公司法務(wù)部怎么從0到1搭建自己的合同條款庫？

冪律智能

+ 關(guān)注

2022-11-01 18:28

1476次閱讀

每一個公司可能都有合同模板庫，但是有多少公司搭建了合同條款庫呢？

如果說合同模板是保證交易的載體，那么合同條款就是交易順利進行的零件。

對合同條款缺乏集中有效的管理，可能會遇到以下問題：

1）合同模板維護更新效率低下，大量重復(fù)的工作內(nèi)容擠占了法務(wù)們大量的時間和精力。

2）合同風(fēng)險防范不及時，有些條款隨著新的法規(guī)的頒布已經(jīng)不適應(yīng)公司業(yè)務(wù)的實際情況。

3）合同內(nèi)容維護不全面，無法分析和統(tǒng)計條款的使用情況，容易出現(xiàn)漏洞。

以上這些問題，其實用 MeFlow 智能合同平臺新推出的「合同條款庫」功能，就可以直接解決。

今天就來聊一聊法務(wù)部如何利用 MeFlow 搭建符合公司實際情況的「合同條款庫」，如何支持法務(wù)同學(xué)一站式批量維護和更新合同條款，讓條款版本管理和統(tǒng)計數(shù)據(jù)都能清晰可見~

分類管理合同條款，效率更高

第一步就是該如何建立這個「庫」呢？

場景：小張是一家公司的法務(wù)，他最煩惱的問題就是，手頭上已經(jīng)有十幾個合同，領(lǐng)導(dǎo)還要讓他整理更新合同條款表格，他需要在完成本職工作之后，逐份打開合同，手動復(fù)制粘貼條款到表格里面，浪費時間不說，每當同事們需要查找某個特定的合同條款，也要找很久。

企業(yè)因為業(yè)務(wù)的多樣性可能會有大量的合同模板，不同的業(yè)態(tài)會使用不同的合同模板，但合同模板中的通用條款通常是一樣的，如爭議解決條款等。

因此，法務(wù)同學(xué)在更新維護這些通用條款時會有大量的重復(fù)工作內(nèi)容，需要逐個模板進行，浪費時間且有可能存在遺漏，造成相關(guān)風(fēng)險損失。

使用 MeFlow 就可以解決這個問題，在條款管理頁面，支持按照分類進行條款維護：

1）新建條款

2）填寫條款名稱，選擇條款分類。

3）填寫條款表述名稱，條款中表述付款金額、交付日期、公司名稱等字段名稱都可以直接添加。

4）保存編輯即可。

除了新建條款的功能，這里重點給大家介紹一個MeFlow條款庫的寶藏功能——支持批量進行條款內(nèi)容的更新：

如下圖所示，當你更新某一條款之后，保存時系統(tǒng)將會直接提示“該條款已被如下合同模板使用，修改保存后，以下模板引用的條款會同步修改”。

這個功能解決了條款批量更新難的問題，在條款時效性和維護處理速度上都有極大的提升。

公司法務(wù)部怎么從0到1搭建自己的合同條款庫？

法務(wù)同學(xué)可以根據(jù)需要設(shè)置分類規(guī)則，如 按照業(yè)務(wù)類型分類 ，如租賃合同、采購合同、銷售合同，也可以 按照條款類型進行分類 ，如當事人條款、標的條款、違約責(zé)任條款等，法務(wù)同學(xué)都可以按照自己的需要分門別類地管理條款。

合同起草，條款表述方式自行選擇

根據(jù)審批填寫內(nèi)容，自動關(guān)聯(lián)對應(yīng)條款表述

第二步就是該如何利用這個「庫」呢？

我們從 合同起草 和 合同審批 兩個流程一起來看。

場景：對于業(yè)務(wù)小王來說，公司其實配置了很多的合同模板，要求業(yè)務(wù)填寫完畢后，再交由法務(wù)審核，但每次他打開新的合同模板，都無從下手，經(jīng)常填完之后，又被法務(wù)發(fā)回重新填寫，來來回回浪費了很多時間。

