企業知識管理該怎樣做，以下幾種工具來幫你！

過去的二十年見證了全球企業的關鍵增長，對知識管理專家來說，獲取和交流信息是一個挑戰。企業組織有大量的知識需要管理，當你有數千名員工，可能分布在世界各地時，這就成為一個巨大的運營挑戰。成功的企業理解一個強大的知識管理戰略的重要性，它推動組織走向增長。成功地獲取知識可以使您的企業從被動的、無組織的到主動地領導項目，從而產生真正的業務價值。知識不會消失在黑洞中，而是隨時可供任何需要它的人使用。

根據麥肯錫的數據，員工每天花1.8小時搜索和收集工作所需的信息。幾乎有四分之一的工作日花在了信息檢索上，這些時間本可以更好地花在業務關鍵任務上。這些信息大多很難找到，它們埋藏在系統中，或者存在于同事的頭腦中。

知識管理是應對這一組織挑戰的答案。有了知識管理，員工就可以隨時獲得重要的知識，并釋放出來為組織創造更多的價值。

企業知識管理指的是捕獲企業內持有的知識資源的過程，使作為組織一部分的個人能夠檢索和重用知識。EKM通常使用的技術可以將數據組織成公司成員可以輕松訪問的格式。

有效的EKM幫助您打破知識孤島，使您的團隊以不連接的方式工作。信息流動的通道被打開，以確保知識在您的組織中自由傳遞，而不是被個別員工所囤積。每個人都能從集體智慧的力量中受益。

知識捕獲指的是組織將隱性知識轉化為顯性知識的能力，這些知識可以隨時提供給員工。具有專家知識水平的個人能夠捕獲它以供將來使用，并將其轉換為他人容易理解的格式。知識從一種不可言說的、短暫的結構變成了可以消費的具體事實和信息。

知識存儲是指知識管理系統中知識資產的存儲，以便通過搜索和可尋性進行檢索。對信息進行了組織和結構化，以便員工能夠使用門戶輕松地找到他們需要的信息。使用員工可用于定位信息的分類法對內容進行適當的索引和排序。

如果知識被藏在一個沒人能找到的系統里，那它就沒有好處。應該授權員工發現有用的內容。信息應該在一個系統中共享，以便于發現適合探索者獨特業務需求的相關知識。知識應該在員工之間共享，以確保最大限度地采用存儲在系統中的內容并獲得ROI。

當您使用企業知識管理時，這將標準化知識捕獲。信息以可預測的格式結構化，從而使您的知識資產具有一致性。這使得員工更容易消費信息，并將見解應用到自己的工作中。知識遵循一種可觀察到的結構，將相關內容分組，并在所有方面都有意義。

當員工能夠接觸到正確的組織知識時，這將阻止他們承擔已經完成的工作。他們可以從他人的知識中受益，刺激創新和執行新項目的能力。重復工作對員工來說是一種巨大的時間浪費，否則他們本可以為組織創造新的價值。企業知識管理確保員工知道其他員工在做什么，并能發現合作的機會。

當知識向員工提供時，他們可以更快更好地做出決策。他們掌握了所有的事實，所以決策過程更加準確和可靠。他們不需要向同事求助來找到相關信息，因為這些信息都在他們的指尖。決策過程中消除了許多猜測，并授權員工實現正確的結果。員工無需詢問就能從他人的專業知識中受益，流程也因此更加精簡。

如果員工能夠更快地找到信息，他們的工作效率就會更高。員工花更少的時間搜索難以找到的信息，因為他們自動知道所有東西在哪里。他們在尋找知識上節省下來的時間可以更好地花在對企業有更高回報率的活動上。如果他們有問題，他們知道他們可以在知識管理系統中查詢，而不必打擾他們的同事。

如果你不記錄你的組織知識，當員工跳槽時，這些知識就有可能離開公司。從不明確的隱性知識總是存在于員工的頭腦中，企業無法從這種知識中獲益。員工流失會導致重要經驗的喪失和突然出現的知識差距。記錄你的隱性知識是為了將來的利益而保存這些知識的重要方法。

