鴻翼&筑博設(shè)計(jì) KM知識管理項(xiàng)目案例

筑博設(shè)計(jì)成立于1996年，2019年在深圳交易所正式掛牌上市（股票代碼：300564），是具有建筑設(shè)計(jì)甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃甲級資質(zhì)、市政（道路、橋梁、給水工程）乙級資質(zhì)和風(fēng)景園林乙級資質(zhì)的綜合設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)。

擁有超過1700名專業(yè)技術(shù)及管理人才，其中高級工程師、博士、碩士共400余人。在15個(gè)主要城市設(shè)有辦公基地，項(xiàng)目覆蓋全國30多個(gè)省級行政區(qū)劃160余個(gè)城市，涵蓋多種業(yè)務(wù)類型，年完成建筑設(shè)計(jì)面積逾2000萬平方米。

建筑設(shè)計(jì)行業(yè)是典型的知識密集型產(chǎn)業(yè)，企業(yè)的業(yè)務(wù)活動伴隨了大量知識的生產(chǎn)、傳播和應(yīng)用，而傳統(tǒng)的企業(yè)知識管理手段十分粗放，不利于構(gòu)建以“人才”為中心的學(xué)習(xí)型和創(chuàng)新型組織。對于筑博設(shè)計(jì)而言，面臨如下挑戰(zhàn)：» 知識的傳承和轉(zhuǎn)化嚴(yán)重依賴于第一載體“個(gè)人”，而不是取決于第二載體“組織”知識的共享、協(xié)作、內(nèi)化和創(chuàng)造，缺乏科學(xué)的管理體系和方法支撐公司整體運(yùn)營和發(fā)展戰(zhàn)略。» 整個(gè)主流業(yè)務(wù)覆蓋全國30省160市，涉及到多個(gè)不同的業(yè)務(wù)歸屬地和業(yè)務(wù)單元，知識內(nèi)容碎片化、數(shù)量大、來源多，缺乏統(tǒng)一管理，累積了大量的知識壁壘。» 信息技術(shù)的快速發(fā)展，大大拓展了企業(yè)知識管理的邊界，提升了知識傳播的速度和便捷性，但同時(shí)也帶來了知識爆炸“迷茫癥”和知識資產(chǎn)“流失”等問題風(fēng)險(xiǎn)。» 城市設(shè)計(jì)、居住、產(chǎn)業(yè)園、綜合體、酒店醫(yī)療等不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的知識內(nèi)容和數(shù)據(jù)特點(diǎn)區(qū)別較大，需要一個(gè)統(tǒng)一的平臺和框架進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和個(gè)性化的融合管理。» 大量的知識內(nèi)容以CAD設(shè)計(jì)文件、圖形圖像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主，比較難去做一個(gè)結(jié)構(gòu)化的處理，無法精準(zhǔn)識別、搜索和利用。“隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化技術(shù)為我們提供了一種企業(yè)知識管理、傳承和創(chuàng)新的新手段與新契機(jī)。我們從19年開始在內(nèi)部去搭建這個(gè)知識管理平臺，那么，我也是從業(yè)務(wù)線轉(zhuǎn)到了這個(gè)板塊。”陳主任講到，他希望通過科技賦能讓知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)的一種新質(zhì)生產(chǎn)力，提高公司的核心競爭力和經(jīng)濟(jì)效益。

長期以來，筑博設(shè)計(jì)集聚了大量的專家資源，有一個(gè)專門的“筑博技術(shù)委員會”，這個(gè)是以項(xiàng)目特點(diǎn)去做一個(gè)劃分的，就像有城市設(shè)計(jì)、居住產(chǎn)業(yè)園、綜合體、酒店醫(yī)療等，每一個(gè)下面又包含了項(xiàng)目研究、技術(shù)資料、論文論著、成果案例等等。我們充分意識到，只有將我們的知識管理系統(tǒng)和核心流程與專家資源進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分利用和挖掘出專家擁有的隱性知識，才能建立一個(gè)真正專業(yè)有效、安全可靠、服務(wù)到位的知識管理體系和共享平臺。于是，公司在2020年專門成立了一個(gè)“知識管理中心”，明確了4個(gè)主要目標(biāo)：

分享：一個(gè)公司內(nèi)部項(xiàng)目信息、知識即時(shí)分享的線上平臺

效率：多個(gè)以快速應(yīng)用，快速反饋為目標(biāo)的設(shè)計(jì)工具庫

積累：一套促進(jìn)知識沉淀，增強(qiáng)競爭力的知識管理機(jī)制

成長：一套支持員工與企業(yè)共同成長的知識體系

知識管理是需要全員參與的事情，要能夠凝聚高層領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和基層員工的共識，“知識管理中心”要做的工作就是組織、鼓動和推廣，形成良性互動和正循環(huán)，讓知識持續(xù)不斷的產(chǎn)生價(jià)值，陳主任說道。

