，系統(tǒng)自動錄入花名冊，HR 也可以隨時導(dǎo)出信息，打印成紙質(zhì)資料，同時支持快速查找和統(tǒng)計分析。

企業(yè)花名冊，除了能統(tǒng)計基本的人員信息外，還能起到人才盤點等作用，如人員流動分析、組織架構(gòu)分析等，高效便捷地制作與維護企業(yè)花名冊，對于企業(yè)組織的管理與變革已經(jīng)十分重要。

HR日常煩惱04：薪酬管理軟件不靈活，每個月如何正確校驗

每月發(fā)薪日，都是對企業(yè)人力資源、財務(wù)部門的一次考驗，不僅要在短時間內(nèi)完成企業(yè)所有員工的薪酬核算，同時也要保證數(shù)字準確，而隨著企業(yè)規(guī)模的擴張，這項工作量也會隨之指數(shù)級擴張。

石墨之道：靈活可定制的薪酬管理模型，更易于校驗、分析

借助石墨表格搭建的「薪酬管理模型」，可以幫助人事、財務(wù)部門緊密跨部門協(xié)同，極大縮短薪資計算、核算流程，且自動化程度高，出錯概率低。

 

石墨表格內(nèi)置的 400 多種公式，讓薪資計算更加快速與準確，同時借助「跨表格應(yīng)用」，讓數(shù)據(jù)在不同 Sheet、表格間實時引用，無需反復(fù)修改同步。

更重要的是，石墨還具有多重隱私安全保證，獨立空間獨立權(quán)限、截圖水印、下載預(yù)警，當(dāng)薪資表等敏感信息外泄后，企業(yè)可在第一時間知曉，且快速溯源。

HR日常煩惱05：員工離職交接拖延，公司數(shù)據(jù)缺失嚴重

現(xiàn)代企業(yè)，管理上有兩大重點，一是對員工的管理，二是對數(shù)字資產(chǎn)的管理。大部分傳統(tǒng)企業(yè)，數(shù)字資產(chǎn)與員工密不可分。當(dāng)有員工離職時，人員交接不當(dāng)就會導(dǎo)致交接文件冗雜、被交接人員難以整理，增加時間成本。

石墨之道：離職文件一鍵轉(zhuǎn)移，安全交接

對此，石墨中的「一鍵交接」就顯得十分便捷，可以更好幫助員工整理文件、減少對接時間，同時保證文件歸屬于企業(yè)，不會隨離職而被員工帶走。

 

簡單來說，石墨的離職交接邏輯是：企業(yè)交接人發(fā)起交接，只需一個鏈接即可將離職員工文件轉(zhuǎn)移到公司相關(guān)負責(zé)人手中。

 

在這一過程中，交接人還可以看到離職員工的文件情況：

 

交接人可以將離職員工的重要文件轉(zhuǎn)移到到負責(zé)人賬號，同時離職員工賬號會自動清空這些文件。

總之，石墨在人力資源場景上的運用，涵蓋入職、在職、離職全流程協(xié)同管理，讓招聘、員工信息管理、薪酬發(fā)放、離職交接等諸多辦公流程更加高效、便捷。