遠程會議怎么召開？

遠程會議是通過采用視頻或音頻形式為不同地點的工作者搭建起的溝通橋梁。遠程會議存在多種類型，最常見的形式是使用免提電話進行音頻會議，較為復(fù)雜一點的則涉及到音頻、視頻、圖像、文檔和數(shù)據(jù)的信息交換。所有遠程會議都需借助電子通訊設(shè)備連接起多個地點的參與者。召開遠程會議的五個步驟分別是：會議工具調(diào)試、確認會議時間、制定會議規(guī)則、溝通會議議程、分配會議角色。下面就由小編為您詳細的介紹下遠程會議召開的五個步驟。

召開遠程會議的五個步驟

1、會議工具調(diào)試
初次使用某款遠程會議軟件時，需在會議開始前瀏覽工具操作說明及注意事項；已確定某款遠程會議軟件時，需在會議開始前進行軟件測試及設(shè)備調(diào)試等準備工作。

2、確認會議時間
提前與參會成員溝通確認會議時間。固定團隊可以選擇固定時間召開例會，作為持續(xù)溝通渠道，同時還可以幫助團隊成員合理規(guī)劃日程安排。

3、制定會議規(guī)則
會前需與參會人員再三確認會議規(guī)則，以郵件或短信形式發(fā)送至每個用戶。常見會議規(guī)則有：背景安靜無噪音、提前10min入會、發(fā)言時需開啟攝像頭其余時間關(guān)閉麥克風(fēng)以及個人發(fā)言時間控制在15-20min左右等。

4、溝通會議議程
會議前將會議議程時間表以郵件或短信形式發(fā)送至每個用戶。確保全部參會人員知悉會議主題、內(nèi)容、流程及目的等信息。確定會議議程不僅能幫助參會人員提前做準備，還能促進會議交流，提升開會效率。

5、分配會議角色
為保證遠程會議員工的專注度，提高員工參與度，增強彼此間互動，可以為參會者分配不同的會議角色。例如：會議主持人、會議計時員、會議記錄員等。

遠程會議作為目前常用的辦公模式，可以幫助企業(yè)節(jié)省大量人力物力，同時降低時間成本，如遇緊急事項，召開遠程會議遠比安排現(xiàn)場會議節(jié)省時間，而且大部分企業(yè)會對信息進行加密處理，在一定程度上保障了通信安全和信息安全。以上就是小編為您帶來的遠程會議召開的五個步驟的詳細介紹。