搭建過程

那么，我們其實(shí)總共是有7個(gè)步驟，我簡化了一下來說我們整個(gè)知識平臺搭建的一個(gè)過程：第一步：組建團(tuán)隊(duì)，明確我們的工作思路。這個(gè)是在整個(gè)開發(fā)過程中非常重要的事情，因?yàn)橹R管理一定是從上至下的，上端有足夠的支持力，才能夠推動我們下一步各個(gè)項(xiàng)目工作的穩(wěn)步向前。所以，我們在前期搭建了相關(guān)的集團(tuán)內(nèi)部的顧問委員會，由我們的集團(tuán)高級副總裁來擔(dān)綱掛帥，選了四家主要的分公司來參與我們第一期平臺的搭建，包括我們的城市公司總監(jiān)。第二步：確定了我們的核心的工作內(nèi)容，因?yàn)樯婕暗轿覀儗I(yè)內(nèi)的一些內(nèi)容特別的發(fā)散，所有問題不可能在第一階段100%解決，我們先解決百分之七八十。所以，我們首先是選了我們的主流業(yè)務(wù)居住建筑和醫(yī)療，第二是我們選取了培訓(xùn)模板、項(xiàng)目分享以及專題總結(jié)等五個(gè)模塊，先來做第一期知識平臺的搭建。同時(shí)，我們也有個(gè)實(shí)體的庫也是在做的，后續(xù)我們就會持續(xù)地去補(bǔ)充維護(hù)，然后根據(jù)業(yè)務(wù)反饋的一個(gè)情況再去做迭代。第三步：確定平臺的基本框架，我們前期是從業(yè)務(wù)的角度去仔細(xì)梳理了我們知識管理的幾個(gè)應(yīng)用的場景：場景1：培訓(xùn)，就是新人怎么樣快速去上手，提高新人的設(shè)計(jì)效率、設(shè)計(jì)水平，如制圖標(biāo)準(zhǔn)、建模技巧、表達(dá)技巧等；場景2：出具一些能夠快速出圖的模板文件、參考繪圖的優(yōu)秀例圖，如投標(biāo)模板、立面深化模板、施工圖例圖等；場景3：一些能夠快速套用的文件，部品模塊（CAD）、材料庫、樓戶型庫等，一些有用的、比較好的、有品質(zhì)的設(shè)計(jì)文件，我們希望它能夠沉淀下來；場景4：快速檢索公司內(nèi)外有的優(yōu)秀案例，我們內(nèi)部已經(jīng)建成了一些優(yōu)秀的項(xiàng)目案例，那么我們也希望有一個(gè)公司內(nèi)部的平臺能夠跨城市、跨分公司去分享這部分的內(nèi)容；場景5：我們的一些專題，對某些問題深入研究的資料，如強(qiáng)排、極小戶型、歸家流線等，內(nèi)部有一些在過程中產(chǎn)生的極好的經(jīng)驗(yàn)，我們怎么樣在這個(gè)上面去做沉淀和積累？我們前期梳理的典型的就是這么五個(gè)場景，再往下就是經(jīng)過我們多次和領(lǐng)導(dǎo)及不同業(yè)務(wù)部門一起推敲，最終形成了我們平臺一期的7個(gè)大的框架，包括工作指引、設(shè)計(jì)模板、設(shè)計(jì)素材、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目案例、專題研究和項(xiàng)目地圖。第四步：做內(nèi)部的業(yè)務(wù)線的調(diào)研。調(diào)研1：調(diào)研了4家分公司，中間有多級多次的座談會，從高到低有顧問級、部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)助理等，涉及到整個(gè)業(yè)務(wù)條線工作的每一級的同事；調(diào)研2：有做定向的深訪，比如說我們會對一些總店或者是一些業(yè)務(wù)比較專長的這種人員，去做一些定向的訪談；調(diào)研3：我們也有問卷的形式，去詢問一些比較可以定性的問題，希望大家能夠去給我們一些專業(yè)性的這種建議；調(diào)研4：我們也考察了公司，重點(diǎn)考察了深圳、上海和成都的標(biāo)桿設(shè)計(jì)企業(yè)，去做了一些訪談和了解，交流他們?nèi)绾未罱ㄟ@個(gè)體系。最后，我們收攏歸納形成了13類意見，涉及到平臺的框架、內(nèi)容和形式等方方面面，形成了我們平臺搭建比較重要的一個(gè)依據(jù)，包含檢索、速度、安全、參與機(jī)制、歸檔的形式、新人培訓(xùn)、地方性經(jīng)驗(yàn)共享、文本參考等，這些都是我們通過調(diào)研得到的一些比較專業(yè)性的內(nèi)容。第五步：確定合適供應(yīng)商。其實(shí)，我們也是多方比較之后選擇了鴻翼作為我們的這個(gè)知識平臺的供應(yīng)商。首先，確實(shí)需要找到有相關(guān)類似的業(yè)務(wù)應(yīng)用案例的公司會比較好，鴻翼做過天華知識管理體系的搭建，跟我們的業(yè)務(wù)是比較類似的；其次，我也解了一下對于知識管理有四大類的服務(wù)形式，我們最終選擇了具有獨(dú)立企業(yè)內(nèi)容管理產(chǎn)品的鴻翼作為我們的整體的供應(yīng)商。

第六步：資料收集與內(nèi)部需求梳理。在溝通過程中，鴻翼也給了我們一些很好的意見和建議，因?yàn)樗恢皇且粋€(gè)平臺，更是涉及到管理。比如說我們用戶端的需求梳理出來，可能就是戶型項(xiàng)目的戶型文本模型和范圖，平臺搭建后所有信息的錄入其實(shí)需要落實(shí)到所有數(shù)據(jù)的來源是誰，誰來提供這些資料，這個(gè)也是跟我們后期整個(gè)知識平臺運(yùn)維非常相關(guān)的事情。因?yàn)槟阋堰@個(gè)知識內(nèi)容做到持續(xù)，它應(yīng)該是有穩(wěn)定的一個(gè)來源，穩(wěn)定的一個(gè)上傳的路徑和穩(wěn)定上傳的一個(gè)方式，包括它的分類的系統(tǒng)標(biāo)簽的信息、展示的要求、推薦的邏輯等等，這些點(diǎn)都是跟整個(gè)鴻翼項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)逐項(xiàng)去討論確認(rèn)的。第七步：平臺建設(shè)。我們是從2020年的9月開始去做這個(gè)知識平臺的開發(fā)設(shè)計(jì)，三個(gè)月之后完成了所有模塊，到2021年的3月，在內(nèi)部正式上線。