項目管理工具會是產品經理的“止痛藥”嗎？
張詩雨
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2021-05-25 19:17
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摘要一個成熟且優秀的產品經理不僅需要具有產品思維，也需要用項目管理視角俯瞰整個項目執行過程遇到的進度和風險，及時調整項目推進方向和速度，按時保質的完成產品落地更是必備的看家本領，而項目管理工具就是產品經理手中最得力的秘密武器之一。
正文
1927年，寶潔公司第一次提出“產品經理”這個崗位概念。自此，隨著商品社會的不斷豐富，產品經理一職在越來越多的行業中流行起來。到21世紀初移動互聯網行業的異軍突起，以至于有人提出“人人都是產品經理”這個概念，讓這個崗位一度被捧上神壇，無數早期投身于互聯網行業的人都標榜自己是產品經理，畢竟這個頭銜往往代表著一個產品或項目的核心人物。
當越來越多的人沖著崗位高光奔赴向產品經理時，也有越來越多的人失望而歸，畢竟只有當了產品經理，才知道這個崗位到底有多窒息……
都說“沒有在深夜痛哭過的人，不足以談人生”，產品經理大概是互聯網公司里痛哭次數最多的崗位之一了：功能需求多排期緊、臨時變動頻繁、設想方案和現實成果差距巨大、部門間信息沒對標互相甩鍋、老板不懂業務目標制定冒進、每天忙忙叨叨但做了啥好像也不記得，復盤的時候總結不出一套方法論和項目經驗……每每想到這些，產品經理就心痛的無法呼吸。
01 任務節點繁亂復雜，功能延期無法按時上線
幾乎所有產品經理都經歷過功能上線延期的無奈。平時分配任務、對接需求的時候沒有聽到任何延期風險，但到點兒了就是沒法提測。這往往“得益于”一個項目或需求的復雜程度。
曉龍從事產品經理已經有5年了，他對于“復雜項目”的理解主要基于業務場景的復雜程度，這種“復雜”主要體現在周期長和跨部門協作兩個維度。他說：“周期長面臨的風險是各部門最終交付前，可能遇到很多臨時、突發的問題導致功能無法按時交付，最終使得整體項目延期；而跨部門協作面臨的風險就是部門間人員的排期協調會比較麻煩，像很多環節串聯的業務在實施時沒有辦法連續，這就導致任務分布沒法同步，不確定性因素增加，也會存在延期或其他突發變動。”
產品經理，就是負責產品整個生命周期的人。他必須要將復雜項目拆分成若干個任務，并指定人員按時按質完成。任何一環節的任務必須要做到有秩序有邏輯且按流程的拆解和下達，但由于人員在從中的不確定性，就導致往往“計劃不如變化快”，這往往是產品經理最頭疼的事情了。
02 需求方案臨時變更，人員協作無法實時對齊
項目功能評審時沒有任何異議，測試后發現實現的功能不是最初協商好的，結果費了半天勁，效果根本不像當初設想的那樣完美。這種期待與失望并存的挫敗感，往往也是產品經理的家常便飯。但畢竟每個崗位的職責立場以及視角的不同，對同一信息的認知無法對標，協作出現紕漏，這在任何團隊中都是再正常不過的事情。
尤其在互聯網公司里，產品從需求提出到功能上線，每一步都有嚴格的時間和流程的把控，每個環節間都處于耦合狀態，如果上一個環節的產出就無法達標，那就不僅意味著團隊要重新花時間彌補填坑外，連下一個環節也無法按時推進，這種環環相扣，牽一發而動全身的“瀑布式流程”關系，更需要嚴格掌握每個環節的完成節點與產出效果，這對于產品的整體質量而言都是非常重要的。
楊凡是一家互聯網媒體公司的產品經理，他對突如其來的“意外需求”早已習以為常，在向筆者解釋這種無奈時，他舉例說：“比如提出了5個需求后，產品、設計、開發、測試分別先后評估好完成時間，準備按計劃開始大干一場，但在實際執行過程中，老板或部門leader突然說再增加幾個小功能，這時需求方案就發生變動，之前評估的時間可能作廢，也可能重新再按優先級梳理一遍，再加上別的項目臨時插進來的小修小改，雖然耗時不多，但一來二去協調、確認再修改耗費的時間加起來也得按天甚至按周算了，到最后就可能和一開始的計劃相去甚遠了。”
在一個產品完整的生命周期中，確定需求是第一要務。如果需求經常變動會導致產品設計、開發邏輯和測試用例的重構，甚至是已完成的工作都要推倒重來，不僅讓團隊成員產生挫敗感，還讓產品經理在團隊中的威信大打折扣，影響整個團隊協作的凝聚力。
從行業普遍情況來看，這種臨時和突發性的變動多是來自“人”——無論是團隊成員個人能力差異、老板突發奇想的功能需求，還是協作時人員間的銜接失誤，“人”都是導致這些意外發生的最不確定因素。
03 日常工作細碎飽和，方法經驗無法及時沉淀
