數電票應該以什么格式歸檔？PDF、OFD、XML？文件明確了！
隨著數電票的試點推廣不斷加速，越來越多的企業開始接收到了數電票。但收到數電票后，如何歸檔也是一個問題。數電票應該以什么格式歸檔？PDF、OFD還是XML格式？
前不久剛發布的《電子憑證會計數據標準——全面數字化的電子發票(試行版)》給出了答案。文件明確了數電票報銷歸檔的保存方式：
接收方取得數電票報銷入賬歸檔的，
第一，接收方可以根據《通知》第三條、第五條的規定，僅使用數電票含有數字簽名的XML文件進行報銷入賬歸檔，可不再另以紙質形式保存。
第二，接收方如果需要以數電票的PDF、OFD格式文件的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，應當根據《通知》第四條的規定，同時保存數電票含有數字簽名的XML格式電子文件。
也就是說，企業接收數電票后，無論是否打印歸檔，都該保存數電票含有數字簽名的XML格式電子文件。
在實際業務中，PDF格式的電子發票是財務部門最常收到的發票文件。據《2022年發票指數》報告統計，「每刻報銷」平臺目前正在流通的增值稅電子發票包括PDF格式和OFD格式中，OFD格式發票僅占0.4%。但這個數據背后隱藏著一個企業電子憑證歸檔中非常容易出現的風險點：不是所有的電子發票僅憑PDF文件就可以入賬歸檔的。
比如增值稅公共服務平臺開具的電子發票，它的PDF文件僅僅是預覽格式，OFD格式文件才是可以報銷入賬歸檔的電子憑證，只有OFD格式文件才可以在“增值稅電子發票板式文件閱讀器”中查驗發票監制章和電子簽名的有效性。（這類發票的一大顯著特征：發票上沒有發票專用章）
而我們常見的帶有發票專用章的電子發票是使用PDF格式文件歸檔的。這類電子發票有：增值稅發票管理系統開具的增值稅電子普通發票、區塊鏈電子發票、通行費電子普通發票、通用機打電子發票等。
雖然數電票的試點推廣正在如火如荼地進行中，但在電子發票實際應用中，還是有不少企業還未能跟上財務數字化的步伐，無法實現電子發票報銷、入賬和歸檔全流程數字化，需要打印電子發票完成報銷審核、審批、入賬、歸檔等工作流程，生生把便利變成了負擔。不得不說，企業財務數字化轉型勢在必行。
而每刻科技作為電子憑證會計數據標準深化試點工作的試點平臺服務商，旗下擁有費用報銷數字化平臺、應收/應付數字化協同平臺和會計電子檔案管理平臺等SaaS產品，為中大型企業提供業財稅檔一體化解決方案與服務。通過對4000+中大企業服務經驗的沉淀總結以及引領行業的創新研發能力，目前已擁有了非常完善和先進的場景化、數字化解決能力。作為接收端平臺方，具備符合標準要求的電子憑證接收、解析等功能，并對電子憑證解析、入賬和歸檔等環節中所使用的結構化數據進行全流程跟蹤驗證，確保各個環節使用的結構化數據與開具端試點單位接收的結構化數據保持一致，能為更多想要實現財務數字化的企業提供全流程無紙化解決方案。