比如租賃合同中對于租金的條款，根據(jù)合作伙伴的情況，有固定租金或階梯租金兩種計算方式，對此一些新手業(yè)務(wù)同事也感到困惑。

在實際業(yè)務(wù)場景中，合同的條款內(nèi)容通常會根據(jù)業(yè)務(wù)和客戶的需要、合作伙伴不同等而有變化，MeFlow 支持兩種方式。

新建條款的單表述：

一個條款用在不同合同里面。比如反商業(yè)賄賂條款，可以周期性更新。

同時 MeFlow 的合同條款還支持設(shè)置多個條款表述，每個表述有對應(yīng)的條款內(nèi)容：

1）新建條款的多表述：如爭議解決條款

2）增加2個不同的條款表述適用不同的條款類型：

表述一：仲裁解決+具體條款內(nèi)容

表述二：法院解決+具體條款內(nèi)容

3）合同起草階段，業(yè)務(wù)就可以直接選擇對應(yīng)的條款，避免錯誤。

不僅如此， MeFlow 還可以根據(jù)審批填寫內(nèi)容，自動關(guān)聯(lián)對應(yīng)條款表述。

合同中因為相對方屬性不同（自然人或機構(gòu)），相關(guān)聯(lián)的條款內(nèi)容都會不同，如爭議解決、違約責(zé)任等條款，業(yè)務(wù)同學(xué)手動選擇每個適用條款會很麻煩，且容易選錯。

MeFlow 支持條款表述和合同表單中字段的關(guān)聯(lián)設(shè)置，如設(shè)置了多個條款和相對方屬性的關(guān)聯(lián)關(guān)系，當業(yè)務(wù)選擇了相對方是自然人后，一些關(guān)聯(lián)的條款內(nèi)容就會自動確定，插入到文件中，提高起草效率同時降低選錯的概率。

自動統(tǒng)計合同條款使用次數(shù)

場景：某公司法務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)老李最想要了解下屬法務(wù)最常用的是哪些條款，希望能夠?qū)贤瑮l款進行統(tǒng)計分析，幫助法務(wù)部門了解核心的業(yè)務(wù)條款，以及后續(xù)更好地支持重大項目的商業(yè)談判。

在 MeFlow 中，系統(tǒng)會自動記錄每個條款的每個歷史版本，同時記錄每個版本生成合同的數(shù)量，也可以查看到每個條款表述的統(tǒng)計信息，方便法務(wù)同學(xué)更好地了解實際業(yè)務(wù)情況。

拿房屋租賃舉例，雖然是業(yè)務(wù)條款，但法務(wù)同學(xué)也可以了解到業(yè)務(wù)是使用固定租金多還是階梯租金多，對業(yè)務(wù)更全面的了解也可以幫助法務(wù)更好地支持業(yè)務(wù)。

如圖所示：

固定租金的合同使用總數(shù)為20；

進場條件的合同使用總數(shù)為12。

條款使用情況在合同中有統(tǒng)計次數(shù)，以及在哪些合同中得到運用。

不用人工統(tǒng)計，系統(tǒng)自動呈現(xiàn)，更加直觀。

選擇條款生成合同

當然，條款庫不僅僅只是統(tǒng)計分析，它還可以幫助業(yè)務(wù)提高起草合同的效率。

業(yè)務(wù)在起草合同時，可以根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要選擇自己適用的條款內(nèi)容，使用 MeFlow 的在線起草功能，業(yè)務(wù)同學(xué)在右側(cè)選擇表述后，左側(cè)的文件在線編輯區(qū)域會實時插入對應(yīng)的條款內(nèi)容，業(yè)務(wù)對于條款內(nèi)容一目了然。

公司法務(wù)部怎么從0到1搭建自己的合同條款庫？