巧用 OKR 進(jìn)行項目管理
一、OKR是什么
OKR(Objectives and Key Results) 全稱為目標(biāo)和關(guān)鍵成果[2]。是由英特爾公司制定，由 John Doerr 引入谷歌后，廣為大眾所知道。在 OKR 的系統(tǒng)中，首先要制定一個「目標(biāo)」，這目標(biāo)要非常明確可衡量的，且必須要能符合 SMART (Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Time-bounded) 原則，這樣才能用來衡量是否已經(jīng)實現(xiàn)目標(biāo)。
二、項目管理與 OKR
簡單介紹過 OKR 后，再回到項目管理上來看，大部分的項目會有幾個關(guān)鍵內(nèi)容：
- 里程碑、完成時間
- 工作/任務(wù)量
- 資源
2.1 結(jié)合 OKR 與項目過程進(jìn)行目標(biāo)拆解
將 OKR 運用在項目管理的過程里，我們會需要訂定長期目標(biāo)、關(guān)鍵指標(biāo)，這非常簡單，因為項目本身就是一個具有范圍定義
- 目標(biāo) (O) – 項目上線，當(dāng)然，你的項目也可以定義與業(yè)務(wù)指標(biāo)相關(guān)，這樣會讓項目更有價值.
- 關(guān)鍵指標(biāo) (KR) – 里程碑，當(dāng)達(dá)到一個里程碑時，其實就是完成了一個項目里的關(guān)鍵指標(biāo)
- 行動 (AC) – 投入哪些資源、需要哪些團(tuán)隊共同合作的策略、方式等
當(dāng)長期的目標(biāo)已經(jīng)制定了，但項目過程中的每個環(huán)節(jié)仍舊有許多未知、不明確的問題等待挖掘，且不同的項目內(nèi)容，問題也各不相同。以 Scrum 方法論舉例，在 Scrum 的過程中，提到了一些會議環(huán)節(jié)，像是 Planning Meeting、Daily Meeting 等，在大部分的會議中，我們會強調(diào)同步「昨天做了什么」、「今天要做什么」、「目前遇到了什么問題」。
我們可以簡單的將 OKR 結(jié)合進(jìn)這些會議里，讓會議的價值再提升一些。這時候我們就能切出一些更細(xì)致的目標(biāo)、關(guān)鍵指標(biāo)與行動方式，此時產(chǎn)出的就會是中期目標(biāo)、短期目標(biāo)。
透過一連串的自上而下的拆分、定義目標(biāo)，會讓項目的各個里程碑更明確、更細(xì)致。另外，跨團(tuán)隊的協(xié)作上，也能根據(jù)目標(biāo)凝聚出當(dāng)前應(yīng)該要有的目標(biāo)意識，某種程度上來說，可以避免不同團(tuán)隊在過程中雖然是奔著大目標(biāo)在執(zhí)行，但是在中間環(huán)節(jié)彼此目標(biāo)不同所導(dǎo)致的資源等待與浪費。
隨著目標(biāo)的細(xì)分、關(guān)鍵指標(biāo)的不同，粒度愈細(xì)的目標(biāo)對于項目管理者來說愈容易管理，可以想成是在一個大的項目里，有許多不同時間點的小項目。在筆者手里進(jìn)行的項目中，一般常用來訂目標(biāo)與檢驗結(jié)果的時間，提供給各位讀者參考下：
- 每月第一天，制訂當(dāng)月目標(biāo)，對于疑問制定行動策略，月底檢驗關(guān)鍵指標(biāo)
- 每周第一天，制訂當(dāng)周目標(biāo)，對于疑問制定行動策略，每周最后一天檢驗關(guān)鍵指標(biāo)
- 每日上午 10 點制訂當(dāng)日目標(biāo)，對于疑問制定行動策略，晚上 6 點檢驗關(guān)鍵指標(biāo)
