視頻會議怎么用？

2、提前設(shè)定會議規(guī)則

一旦確定了會議日期和時(shí)間，制定一套遠(yuǎn)程會議規(guī)則就非常重要了，這將幫助團(tuán)隊(duì)充分利用每一次會議。可以通過郵件分享團(tuán)隊(duì)成員這些規(guī)則，或者將它們作為討論要點(diǎn)添加到會議議程中。

下面是一些遠(yuǎn)程會議的指導(dǎo)方針:

· 找一個(gè)沒有背景噪音的地方

· 有人發(fā)言時(shí)將自己的麥克風(fēng)靜音

· 盡量開啟視頻，這樣每個(gè)人都能看到你的面部表情

· 在會前熟悉會議議程，并準(zhǔn)備好發(fā)言

· 不輕易打斷他人的發(fā)言，你可以先寫下自己的想法，之后進(jìn)行說明

· 開會時(shí)不要盯著手機(jī)或做其他事情

· 為每個(gè)討論話題設(shè)定時(shí)間限制

3、 溝通會議議程

沒有議程規(guī)劃的會議必定是一場無效且混亂的談話，因?yàn)榇蠹铱赡苄枰ㄙM(fèi)15～20分鐘來弄清楚這次會議的目的。

會前商討會議議程，清晰的討論話題不僅能幫助團(tuán)隊(duì)成員為會議做適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，還能促進(jìn)會議討論，讓每個(gè)人（特別是比較內(nèi)向的團(tuán)隊(duì)成員）都感到有權(quán)利參與討論。

4、 分配會議角色

“怎樣才能讓遠(yuǎn)程員工在開會時(shí)保持專注？”，這可能是每個(gè)分布式團(tuán)隊(duì)都在經(jīng)歷的問題。

建議為參會者分配并輪換不同的會議角色：討論協(xié)調(diào)人、會議計(jì)時(shí)員和會議記錄員。這有助于提高會議的參與度，促使參會者為會議的成功投入更多的精力。另外，在會議討論中，詢問特定參會者的意見也有助于提升成員的會議參與感。

5、 會議紀(jì)要和任務(wù)

會議記錄對分布式團(tuán)隊(duì)尤其重要，它可以幫你將討論想法記錄下來，當(dāng)有遠(yuǎn)程成員錯(cuò)過會議時(shí)，會議紀(jì)要將更快幫助其同步信息。如前所述，在遠(yuǎn)程會議中，可以指定團(tuán)隊(duì)中的一人記錄討論點(diǎn)，指定另一成員在會議結(jié)束時(shí)檢查分配的任務(wù)。

6、 會后跟進(jìn)改善

會議是大多數(shù)頭腦風(fēng)暴和決策制定的地方，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)在會后跟進(jìn)關(guān)鍵要點(diǎn)。在會議結(jié)束后通過電子郵件重述決策或行動，有助于加強(qiáng)決定和明確信息。

跟進(jìn)的另一個(gè)重要部分是詢問與會者參會體驗(yàn)，以及是否有意見反饋，以使團(tuán)隊(duì)會議更富有成效，讓未來的遠(yuǎn)程會議更高效。

二、會議軟件及工具

如果已有確定使用的會議工具或設(shè)備，請一定記得提前測試相關(guān)軟件及設(shè)備，建議會前二十分鐘再做一次檢測。

如果團(tuán)體初次使用某款工具或軟件，請?jiān)跁h邀請郵件中附件工具操作說明及注意事項(xiàng)（是否需要?jiǎng)?chuàng)建賬號、如何進(jìn)會、建議使用的電腦系統(tǒng)或?yàn)g覽器類型、是否需要提前下載安裝應(yīng)用等。）

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