挑選文檔協作工具的技巧

在信息爆炸的今天，我和身邊很多朋友都面臨著信息過載、溝通不便的問題，越來越多的企業和個人選擇了文檔協作工具來管理信息。效率是與日俱增的，就像我們從一開始就淘汰了紙筆，轉而用電腦記錄，文檔協作工具也開始流行起來。

普及文檔協作的理由是什么？效率更高，邏輯更清晰，收集更簡單，讓我們能在浩瀚的信息海洋中找到容身之處。但是很多人可能會覺得使用文檔協作工具很麻煩，已經有超過5位朋友向我請教如何選擇工具了。于是他寫了一封信，一來可以直接發給不能合作的人，二來也是一箭雙雕。

有了好的工具，就能事半功倍！

既然在線協作工具是如此的實用，那么企業和團隊又該如何選擇一款真正適合、高效實用的在線協作工具呢？以下是小編的一些小貼士：

挑選任何一種商品，決不能盲目。同樣的，選擇工具。在選擇一款真正實用的在線協作工具之前，首先要了解團隊成員的需求，了解協作的目的。只有這樣，他才能在搜索的時候，有針對性的選擇。

免費試用，可以幫助團隊成員對相關工具進行全面的測試和了解，從而判斷是否值得購買。所以，在選擇的時候，采購或者挑選人員需要考慮一些工具提供免費試用或者免費版本。

一個協作工具，必然需要所有團隊成員的參與和使用。而簡單易用的工具，更有利于團隊合作。

在選擇工具時，價格常常是一個重要因素。采購或挑選人員，需要根據具體情況，多方比較，做出取舍。

為了保證在線項目數據的安全，在選擇工具之前，必須明確：工具是否具有安全保密功能和數據備份功能。

沒有什么工具是沒有缺點的?？蛻糁С衷诔霈F問題時起到了至關重要的作用。另外，售后服務也是一項重要的加分項目。

總之，工具的選擇，也要根據公司或團隊的具體需要和目標，選擇合適的工具。

下面小編給大家盤點了幾個高效實用的文檔協作工具，根據自己的情況來選擇。

Teambition是以云服務為基礎的項目協作工具。創建項目之后，可以通過功能模塊，如“任務板”，“分享墻”，“文件庫”?？梢栽谌蝿瞻迳蟿摻ㄈ蝿?，與團隊成員共同推動任務的進展。在這個“分享墻”中，你可以與團隊成員分享并交流想法。您可以通過“文件庫”與大家共享文件?？傮w來說，團隊的功能還是比較完善的，基本上能夠滿足中小團隊項目協作的需要。

Teambition同時擁有網頁， Mac/windows和 iOS/安卓應用程序。Teambition的基本功能是免費的，企業版需要付費，每年249元，付費版可以享受更多功能，如權限管理，企業周報，數據統計等。對于小型團隊來說，免費版本已經足夠了。

Slack是企業內部通信協作工具，可以稱得上是郵件殺手，其目的是把企業內部的所有交流方式整合在一起。Slack有即時通訊功能，您可以直接與團隊成員進行交流。此外， Slack整合了超過80種工具產品，包括郵件， IM, Asana, Github等等，這些工具收集的信息可以通過 Slack整合到 Slack中，從而實現公司內部所有的交流。此外， Slack還集成了文件共享系統，包括 Slack、 Google Doc和 Dropbox中的文件，這些文件可以通過內置的搜索工具進行搜索。

Slack同時擁有網頁、視窗桌面、 iOS和安卓應用。Slack目前有免費版，標準版（每月6.67美元）和加強版（每月12.5美元）。對于小型團隊來說，免費版本已經足夠了。

Baklib是一款簡單易用的在線寫作工具，它可以在線制作產品手冊，幫助中心， FAQ, Guide，知識庫，產品介紹，開發文檔，在線手冊，發布在網站上，幫助團隊協作，學習培訓，文化建設，幫助企業數字化知識管理升級。

操作簡單，十分鐘就能建立一個網站（空間），二級域名的個性化設置，強大的在線編輯功能，可以即時寫入，即使網頁突然關閉，也能立即恢復內容，快速響應；對于網站（空間）的權限設置（私密性、公開性和口令存?。?，確保數據安全；內容展示界面劃分了多個欄目，便于查看和管理內容；并支持多種設備在線同步編寫存儲；全文檢索功能，快速查找所需內容。

Baklib的線上宣傳能力也很強，疫情期間，他不能出門見客戶，那么該怎么跟客戶溝通產品、介紹公司呢？Baklib可以幫助創建產品手冊和公司宣傳手冊，創建一個獨立的網站，用戶只需要把網站分享給客戶，就能看到公司的產品情況，幫助客戶進行線上營銷。

以上就是我個人認為比較適合中小團隊使用的協作工具，如果大家有其他適合中小團隊的協作工具，歡迎留言。