在外企中，電子合同應(yīng)用情況怎么樣？

早在2017年9月19日，國內(nèi)領(lǐng)先的電子合同及電子簽名云平臺法大大就曾聯(lián)合中國政法大學(xué)電子證據(jù)研究中心，中國政法大學(xué)網(wǎng)絡(luò)法研究中心對國內(nèi)外電子合同/電子簽名市場進行調(diào)研，并發(fā)布了中國首部《電子合同法律應(yīng)用與發(fā)展調(diào)研報告》。

報告指出，國外電子合同/電子簽名發(fā)展早于國內(nèi)，以2000年左右eSignLive獲得1100萬美元B輪投資為標(biāo)志，隨后資本開始密集關(guān)注這個領(lǐng)域。DocuSign率先解決法律效力、安全、存儲等產(chǎn)品問題，帶動企業(yè)在全球拓展業(yè)務(wù)，在DocuSign漸成霸主之際，國外電子簽名市場也在2015年基本確定格局。

在國外市場中，DocuSign的服務(wù)已經(jīng)覆蓋188個國家、1100家信貸聯(lián)盟，客戶數(shù)超30萬，用戶數(shù)超過2億；eSignLive隸屬于WASCO國際數(shù)據(jù)安全公司，主要服務(wù)企業(yè)客戶數(shù)，過去11年平均保持21%的利潤增長；SignNow被超過50%的世界500強企業(yè)選用，也擁有10萬家小企業(yè)客戶。事實上，國外眾多大公司例如Adobe， Alpha Trust，Echo Sign都在使用電子合同。較大規(guī)模的公司每天簽署的文件多達15萬份，而世界上有超過10萬家公司以及5000萬個人正在使用電子合同業(yè)務(wù)。雖然這是幾年前的數(shù)據(jù)，但對于今天同樣有參考意義。

接下來，我們將通過全球汽車安全系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)品牌奧托立夫上線電子合同的例子，加深大家對電子合同在外企中應(yīng)用場景的直觀了解：

奧托立夫

奧托立夫公司是汽車安全系統(tǒng)的全球領(lǐng)導(dǎo)品牌，為世界上主流的汽車生產(chǎn)商研發(fā)和制造汽車安全產(chǎn)品，如安全氣囊、安全帶、方向盤和行人保護系統(tǒng)。截至目前，奧托立夫擁有68,000多名員工，遍布全球27個國家。

在中國，奧托立夫擁有一個地區(qū)總部，一個研發(fā)中心，14個生產(chǎn)基地，員工接近1萬人，人數(shù)眾多、流動性高，除了勞動合同外，還有不少協(xié)議需要員工簽署。在新冠疫情防控常態(tài)化的背景之下，員工有時無法到現(xiàn)場簽署。紙質(zhì)合同的簽署存在效率不高、管理不便和風(fēng)控等問題，既無法滿足企業(yè)日益突出的降本增效需求，也不符合國內(nèi)乃至全球數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮，員工簽約體驗不佳，亟待提升。

在此情況下，奧托立夫引入法大大電子合同。HR可在線上發(fā)起合同，員工通過手機短信就可以操作認證和簽署，大大縮短簽署時間、降低簽署成本的同時，合同管理和風(fēng)險防控也變得更加方便與嚴謹。

在推行電子簽名的過程中，奧托立夫最大的挑戰(zhàn)是Data Privacy，即數(shù)據(jù)隱私。奧托立夫非常重視信息安全和個人隱私數(shù)據(jù)的保護。為此，在電子合同上線之前，法大大對100多項問題進行初步評估，覆蓋了網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲、災(zāi)難備份、密碼驗證等方面。

鑒于電子簽名屬于新興技術(shù)，奧托立夫在具體落地的過程中，采取了分期部署：

第一步，進行電子簽名的短期“試水”，在這一階段，奧托立夫采用SaaS平臺簽署一些無需蓋公章的文件，例如2020年疫情比較嚴重的時期，通過SaaS平臺在線簽署“復(fù)工證明”、“企業(yè)人員自我健康觀察承諾書”等文件；

第二步，奧托立夫經(jīng)過試水，跑通了電子簽約各個流程后，于2021年，啟動了本地化部署。本地化部署意味著員工簽署的文件都將保存在奧托立夫自身的服務(wù)器上，這進一步提高了數(shù)據(jù)安全性。通過將內(nèi)部的HR系統(tǒng)與法大大平臺打通，實現(xiàn)了兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的無縫鏈接，形成業(yè)務(wù)流程閉環(huán)。

總的來說，電子合同的應(yīng)用，在效率、成本、風(fēng)控等層面，都給奧托立夫人力資源帶去了積極變化：

• 效率成本：幫助奧托立夫推動技術(shù)創(chuàng)新，降低了內(nèi)部溝通成本，減少了紙質(zhì)合同打印、郵寄、簽訂、存儲的成本；
• 風(fēng)險防控：最大化降低了合同丟失、篡改、冒簽、代簽風(fēng)險，合同代簽率和郵寄丟失率降低為零，規(guī)范了企業(yè)用印的管理，同時，全鏈路存證，減少了不必要的勞動糾紛，做到用工合規(guī)；
• 員工體驗：提供了更好的勞動關(guān)系體驗，減少人才流失，吸引高端人才，讓員工享受更好的人力資源管理服務(wù)，讓企業(yè)聚焦人才管理。