如今，沒有一個HR不跟數據打交道，每個模塊都有數據要收集、統計和上報。
之前我們介紹過的數字化工具，能一定程度上解救表哥表姐、也讓協同合作更便捷。
然而，如果缺乏整體規劃、零散地使用這些工具，即使局部瓶頸被攻堅，又會有新的問題浮出水面：
數據上，孤島容易出現。不同的數據散落在線上、線下各處，彼此不拉通。如果想看某種培訓對績效的影響、高績效員工在面試時表現出什么特質，還要先從各處收集數據。收集來的數據還不能直接粘貼在一起，還需要各種匹配、轉換。
例如，有時在Excel里Vlookup工號，都能是#N/A，也許是因為一列工號是數字格式，而另一列是文本格式；也許是因為單元格里有看爆眼珠也看不出來的空格符；而日期格式、電話格式就更是百花齊放了，整合數據時意想不到的問題層出不窮。
HR的數據沒拉通、不同步，意味著像人員所在崗位這類基礎信息在各處都要存。數據冗余不一定是問題，員工調崗了就全都更新一遍唄，花名冊要改、調崗臺賬要改、員工履歷要改，所有記錄了人員崗位的表都要改；但凡有系統用到了人員崗位的，都通知負責的部門去改。一旦有地方改得不及時、改錯了、各處記錄不一致，就是數據質量問題了。
數據質量問題，輕則降低HR工作效率，影響各類統計結果，重則影響業務流程操作，甚至誤導業務決策。
流程上，斷點容易出現。很多工具，比如我之前分享過的一些Python、VBA小程序，提升的大多是流程中單個節點的效率。然而節點和節點之間如何銜接串聯呢？如何通知流程下游的同事開始操作？如果溝通不及時、權責不清楚或者任務被遺漏，即使單點的效率顯著提升了，全流程的也未必。
如何將相關數據、文檔交給下游？假如上游節點給出的數據，還需要下游節點再次轉換，才能使用在下游的工具上，那么新的堵點可能就出現了。
流程不能完全在線上銜接起來，還大大增加了對流程監控、管理的難度。每條流程（例如入職這種跨部門的流程）都按時推進了嗎？相關的人員都能看到當前進度嗎？（工位工牌準備好了嗎？電腦電話準備好了嗎？各種系統開賬號了嗎？部門同事準備好熱烈歡迎了嗎？）每個節點的每個步驟都是按規范完成的嗎？（合同及時簽了嗎？社保及時轉了嗎？）該檢查的都檢查了嗎、該校驗的校驗了嗎？萬一出現了風險問題，原因好追蹤嗎？
即使工具上，也可能出現新的問題。通用的工具可能難以處理特定的業務場景。比如在招聘領域，用通用的問卷工具也能做網申，但是招聘系統的簡歷自動解析肯定就做不到了，這導致候選人體驗上就差了別家一大截；而如果想做內推積分、面試滿意度調查等，沒有專業工具就真的寸步難行太過費時費力了。
如果缺少統一的平臺與規劃，大家為了快速滿足自己的需求，可能使用了很多類似的工具。比如招聘的問卷用的騰訊文檔、培訓的問卷用的問卷星、績效的問卷又用的釘釘。這不僅僅是重復投入的問題，更加劇了數據孤島的情況和數據安全的風險。選出來的或開發出來的工具，也可能沒有在企業范圍內的推廣，只有部分人員、部分環節在使用。
而如果工具推廣開來了，又得保證所有用戶手里都是最新版的工具。例如所有分公司的HR都用一個VBA小程序合成報表，如果集團要求的報表模板改了，小程序也得跟著改。如果大家手里的工具版本不同，遇到bug要排查，還得先看版本，這就麻煩了不少。
如果要解決上面這些問題，主流的一種想法，可能是考慮上一套的HR系統（也常被成為eHR、HCM、HRIS）。
企業到了一定規模，人力資源管理有一定復雜度和成熟度后，常常也會考慮，上一套專業的HR系統。
專用的管理系統和通用工具（Excel、問卷星、Python等）有什么區別呢？
我們使用工具時，往往更聚焦于流程中的某一個“點”。
而當我們考慮上系統，也要從工具思維轉換成系統思維，系統性地去看完整業務流程的“線”，看全面業務管理和數據管理的“面”。
外購的管理系統產品，都會有預定義好業務流程（他們稱之為“最佳實踐”），將各種專用工具串聯起來；這些專用工具中（例如薪酬核算引擎），可以設置專業的業務規則。