看似有了更多的會議，但這些會議通常會在 20 分鐘內(nèi)結(jié)束，且價值極高，因為目標(biāo)就在眼前：對于產(chǎn)生出來的問題，所提出的行動策略能大大的提高響應(yīng)速度
不同團(tuán)隊間的協(xié)作聚焦提升，不同的階段，目標(biāo)是自上而下被拆分，能在下層的目標(biāo) (日目標(biāo)、半日目標(biāo)) 上進(jìn)行檢驗，進(jìn)而調(diào)整上層目標(biāo) (周目標(biāo)、月目標(biāo)等)，降低因市場變化等因素，導(dǎo)致最后完成的內(nèi)容與當(dāng)初的規(guī)劃的差異過大
2.2 人員的要求
在 OKR 的理論中，會要求每個人都能找到自己的目標(biāo)，這時候就會需要有人來檢視這個目標(biāo)是否合理、是否太大或太小、或是是否跨職能/業(yè)務(wù)上的目標(biāo)有一致，在一個項目里我們通常會有幾類負(fù)責(zé)人可以對目標(biāo)進(jìn)行把控。
業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人
產(chǎn)品負(fù)責(zé)人
技術(shù)負(fù)責(zé)人
測試負(fù)責(zé)人
運維負(fù)責(zé)人
在不同的目標(biāo)制定上我們會需要這些負(fù)責(zé)人能夠識別出來各成員、不同職能團(tuán)隊的目標(biāo)是否在同一目標(biāo)上。透過這個方式能間接的提升：
各負(fù)責(zé)人對于項目與業(yè)務(wù)目標(biāo)的對齊、節(jié)奏，可以安排更精細(xì)節(jié)點做出適當(dāng)?shù)臎Q策，像是是否能在某些功能完成時先上線給使用者使用。要求各負(fù)責(zé)人對于全局觀的把控更為強烈，在項目的過程中，其實也是培養(yǎng)未來的新團(tuán)隊小組長/負(fù)責(zé)人的一種路徑。原本可能溝通較少、節(jié)奏不一致的情況能夠降低，風(fēng)險也能提前被挖掘出來，并在前期就能先進(jìn)行調(diào)研、修正。
2.3 目標(biāo)檢驗的方式
在每個 O (目標(biāo)) 訂出時，也會有與之相對應(yīng)的 KR (關(guān)鍵指標(biāo)) 和相對應(yīng)完成 KR 的 AC (關(guān)鍵動作)，在實際的操作中這些 KR 能提供明確的目標(biāo)定義，協(xié)助項目成員、負(fù)責(zé)人在進(jìn)行檢視時，有明確的驗證標(biāo)準(zhǔn)。像是：
日目標(biāo)：完成客戶管理模塊，KR1：客戶管理模塊能完全跑通，KR2：單測覆蓋率 70%
周目標(biāo)：完成 CRM 系統(tǒng)，KR1：完成各模塊整合且無嚴(yán)重系統(tǒng)流程阻塞，KR2：集成測試覆蓋率 70%
這時我們便可在目標(biāo)檢驗時，進(jìn)行演示、操作，看看相對應(yīng)的指標(biāo)是否達(dá)成，未達(dá)成的部分可以透過訂定新的 AC 來加速、加強各相關(guān)人的行動方式，也可以轉(zhuǎn)換 AC 為下一個目標(biāo)的行動點或關(guān)鍵指標(biāo)。透過這樣一連串的目標(biāo)管理過程，使得項目的目標(biāo)明確且可控，各個與目標(biāo)的相關(guān)人也能知道當(dāng)前的目標(biāo)與進(jìn)度，能適時的提出改進(jìn)點或行動點，進(jìn)而降低項目偏離預(yù)期的可能。
上千家企業(yè)使用 Tita 建立高績效團(tuán)隊，改變他們的績效、參與和發(fā)展方式，并取得業(yè)務(wù)成功！
了解更多客戶如何使用工具平臺取得業(yè)績增長,索取成功企業(yè)最佳落地一手資料，直觀體驗《新績效一體化管理平臺》，立即申請 《Tita 產(chǎn)品演示》 。
