網(wǎng)上視頻會(huì)議怎么開？

固定會(huì)議時(shí)間

開啟高效遠(yuǎn)程會(huì)議的第一步就是為遠(yuǎn)程會(huì)議確定一個(gè)合適的日期及時(shí)間。

建議為團(tuán)隊(duì)會(huì)議選擇一個(gè)固定的時(shí)間，例如在每周一召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議，固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議時(shí)間有助于團(tuán)隊(duì)成員合理規(guī)劃日程安排，并形成一個(gè)持續(xù)的溝通渠道。

為分布式團(tuán)隊(duì)找到適合每一個(gè)人的會(huì)議時(shí)間并不容易，特別是當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員身處不同時(shí)區(qū)。為大家推薦兩個(gè)時(shí)區(qū)工具，可以直觀的看到不同時(shí)區(qū)的時(shí)間：Every Time Zone，Worldtimebuddy。

設(shè)定會(huì)議規(guī)則

一旦確定了會(huì)議日期和時(shí)間，制定一套遠(yuǎn)程會(huì)議規(guī)則就非常重要了，這將幫助團(tuán)隊(duì)充分利用每一次會(huì)議。可以通過郵件分享團(tuán)隊(duì)成員這些規(guī)則，或者將它們作為討論要點(diǎn)添加到會(huì)議議程中。

下面是一些遠(yuǎn)程會(huì)議的指導(dǎo)方針:

· 找一個(gè)沒有背景噪音的地方

· 有人發(fā)言時(shí)將自己的麥克風(fēng)靜音

· 盡量開啟視頻，這樣每個(gè)人都能看到你的面部表情

· 在會(huì)前熟悉會(huì)議議程，并準(zhǔn)備好發(fā)言

· 不輕易打斷他人的發(fā)言，你可以先寫下自己的想法，之后進(jìn)行說明

· 開會(huì)時(shí)不要盯著手機(jī)或做其他事情

· 為每個(gè)討論話題設(shè)定時(shí)間限制

提前規(guī)劃議程

沒有議程規(guī)劃的會(huì)議必定是一場(chǎng)無效且混亂的談話，因?yàn)榇蠹铱赡苄枰ㄙM(fèi)15～20分鐘來弄清楚這次會(huì)議的目的。

會(huì)前商討會(huì)議議程，清晰的討論話題不僅能幫助團(tuán)隊(duì)成員為會(huì)議做適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，還能促進(jìn)會(huì)議討論，讓每個(gè)人（特別是比較內(nèi)向的團(tuán)隊(duì)成員）都感到有權(quán)利參與討論。

分配會(huì)議角色

“怎樣才能讓遠(yuǎn)程員工在開會(huì)時(shí)保持專注？”，這可能是每個(gè)分布式團(tuán)隊(duì)都在經(jīng)歷的問題。

建議為參會(huì)者分配并輪換不同的會(huì)議角色：討論協(xié)調(diào)人、會(huì)議計(jì)時(shí)員和會(huì)議記錄員。這有助于提高會(huì)議的參與度，促使參會(huì)者為會(huì)議的成功投入更多的精力。另外，在會(huì)議討論中，詢問特定參會(huì)者的意見也有助于提升成員的會(huì)議參與感。

會(huì)議紀(jì)要和任務(wù)

會(huì)議記錄對(duì)分布式團(tuán)隊(duì)尤其重要，它可以幫你將討論想法記錄下來，當(dāng)有遠(yuǎn)程成員錯(cuò)過會(huì)議時(shí)，會(huì)議紀(jì)要將更快幫助其同步信息。如前所述，在遠(yuǎn)程會(huì)議中，可以指定團(tuán)隊(duì)中的一人記錄討論點(diǎn)，指定另一成員在會(huì)議結(jié)束時(shí)檢查分配的任務(wù)。

使用會(huì)議桌特有的「會(huì)議紀(jì)要」和「任務(wù)管理」功能為團(tuán)隊(duì)打造了一個(gè)集中的信息樞紐，成員可以快速了解優(yōu)先項(xiàng)及項(xiàng)目任務(wù)，讓團(tuán)隊(duì)保持在既定運(yùn)行軌道上。

會(huì)后跟進(jìn)

會(huì)議是大多數(shù)頭腦風(fēng)暴和決策制定的地方，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)后跟進(jìn)關(guān)鍵要點(diǎn)。在會(huì)議結(jié)束后通過電子郵件重述決策或行動(dòng)，有助于加強(qiáng)決定和明確信息。

跟進(jìn)的另一個(gè)重要部分是詢問與會(huì)者參會(huì)體驗(yàn)，以及是否有意見反饋，以使團(tuán)隊(duì)會(huì)議更富有成效，讓未來的遠(yuǎn)程會(huì)議更高效。