“你們公司的合同管理系統(tǒng)為什么總也用不起來？”

你們公司也出現(xiàn)過這種情況嗎？

明明已經(jīng)做出了很多努力推動合同管理規(guī)范化，執(zhí)行起來卻千難萬難？

明明紙面已經(jīng)有完善的合同管理制度，但實際流程還是很混亂？

今天我們跟隨冪律的合同管理解決方案總監(jiān)李融，聊聊最常見的合同管理難題及其背后的原因，看看 MeFlow 如何結(jié)合創(chuàng)新技術(shù)與用戶友好設(shè)計，將合同管理難題逐個擊破。

新上系統(tǒng)一線用不起來

實際是管理與執(zhí)行間的失衡

企業(yè)端的管理類系統(tǒng)落地中，我們經(jīng)常會觀察到系統(tǒng)在一線用不起來，不能按要求被使用這種現(xiàn)象，這一現(xiàn)象難道真的都是因為一線執(zhí)行人員的問題嗎？

要回答這個問題，我們首先需要回顧一下企業(yè)管理系統(tǒng)的特點。不同于 to C 端的產(chǎn)品，企業(yè)管理系統(tǒng)通常可以看作由兩大部分組成，執(zhí)行端與管理端。

因此，一套企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，至少有兩種相互關(guān)聯(lián)與制約的角色：管理者和執(zhí)行者

回到一開始的問題上來，在刨去上手磨合這類臨時性原因后，新系統(tǒng)的落地，有一個普遍存在的核心矛盾正在愈發(fā)頻繁的顯現(xiàn)：

由于企業(yè)管理系統(tǒng)的采購決策話語權(quán)主要在管理者手中，因此各類系統(tǒng)主要是以管理者需求為導(dǎo)向的，最終使得新上系統(tǒng)變成犧牲執(zhí)行側(cè)體驗，堆砌人力滿足管理側(cè)需求的結(jié)果。

至于為什么一線會用不起來新系統(tǒng)，看看上圖中需要一線人工填寫的越來越繁雜的表格，其原因也就不言自明了。

那么單靠堆砌人力，犧牲執(zhí)行側(cè)的體驗，是否就能夠滿足管理側(cè)的精細化需求了呢？這里其實也是一個大大的問號。

根據(jù)我們對四百多家企業(yè)合同管理問題的調(diào)研探訪發(fā)現(xiàn)，80%以上的企業(yè)都有因為人工填寫表格錯誤、金額大小寫不一致等而導(dǎo)致風(fēng)險與損失的困擾。常規(guī)的表格填寫尚且會有大量人工錯漏出現(xiàn)，通過人力來收集更多的數(shù)據(jù)，會使得錯誤數(shù)據(jù)頻繁出現(xiàn)，最終導(dǎo)致數(shù)據(jù)整體不可用。

因此單憑增加表格填寫內(nèi)容，期待通過人工填寫更多信息，以實現(xiàn)合同精細化管理，在抵觸心理與人為錯誤雙重影響下，無疑是不現(xiàn)實的。

在合同管理場景下，管理與執(zhí)行其實是一體兩面的。為了更好的實現(xiàn)管理者的需求，我們需要首先實現(xiàn)執(zhí)行者的需求

具體點說，為了更好的達到合同精細化管理這一目標，我們需要把精細化管理功能作為已存在的預(yù)設(shè)條件，重新審視實際執(zhí)行者所面臨的處境，通過對執(zhí)行者的用戶友好設(shè)計與需求滿足，來平衡管理精細化所帶來的執(zhí)行者工作量上升。

那么執(zhí)行者的需求是什么呢？其實很簡單：

結(jié)合執(zhí)行者的需求，咱們再來審視其在傳統(tǒng)管理系統(tǒng)中的處境會發(fā)現(xiàn)：

在用戶友好設(shè)計方面:

由此可見，傳統(tǒng)的企業(yè)管理系統(tǒng)，無論從技術(shù)還是設(shè)計上，都是無力支撐合同管理精細化這一目標的實現(xiàn)的。

如何既讓執(zhí)行者省事好上手，又讓管理者實現(xiàn)精細化管理？

MeFlow 智能合同管理系統(tǒng)即是我們的答案。

MeFlow 將自研的人工智能模型嵌入用戶友好的產(chǎn)品界面中。基于人工智能技術(shù)，于后臺自動完成大量精細化管理所要求的工作。在保障執(zhí)行端使用意愿的同時，及時準確獲取需要的合同關(guān)鍵信息，高效實現(xiàn)企業(yè)精細化合同管理目標。

以業(yè)務(wù)發(fā)起合同環(huán)節(jié)為例，我們設(shè)計了兩種模式。

直觀的在線起草：

這就是我們在合同發(fā)起環(huán)節(jié)，為執(zhí)行者提供的智能化產(chǎn)品設(shè)計。簡單、順暢、不費事。

我們相信，想要真正實現(xiàn)合同管理精細化目標，系統(tǒng)需要重視面向執(zhí)行者的操作友好與智能化提效，在80后、90后乃至00后逐漸成為職場主力的當下與未來，這點將變得越來越重要。

除了在合同發(fā)起時的智能化友好設(shè)計外，MeFlow 還在合同評審、合同審核、合同履約、合同歸檔等諸多環(huán)節(jié)中，嵌入了面向執(zhí)行者的智能化友好功能方案。歡迎有興趣的朋友，與我們聊聊您對合同管理方面的問題或需求。