擁有正確的知識可以簡化溝通和協作。當員工知道其他人知道什么，知道在一個項目中可以向誰求助時，他們就能更好地工作。通過加強知識共享，團隊效率更高，部門間合作更可行。員工們知道其他人什么時候在做有跨部門合作機會的項目，每個人都在更同步地工作。

頭腦風暴會議是一群人產生新想法的方式。它在一個協作的環境中進行，鼓勵參與者分享他們的想法，以解決關鍵的業務問題。在頭腦風暴會議中，你的團隊可以通過將挑戰分解成更小、更容易消化的塊來想出解決方案。他們可以將頭腦風暴的結果記錄在知識管理系統中，讓所有人都能看到。

新的商業挑戰需要新的想法來解決。公司需要有適當的流程來征求和評估員工的新想法，然后這些想法可以存儲在知識管理系統中。你可以通過電子郵件，或在某人的辦公桌前停下來交談，在一個虛擬的想法箱中收集想法。新的想法可以在您的KMS中提供，每個人都可以利用它們，并且它們可以跨業務實現。

同伴協助是在項目或新工作開始時收集知識的過程。項目團隊邀請同事一起參加會議，并從他們適當的知識和經驗中受益，從而使項目有一個良好的開端。在主持會議時，主項目團隊提供他們對項目的抱負的清晰輪廓，而訪問團隊則利用他們的知識為項目團隊提供指導。

在你的組織中創建一個協作的工作空間，允許不同的員工聚在一起合作工作。如果你的團隊分散在不同的地方，可以采用在線協作工作空間，這樣員工可以更靈活、更有創造性地工作。協作工作空間允許員工與來自其他團隊和部門的同事進行協調，他們通常可能不會遇到這些同事。

您可以引入個人能力計劃，幫助您的員工發展必要的技能，成為能夠支持您組織中的企業知識管理的高效知識工作者。員工開始意識到知識工作者的技能，然后轉移到應用實踐，最后在技能中展示能力。

企業通過應用分類法從其組織中積累的知識中獲得價值，分類法涉及將數據按邏輯排列到一個類別和子類別系統中。員工能夠看到信息是如何組織的，并找到與他們相關的內容。分類法幫助您管理大量的信息，并在混亂中添加秩序感。

知識庫平臺是一個重要的知識管理工具，它使您能夠將所有的內容整合到一個系統中。它由一個選定的貢獻者團隊集中管理，這些貢獻者控制內容發布過程，并可以協作處理文檔。

知識庫本身是一個面向用戶的網站，它將內容分類，并附帶一個閃電般的搜索欄，幫助用戶找到特定的頁面。Baklib是一個SaaS知識管理平臺，提供適合所有企業和敏捷環境的現代功能。您可以輕松地存儲、組織、發布和共享大型文檔，并與大量第三方應用程序集成，以提高生產率。除了小眾功能之外。您可以將知識庫設置為私有，以便只對內部團隊成員可見。

交流平臺是員工實時或異步分享知識的一種方式。該平臺通常具有即時通訊、語音和視頻通話、文件共享等功能。Slack是許多企業普遍使用的通信平臺，因為它能夠有效地擴展您的公司，并幫助您跟蹤大量的消息，將其分組為通道。

當企業擁有一個平臺，使團隊能夠一起管理他們的任務時，它們可以更有效地協作。任務管理平臺允許您跟蹤項目進度，將任務委派給團隊成員，設置截止日期，并平衡工作時間表。你增加了對其他人正在進行的任務的可見性，從而增強了協作。像飛書這樣的軟件將提高你的團隊的生產力和他們分享項目知識的能力。

企業知識管理對于幫助組織有效運作至關重要。員工們更緊密地合作，就像一個緊密的團隊，你克服了溝通障礙。當他們有問題的時候，他們知道去哪里找，他們不需要等待答案。EKM明確了每個人都在做什么，并確定了跨部門合作的機會。團隊成員很少考慮他們自己的優先級，而是更多地考慮什么對整個組織是最好的。

當知識被共享時，你就能獲得更多的商業價值，并妥善管理你的智力資本，這是一項至關重要的資產。不用再擔心你的員工離開組織，帶走他們的專業知識。你為未來捕捉知識，并確保你促進知識共享文化，每個人都能繼續從中受益。