Baklib|知識庫應用場景：制作員工培訓手冊
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2022-11-28 15:52
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持續的專業發展對于想要加入、保留和提升員工的組織來說是必不可少的。為了確保員工總是能從學習能力中受益，您需要考慮創建培訓手冊，使員工能夠勝任并保持他們的工作能力。
在過去，您可能認為培訓手冊是一本厚重的冊子，充滿了密集文字的文本材料。好消息是，現在的技術已經發展到許多培訓手冊都可以在線交付。例如各類知識庫平臺就可做輕松制作員工培訓手冊。
Baklib 在線知識庫搭建平臺，在線編輯文檔，產品手冊與培訓手冊！
如果你是一家有員工的企業，你就有責任確保他們跟上最新的實踐、流程和技術。
培訓手冊的作用是為那些希望在新的專業領域自學的員工提供指導。培訓手冊可以作為員工內部文檔的一部分，也可以作為客戶的外部文檔，向他們介紹你的產品和服務。在這篇文章中，我們將關注員工的內部培訓手冊。
培訓手冊與員工需要了解的業務關鍵領域直接相關。對于需要熟悉業務的新員工，以及必須跟上公司流程和政策的更有經驗的員工來說，它都是有價值的資源。
員工培訓手冊可以以多種格式發布，包括知識庫文章、視頻教程、PDF 指南或音頻記錄。重要的是，你的培訓手冊有邏輯地組織起來，并且以一種容易理解的方式傳達給你的聽眾。
1.員工手冊
員工手冊是培訓員工為企業工作的流程及規則的簡單文檔。它包含關于公司政策和流程的信息，如人力資源、市場營銷和銷售，并確保所有員工都能遵守業務規則。
2.任務手冊
任務手冊是與業務中執行的任務直接相關的培訓手冊。例如，您的組織可能會制作一份培訓手冊，教員工如何有效地使用您的 CRM 系統，并幫助他們理解如何使用軟件來促進業務目標。
3.項目手冊
項目手冊與在業務中承擔的產生業務價值的特定項目有關。當項目非常大且跨越數年時，培訓您的員工了解項目如何工作是有益的。
4.供應商培訓手冊
供應商培訓手冊教導員工如何有效地與提供基本服務的供應商合作。它將幫助員工了解現有的系統，該系統允許公司與供應商溝通并進行通常的業務操作。
68%的員工表示培訓和發展是公司最重要的政策。為了讓員工保持對工作的投入，你需要為他們提供學習和成長的機會。
如果你在培訓上投資，你的利潤率可以提高24%。當您通過培訓擁有高績效的員工時，這將導致更有效的項目和計劃，具有真正的業務價值。
有一份培訓手冊可以防止員工流失，這意味著你不必承擔雇傭大量新員工和讓他們跟上進度的成本。你可以長期留住更多的員工，并從他們的經驗和專業知識中受益。
當你需要雇傭新員工時，員工培訓手冊可以幫助你完成入職流程，并確保新員工能夠接受最初的培訓。這意味著更少的員工需要從日常工作中抽出時間來培訓新員工。
讓員工了解培訓機會
當你對新員工進行初步培訓時，你可以讓他們知道公司有哪些進一步的培訓機會。員工可以了解他們可能從職業發展中受益的地方，以及他們如何在最初的入職后在自己的角色中成長。
保持培訓方式的透明度
制定一個有培訓手冊的入職培訓計劃意味著你的培訓過程更加透明。所有新員工都知道，新員工和每個人都從同樣的流程中受益。
當過程是透明的，就更容易做出改變和確定可以改進的領域。
支持終身學習的文化
當你進行包括培訓手冊在內的入職培訓過程時，這會讓員工有一種持續學習的態度。他們會感謝企業對他們教育的投資，并會尋找更多的培訓機會。他們與企業的初次接觸讓他們知道，公司重視學習和發展，進而形成積極的企業文化。
避免或減少災難性錯誤
當員工在入職過程中接受了適當的培訓，他們在工作過程中犯重大錯誤的可能性就會大大降低。培訓你的員工比盲目地期望他們從第一天就變得高效要好得多。
步驟1-確定范圍
首先，你需要確定你想要在你的培訓手冊中包含什么內容。每個培訓手冊都有獨特的目標，這些目標決定了你想在其頁面中涵蓋的主題。
當你知道你想通過你的培訓手冊達到什么目的，以及員工在閱讀后應該能夠完成的任務時，這就給了你一個關于應該包含在其范圍內的內容的概念。
當然，你的培訓手冊不可能涵蓋所有內容。如果你的內容太過全面，這很可能會讓讀者望而卻步，使他們無法從你的培訓手冊中獲得最大的收獲。
步驟2-定義手冊的結構
接下來，您需要清楚地定義手冊的結構。為了便于理解，您需要決定以什么樣的順序呈現特定的主題，以及如何邏輯地組織內容。你不能只是以隨機的方式布局你的內容，否則用戶將無法搜索他們感興趣的主題。
讀者不太可能從頭到尾讀完你的手冊。目錄是組織你的手冊的好方法，可以幫助讀者找到合適的頁面。你可以從初級主題到高級主題組織你的內容，或者根據產品的特性劃分章節。
當你的內容以一種有邏輯的方式進行時，這將使讀者更容易閱讀你的手冊，并有助于學習過程。
步驟3-讓人力資源團隊或產品團隊參與模板設計
當您知道想要在培訓手冊中包含什么內容時，您可以要求其他團隊幫助您設計模板。人力資源團隊是提供幫助的最佳人選，因為他們了解公司內部員工的需求。