如果是企業自研的HR系統，一定也是將自己的業務流程、規則固化下來。
此外，管理系統對數據的質量要求更高，對數據之間的邏輯關系要求更嚴格，讓系統中的數據更符合業務實際；系統本身包含報表功能，讓統計分析更加高效、及時。
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1.系統也有所短，工具也有所長；不要抱怨系統在單點還沒有Excel好用，要放眼系統在線和面的價值。
2.正因如此，系統替代不了所有工具，系統不可能一次性解決所有的問題；也正因如此，我們公司才會在上系統后又開始了“自下而上”的HR數字化建設。
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HR系統是一個統稱，它又可以細分為成功能模塊，系統分模塊和人力資源管理分6大模塊（規劃、招聘、培訓、薪酬、績效、員工關系）的方法類似，各模塊提供相應的功能和流程：
雖然市面上的HR系統都以模塊劃分，但也可以支持“三支柱”式的管理：
可以將COE成員設置為一種用戶角色，設計專門的分析報表，給比較大的數據權限。
HRBP角色除了要有服務范圍內的數據權限，還要能發起、參與到一些流程中，并且BP之間可能還有專門的匯報線。
對于SSC來說，統一的系統平臺，無疑更利于集中的事務處理，從而達到降本增效的目的。三支柱中，SSC的運營對數字化的依賴最強，除了用HR系統處理業務，通常還需要類似售后客服的系統或模塊，來答復問詢、分配和跟蹤工單（案例管理）、統計SLA、沉淀知識庫等等。
當今HR系統的各個模塊，除了支持專業HR做業務，都更加強調員工的參與和各層級經理的賦能。下面舉例了一些員工和經理使用HR系統各模塊的場景：
經典的老一代HR系統，比如SAP ERP HCM，要求先上圖中紅色的基礎模塊（組織、人事、考勤、薪酬核算)，最終目的是為了算工資并與財務對接，通過管住編制、管住工資實現企業的人資管控要求。之后再考慮上黃色的這些模塊。
即時看似平平無奇的核心HR模塊（組織、人事），除了要能輸出任意時間點的組織架構圖、花名冊和員工履歷表，還要作為組織、人事數據的源頭，為其他模塊和其他系統提供組息織架構和人員標簽信息；這些信息是權限分配、流程流轉、業務規則設置的關鍵依據。組織架構的變化和人員異動，對于企業來說是牽一發而動全身的。
然而上這幾個模塊的投入也是很大的，業務上會有很多復雜的規則、場景和流程，數據上往往需要整理遷移大量的歷史數據。而由于涉及的業務敏感，給組織帶來的變革會相對較大，變革的阻力也相應較大。
HR系統廠商中的一些后起之秀，面對占據市場的巨頭，往往選擇劍走偏鋒，從某個黃色的人才發展相關模塊打入市場，再逐步增加其他模塊。這些廠商的會允許企業先單獨使用某一個模塊，比如績效、招聘或培訓。
如果企業從未使用過專業HR系統，或者上上下下還沒有做好大變革的決心和準備，不妨先從黃色這些模塊試水。
企業HR可以把這些單一的模塊當專業工具使用 ，但是前述的數據孤島、流程斷點等問題還是可能存在，孤立的系統越多，維護的成本就越高、數據質量的風險越大。
具體到系統落地，就是要考慮模塊間的集成、考慮數據的拉通；技術上其實有多種方案，比如使用同一廠商的“一體化”產品、開發模塊間的接口、將數據最終匯集到數據倉庫/數據中臺等，不過這就是一個技術架構選型的問題了。
系統選型是一系列難題 ，外購產品vs自主研發；外購的話，單一廠商vs多個廠商，國產vs國際廠商，本地部署vs云端部署，亂花漸欲迷人眼，但是系統選型可不是光賽臉。
下面三個方面，是每家企業的人力部在啟動HR系統項目前都需要梳理清楚的，包括人力的核心訴求和企業的內外部環境。搞清楚了，選型時才能在百花叢中保持堅定的目標和信念，需要權衡的時候清楚要如何取舍。
