專家團(tuán)｜蔣祎：HR SaaS選型前，你們還會(huì)考慮哪些因素呢？
企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境，主要從這三個(gè)方面考慮：
選型前要考慮哪些企業(yè)戰(zhàn)略和文化的因素？
對(duì)于HR系統(tǒng)選型影響最直接的無疑是預(yù)算，雖說是“有多少錢辦多大事”，但是咱們HR得確保錢花在刀刃上。影響預(yù)算的因素很多，我們其實(shí)也提到不少，這里就不展開來講了。
企業(yè)戰(zhàn)略也是影響預(yù)算的因素之一。管理學(xué)的教材告訴我們，無論是人力資源管理還是信息系統(tǒng)建設(shè)，都要和企業(yè)戰(zhàn)略保持一致。道理我們都懂，實(shí)踐要從哪里開始？咱們可以先考慮這幾個(gè)問題：
-
企業(yè)在市場(chǎng)中的地位是怎樣的？（是領(lǐng)導(dǎo)者、挑戰(zhàn)者、追隨者還是補(bǔ)缺者）企業(yè)采取的競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略是怎樣的？（是“總成本領(lǐng)先”、“差異化產(chǎn)品服務(wù)”還是“專注于特定客群”）
企業(yè)的市場(chǎng)地位往往也反映在人才競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)策略常常也決定人才的吸引與保留的策略。這幾個(gè)問題關(guān)系到企業(yè)在HR數(shù)字化的投入意愿，和優(yōu)先方向（比如上系統(tǒng)先上核心模塊還是先上人才模塊），以及有哪些友商的HR數(shù)字化值得參照、比較。
-
企業(yè)目前涉足哪些行業(yè)？未來五年打算在哪些行業(yè)發(fā)力？各行業(yè)各有多少分子公司、有多大人員規(guī)模？過去三年的人員規(guī)模、組織架構(gòu)是否有過大調(diào)整或重大并購(gòu)，未來五年有沒有大動(dòng)作的計(jì)劃？
每個(gè)行業(yè)有其特色的HR業(yè)務(wù)，不同廠商的行業(yè)特定功能方案、顧問行業(yè)經(jīng)驗(yàn)都會(huì)有所不同。行業(yè)越多、分子公司越多，通常對(duì)規(guī)則設(shè)置、權(quán)限劃分的要求也就更高。人員規(guī)模大、人員流動(dòng)頻繁、架構(gòu)經(jīng)常變化，都會(huì)對(duì)批量處理等功能提出相應(yīng)的要求，在選型時(shí)需要重點(diǎn)考察對(duì)這些場(chǎng)景的功能支持與系統(tǒng)性能。
-
企業(yè)的組織架構(gòu)森嚴(yán)的還是扁平的？決策是高度集中還是相對(duì)放權(quán)？企業(yè)文化是保守穩(wěn)定還是敏捷創(chuàng)新？對(duì)于數(shù)據(jù)是強(qiáng)調(diào)保密的還是崇尚透明的？
這幾個(gè)問題關(guān)系到對(duì)于系統(tǒng)功能和能力的側(cè)重，是集中管控還是基層賦能。同樣的系統(tǒng)功能，在不同的企業(yè)文化中發(fā)揮出的價(jià)值是不同的；比如不推崇透明與敏捷的企業(yè)上OKR，推動(dòng)將會(huì)難上加難，效果將會(huì)大打折扣。
選型前要跟IT提前溝通哪些問題？
上HR系統(tǒng)也許是HR主導(dǎo)，但是這畢竟是企業(yè)IT建設(shè)的一部分，還是要按IT的規(guī)定來，跟IT的規(guī)劃走。在選型中，IT作為技術(shù)評(píng)估方，I意見也非常重要。作為HR，我們首先可以和IT就下面這些問題初步溝通：
-
IT對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的管理軟件（例如ERP、OA等），在近幾年有無大的建設(shè)項(xiàng)目或升級(jí)計(jì)劃？
-
針對(duì)HR梳理的業(yè)務(wù)需求及優(yōu)先級(jí)，向征求IT關(guān)于實(shí)現(xiàn)方式的建議，是自主研發(fā)，還是外采產(chǎn)品，還是兩者結(jié)合？
-
如果需要開發(fā)，IT能投入多少人員或組建多大的團(tuán)隊(duì)（可能需要產(chǎn)品經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、開發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維）？大概需要多長(zhǎng)的周期來實(shí)現(xiàn)高優(yōu)先級(jí)的需求？
