如今在數字化轉型的熱潮下，許多企業透過使用人力資源系統開始轉型的第一步，但仍有許多企業在選擇人力資源系統時躊躇不決，遲遲無法下定決心使用。若只是為了「數字化轉型」而使用人力資源系統其實略為本末倒置，我們應該從最根本的原因開始探討—人力資源系統是什么？企業為何需要使用人力資源系統？

什么是人力資源系統？

人里資系統是幫助HR、企業老板更有效人事管理的數字化系統，通常包含排班管理、考勤管理、薪酬管理、員工管理、假期管理、審批管理等整合性服務，透過系統將流程數字化電子化，起到降本增效的作用，同時讓員工能夠更專注在自己的本職工作，是讓企業省時省力的好幫手！

人力資源管理

有人資專員還需要系統嗎？

你一定會很好奇：「明明有人資專員會處理薪酬、排班、考勤等工作事項，為什么還需要人資系統呢？」經過仔細思考后，我們可以從職場中發現，許多職位會使用特定軟件，就像設計師會使用Photoshop的原理一樣，讓作品更完美、制圖更快速；相同地，HR伙伴也需要人資系統，幫助作業流程更順暢，計算、產出報表更便利、快速。

哪些企業需要使用HR系統？

許多人認為：「人資系統是大企業的專利！」這是一個盲點，認為大企業員工多，才需要透過人資系統節省作業時間，其實相較于大企業，中小企業更需要人資系統，由于員工數不多，崗位間的負責范圍模糊，老板、人資同事可能身兼多職，還需負責行政、會計等業務，此時若能夠透過人資系統減省處理人事管理的時間，就能將省下來的時間，在其他地方獲得更好的利用。

中小企業該如何選擇？

相較于大企業的財力與人力，中小企業的經營成本是更重要的考量，若像大企業選擇傳統買斷式人資系統，不只一次性花費高（軟件+硬件），后續的維護費、更新費也相當可觀；這時候推薦中小企業使用云端人力資源系統，透過訂閱的方式降低費用，且資料直接上傳云端，不需要另外購入硬設備，讓中小企業能夠用合理價格，享受到大企業的人資系統服務。

網絡上有許多人資系統的比較、推薦文章，但其實每家企業的規范、條件及需求都不相同，再多的文字敘述都比不上親自試用，實際使用后更能明確知道自己的需求功能與邏輯習慣，因此試用非常重要，畢竟不合適的系統就像不合腳的鞋子，多用一天都是痛，合適的系統才能陪伴一輩子。

人資系統

云端人資系統是什么？

簡單來說就是云端服務的人資系統，云端服務就是網絡服務，也就是用任何平臺，都可以連上同一個系統，通常會推出訂閱制，增快系統速度的同時降低使用成本。而且使用者完全不必擔心更新、服務器、數據庫等問題，系統廠商會幫你處理好，使用者只要放心地使用服務即可！

人資系統對企業有什么幫助？

因應外部沖擊

云端人資系統的導入可因應公司面臨的外部沖擊，如相關政策的修改，以及基本工資近期頻繁調整，導致人事作業成本攀升等等的問題。

解決內部挑戰

云端人資系統可免費隨相關法規調整自動更新，例如社保繳納的比例可以做到即時更新，協助企業更輕松調整人事作業以相應的法規。

另外，若仍采用紙本或電子檔管理，不僅資料調閱、保存不易，內容錯誤也難以發現，恐增加受罰風險，系統不僅可快速提供勞動法規所需資料，備份機制更可讓企業安心。

最重要的是，系統的自動化和檢核等機制，不僅能減少耗費企業人事大量時間、人力等成本，更可降低人為處理人事工作的疏失和危機，例如給假或薪資計算錯誤導致的糾紛。

提升組織效能

云端人資系統的智慧化和自動化功能不僅能加速人事管理流程、提升效率。符合法規的設定及系統化的運作，可以健全內部的人事管理制度、提高全體管理質量，而報表功能也能協助完善人事預算的規劃。

誰可以使用？

系統的導入不僅能大大提升人力資源部門的效率、降低錯誤風險以及其導致的糾紛，讓公司的人事管理運作可以更流暢。

企業、人資、主管

各單位主管可透過系統實時掌握員工的出缺勤、排班、請假等狀況，且利用在線 / APP簽核員工請假或加班申請的表單，而報表功能更能協助規劃人力資源運用的預算。

所有員工

對于一般員工，不僅可透過系統，在線或 APP實時打卡、請假、申請加班、審批、查看自己的出勤/出差/休假等資料，省去更多紙本和人工作業帶來的耗時和耗材，請個假不用來來回回等好幾天。

企業數字化轉型

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