模板是創建多個手冊的好方法，因為您可以包含占位符來包含稍后添加的內容。在準備手冊時，遵循設計原則是很重要的，比如使用顏色、大小和字體。
您需要使您的手冊模板與您公司的品牌一致，因此它與您公司想要描繪的外觀和感覺一致。
步驟4-創建內容
然后是創建培訓手冊的內容的時候了，現在您知道了您想要包括什么以及它將是什么樣子的。你需要考慮相關的文本、視頻、截圖、信息圖表和圖表。
重要的是要記住，你的培訓手冊內容的展示要多樣化，以保持讀者的興趣，并吸引不同的學習風格。當一個位置恰當的截圖可以讓你的內容生動起來時，你的讀者很難專注于長墻的文本。
在線手冊比印刷手冊更容易更新，并且可以隨著業務的需要不斷發展。使用 Baklib這樣的內部知識庫軟件意味著您可以向員工交付內部培訓手冊。
步驟5-使用內部知識庫向員工發送一份手冊
當你最終確定了你的內容，你需要給你的員工發送培訓手冊，可能像我們剛才提到的那樣帶有內部知識庫。內部知識庫是一個專門的網站，它可以顯示多層類別和子類別的內容，以及一個功能強大的搜索欄，使用戶能夠定位相關文章。
如果您使用 Baklib這樣的內部知識庫，這意味著您的培訓手冊可以從任何地方訪問——甚至在現場。如果有人在您的手冊中發現了一個錯誤，可以為所有用戶輕松地修改和更新它。
內部知識庫可以托管視頻、文本、圖像等。所有你的用戶需要訪問培訓手冊的是一個互聯網連接他們的設備。您可以對培訓手冊進行密碼保護，以確保沒有未經授權的用戶獲得訪問權限。
步驟6-收集用戶的建議和反饋
在培訓手冊發布之后，定期從用戶那里收集建議和反饋，以評估內容的有效性是至關重要的。你可以問他們一些具體的問題，看看你的內容是否對他們有幫助，以及它是否使這個主題容易學習。
只有你的讀者有能力決定你的培訓手冊是否適合這個目的。測試將是你的讀者是否能夠在使用手冊后成功地學習所選的主題。
如果你使用一個結構化的調查，你可以得到非常有針對性的反饋，關于你的手冊的幫助。這比使用簡單的評級系統更好，因為你可以獲得定性反饋，告訴你哪些地方需要改進。
步驟7-分析反饋，對內容做出適當的修改
當你收集了所有關于培訓手冊的反饋后，你應該建立一個正式的流程來進行更新。并不是所有的反饋都是同樣有效的，但是你可以根據用戶的建議找出一些可以改進的地方。
與用戶反饋一起開發的手冊更有可能獲得成功并被用戶采用。定期更新的手冊與不斷變化的組織的需要保持同步，并準確地反映不斷變化的過程和政策。
創建積極主動的內容
你必須創造出能夠提前預測讀者需求的內容。事實上，你的員工不知道他們不知道的是什么，所以你需要深入了解員工需要的內容。手冊內容的目標是幫助員工成長和發展，因此需要包括他們在其他情況下永遠不會了解的主題。
使用品牌模板
你的員工培訓手冊應該與你的企業品牌保持一致，包括顏色、字體、標識和布局。培訓手冊是企業的關鍵資產之一，它可以傳播組織知識，促進蓬勃發展的學習文化。你的手冊看起來應該是你組織的一部分，這是顯而易見的。
添加目錄
為了幫助你的員工快速找到他們需要的內容，你應該在你的培訓手冊中包括一個目錄。你的內容應該被分解成邏輯類別和子類別，這樣員工就不必從頭到尾讀完整個手冊。
避免行話，使用通俗易懂的語言
培訓手冊的內容應該以容易理解的方式編寫。您應該使用用戶的自然語言，而不是需要字典來解碼的行話。如果你的手冊寫得簡單明了，你的員工更有可能使用它。
為說明提供注釋
有時培訓手冊上的說明需要進一步解釋。當你第一次寫東西的時候，你的意思并不總是很明顯。解釋性注釋將幫助員工理解你的指示，并提供重要的上下文來幫助減少錯誤。
結構內容清晰易導航
當你向你的用戶展示你的內容時，你應該構造它以方便清晰的導航。這意味著使用有意義的標題，并將內容分成類別和子類別。每個頁面應該分成幾個部分，并使用項目符號或編號列表來組織內容。
用交互式圖像制作有趣的內容
沒有人想從僅僅由文本組成的內容中學習。交互式圖像將有助于用戶與你的內容進行互動，并確保學習過程更容易。使用圖像意味著用戶可以準確地看到流程或任務應該是什么樣子，而不是僅僅根據文本進行猜測。
推薦同行評審并發表
在發布內容之前，最好讓團隊成員檢查內容的準確性，并確定它是否真正適合于目的。進行同行評審過程意味著您可以發現錯誤并生成高質量的內容。
全面而準確的培訓手冊是需要提供給員工的重要資源，以確保他們有效地履行自己的職責。員工希望公司對他們的持續培訓和發展進行投資，這將導致更好的敬業度和對公司更深的承諾。
一份結構良好的培訓手冊有可能為您的企業節省資金，因為您可以創建它一次，然后根據需要多次使用它。任何數量的員工都可以從您的培訓手冊中受益，并利用它在各自的崗位上變得更有能力。
在新員工入職時，培訓手冊尤其有用，因為它包含了新員工學習如何做好新工作所需的所有信息。所有新員工都能從同樣的入職經歷中受益，并能迅速了解你的公司。
一個直觀的內部知識庫軟件，可以輕松添加您的內容，并將其你的站點相鏈接。
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