-
如果是外購(gòu)系統(tǒng)，IT對(duì)廠商資質(zhì)、系統(tǒng)部署方式（是否允許使用云端系統(tǒng)）、員工個(gè)人手機(jī)端使用（BYOD）、產(chǎn)品服務(wù)的SLA（服務(wù)水平協(xié)議）、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)位置、自主可控、信息安全、代碼知識(shí)產(chǎn)權(quán)等有沒有硬性規(guī)定要求或建議？
-
IT對(duì)內(nèi)部系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)，包括用戶和權(quán)限管理、參數(shù)變更、數(shù)據(jù)提取等，是否有統(tǒng)一的制度要求？
-
IT對(duì)于內(nèi)部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理有何制度？對(duì)于企業(yè)數(shù)據(jù)治理有什么要求？
-
企業(yè)內(nèi)有哪些系統(tǒng)需要和HR系統(tǒng)對(duì)接，分別是什么廠商的產(chǎn)品？（HR系統(tǒng)應(yīng)該成為各系統(tǒng)組織和人員信息的唯一來源）
系統(tǒng)選型前還要考慮哪些外部環(huán)境因素？
企業(yè)的計(jì)劃常常跟不上外部的變化，這幾年身處“百年變局”之中、新冠疫情之下的我們，一定都深有體會(huì)。疫情深刻改變了我們的工作方式，也改變了我們對(duì)科技的接納程度。我們可以借鑒邁克爾·波特的PEST模型，即從政治Political、經(jīng)濟(jì)Economic、社會(huì)social和技術(shù)Technological幾個(gè)方面分析分析宏觀環(huán)境。
系統(tǒng)需要幫助我們保證業(yè)務(wù)合規(guī)，不僅是當(dāng)下，還要能夠應(yīng)對(duì)未來法規(guī)變化和國(guó)際政治風(fēng)險(xiǎn)。考慮這些問題：
-
企業(yè)在哪些國(guó)家和地區(qū)有員工，在哪里上市？在各地分別有多少員工，未來五年計(jì)劃在哪里大幅招人？這些國(guó)家和地區(qū)中，勞動(dòng)用工（合同、休假、薪酬、報(bào)稅、保險(xiǎn)）相關(guān)法規(guī)政策和規(guī)則是否經(jīng)常變化？
不同國(guó)家和地區(qū)的用工法規(guī)差異不小，像薪酬核算模塊肯定是要分別設(shè)置規(guī)則、分別測(cè)試的。此外，一旦政策有變化，無論是計(jì)算規(guī)則還是報(bào)表格式，系統(tǒng)都要能夠及時(shí)調(diào)整。我們要首先考慮，是否所有國(guó)家地區(qū)系統(tǒng)都需要覆蓋到，統(tǒng)一在一套系統(tǒng)中管理的業(yè)務(wù)需求是什么？如果需要在一套系統(tǒng)管理多國(guó)家地區(qū)業(yè)務(wù)，就要要求系統(tǒng)功能能夠支持，顧問有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，還要要求廠商長(zhǎng)期關(guān)注這些地方的法規(guī)政策變化，并能及時(shí)升級(jí)增強(qiáng)；系統(tǒng)對(duì)多語(yǔ)言、多時(shí)區(qū)、多套規(guī)則的支持當(dāng)然也是必須要有的。
-
企業(yè)在國(guó)內(nèi)的哪些省市有員工，分別有多少員工？
國(guó)內(nèi)的法規(guī)政策也時(shí)有調(diào)整，例如近幾年的年終獎(jiǎng)計(jì)稅、育兒假、贍養(yǎng)老人專項(xiàng)附加扣除、春節(jié)假期因疫情臨時(shí)延長(zhǎng)等，而且像育兒假這樣的政策各地的細(xì)則又不同。如果外購(gòu)系統(tǒng)，需要考察過往廠商在政策出臺(tái)后多久提供了解決方案，是廠商統(tǒng)一升級(jí)解決還是各家客戶要自己調(diào)系統(tǒng)設(shè)置。各地的社保政策、個(gè)稅優(yōu)惠也會(huì)略有不同，系統(tǒng)如何支持，每年如何調(diào)整，也要在選型中了解。
-
企業(yè)需要遵循哪些國(guó)家和地區(qū)對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù)隱私保護(hù)的法規(guī)？
比如中國(guó)有《個(gè)人信息保護(hù)法》、歐盟有GDPR，需要考察系統(tǒng)是否有數(shù)據(jù)遺忘等功能，保證這方面的合規(guī)。
-
企業(yè)是否屬于對(duì)國(guó)際形勢(shì)很敏感的行業(yè)？有沒有被列入美國(guó)實(shí)體清單、被美國(guó)軟件廠商斷供的可能？企業(yè)在美國(guó)制裁國(guó)家（伊朗、古巴、朝鮮、敘利亞等）是否有員工和業(yè)務(wù)？
這幾年的疫情迫使所有企業(yè)快速應(yīng)對(duì)變化，也讓不少人被迫轉(zhuǎn)成了遠(yuǎn)程辦公的模式。即使企業(yè)不希望遠(yuǎn)程辦公成為常態(tài)，但也必須做好這第二手的準(zhǔn)備。在遠(yuǎn)程協(xié)作的模式下，更要求HR系統(tǒng)支持團(tuán)隊(duì)協(xié)作、信息同步和流程任務(wù)監(jiān)控。
要遠(yuǎn)程使用HR系統(tǒng)，通常有兩種方式，一是系統(tǒng)本身就在互聯(lián)網(wǎng)上，也就是云系統(tǒng)、SaaS；二是通過VPN等方式接入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)。兩種方式的成本、體驗(yàn)肯定是有所不同的，這是需要IT協(xié)助評(píng)估考慮的問題。
而因疫情被迫遠(yuǎn)程辦公的日子里，其實(shí)人們對(duì)騰訊會(huì)議、釘釘?shù)仍贫藨?yīng)用（SaaS產(chǎn)品）的很大程度接受了，因?yàn)樗鼈円泊_實(shí)帶來了很大的便利。
疫情也加速了不少科技的應(yīng)用和普及。雖然說，企業(yè)管理軟件的核心功能變化不算快，企業(yè)管理軟件也不需要去趕最新技術(shù)的時(shí)髦，但是還是有兩個(gè)方面值得我們?nèi)タ紤]：
一是，新技術(shù)對(duì)大家生活習(xí)慣的改變。其中最明顯的是智能手機(jī)帶來的改變，現(xiàn)在就連老人都要掃健康碼，年輕人更是24小時(shí)手機(jī)不離手。如果現(xiàn)在上HR系統(tǒng)不考慮手機(jī)端，簡(jiǎn)直就是在違背大家的生活習(xí)慣。要是不能在手機(jī)上快速投簡(jiǎn)歷，00后的應(yīng)屆生可能就直接不投了，他們可能連測(cè)評(píng)、培訓(xùn)都更愿意在手機(jī)上做。
在評(píng)估HR系統(tǒng)手機(jī)端時(shí)，我們同樣要考慮頁(yè)面設(shè)計(jì)、操作方式是否符合大家的習(xí)慣，這一點(diǎn)上國(guó)內(nèi)國(guó)外其實(shí)差異也是不小的。咱們國(guó)內(nèi)的國(guó)民應(yīng)用是微信、支付寶、學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)，如果交互體驗(yàn)類似，那么用戶也會(huì)更熟悉、使用起來更沒有障礙。
二是，新技術(shù)的成熟和普及。一些聽起來還有些遙遠(yuǎn)的新技術(shù)，成本可能已經(jīng)大大降低，并且已經(jīng)在辦公軟件中普及，甚至大家逐漸習(xí)以為常。下面列出了一些相對(duì)成熟的技術(shù)及其應(yīng)用：
咱們HR應(yīng)該多體驗(yàn)新科技，才能對(duì)它們價(jià)值有直觀的感受。就像我以前覺得智能音響沒啥用，用過才知道，把它使喚慣了之后，手機(jī)點(diǎn)幾下的事都懶得自己點(diǎn)了。我以前也不理解VR有什么用，用過我才發(fā)現(xiàn)，戴上VR頭盔就沒辦法玩手機(jī)了，上網(wǎng)課玩不了手機(jī)，這就叫做沉浸式學(xué)習(xí)。
當(dāng)咱們對(duì)自身需求和內(nèi)外部環(huán)境有了更清晰的認(rèn)識(shí)，相信在選型的時(shí)候也就更清楚什么應(yīng)該堅(jiān)持。除了提到這些，你們選型前還會(huì)考慮哪些因素呢？
本文來自微信公眾號(hào)“JohnnyHCM”（ID:CloudHCM），作者：蔣祎，36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。