一個大神級別的產品經理一定會在豐富的項目經驗后，沉淀出屬于自己的方法論，以便更好的做自己的職業規劃或是傳授崗位經驗給新手培養團隊。所以說，產品經理是一個很依賴深度思考的崗位，除了執行力和項目管理能力外，他們還需要有透過現象看本質的思維能力和復盤總結能力。
但一個剛工作沒幾年的產品經理，往往都被雜亂瑣碎的工作填滿時間，每天加班開會處理小問題忙到虛脫不說，更別提是否還有精力進行深度思考與復盤了。對于任何一個崗位職業來說，沒有經驗的沉淀，就無法拓寬產品經理職業發展道路，無法勝任更重要的崗位，承擔更重的責任，及時做到經驗沉淀和提升方法的總結，不斷優化今后的工作方式，都是必須要突破的天花板。
按照管理學對項目管理這一分支學科的定義，項目管理是指 “在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望的過程” 。項目管理制也是不少企業讓業務更高效落地執行的重要形式，但從現實角度來看，大多數中小型互聯網公司并不會專門設置項目經理的崗位。
所以，“靈魂人物”——產品經理再次上線。這時產品經理的崗位職責就不單純在于完成前期的產品策劃，還需要承擔項目經理的一部分工作，比如跟進項目進度，必要時還得協調任務分配、爭取研發資源、解決需求沖突，以確保項目按時按質完成最終上線。
不過光看上面那些產品經理的痛點，就已經讓不少想從事產品經理崗位的新人打退堂鼓了，但好在這些痛點有項目管理工具這個“止痛藥”可以緩解，但它們是如何協助產品經理保障復雜項目按時上線呢？
圖片來源于：人人都是產品經理網站
01 看板甘特圖，方便產品經理及時跟蹤項目進度
在項目啟動階段的重點是做計劃，計劃為綱，包括產品策劃、提前識別風險、完成需求評審會，得出項目排期表；在實施階段的重點是監控進度，監控進度有幾個工具：項目排期表、任務進度表、每日站會等等，而且項目計劃需要在實施階段根據實際情況動態調整。
用項目管理工具中的看板或甘特圖功能，查看項目節點時間查看、跟蹤項目推進進度是項目管理工具最具價值的功能之一，甚至可以讓在項目里的不同角色從對自己有利的角度去篩選俯瞰視角，查看需求優先級以及認領具體任務的同事。
圖片由采訪對象提供
提起項目管理工具在推進項目中起到的作用，曉龍說：“首先是項目在線狀態的實時傳達，像jira這種內部產研通用的項目管理平臺，會在每一個子項目狀態發生變更時強提醒的功能是最全的，但是對于產品經理來說太重了，或許對于研發更友好，主要是jira 的在線文檔體驗太差，不過我們或許也不是它的目標用戶。”
楊凡所在的公司用得項目管理工具是Teambition，他說Teambition最大的好處就是可以和釘釘打通，無需打開軟件就能隨時查看到項目進展。
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02 變更信息歷史記錄，讓成員“甩鍋”有據可查
評審會是產品經理的“戰場”，因為提需求和實現需求的人代表著團隊中的兩個角色，他們基于自身角色的視角，對于需求的實現難度和優先級有爭論是非常常見的。
但因為項目復雜，任務節點眾多，很多在評審會上達成的一致，由于各種各樣的原因在執行過程中無法被充分理解，造成成果和設想的偏差，這個時候再各種推諉甩鍋已經毫無意義。但我們可以利用項目管理工具，讓團隊適應項目開發從計劃到落實的節奏。
在評審會結束后，及時將計劃落實到可執行的單元和可執行的人，將計劃落實到具體任務上，以任務驅動開發過程，任務落實到責任人，任務要標明截止日期。明確項目參與人員，以及各環節所需時間（比如交互、視覺、開發、測試需要多少時間），完成排期或確定最終上線時間，并獲得項目成員承諾。
在此，通過一定的工具來管理，是十分必要而可控進度的。例如Worktile團隊旗下針對中小型團隊推出的PingCode，就能用任務驅動方式將開發計劃落實到任務和可執行的人，用最直觀的方式告訴負責人項目整體的狀態、執行者的情況、項目的進展和狀態如何等等。
除此之外，評論功能可以讓參與人員針對需求的全流程推進進行意見發表和討論，讓爭論有據可查，產品經理在做項目復盤時可以根據團隊人員間的互動，追根溯源找到問題所在，有利于提升整個團隊的配合度。當然，工具的靈活使用程度，也需要團隊根據實際情況共同開發。
03 日報周報知識沉淀，協助產品經理做好項目復盤
完成項目上線不是項目的終點，在收尾階段的重點應是復盤總結，沉淀項目經驗教訓，為后續項目沉淀經驗資產。
圈圈作為一名產品經理新人，她覺得除了項目管理工具大同小異的進度跟蹤外，能有網盤功能，沉淀工作日志和經驗的Worktile，給她的工作提供了很多能力提升上的便利，“Worktile能提供無存儲上限的網盤，我入職后看到了之前的產品經理留下的項目文檔和資料，借鑒學習到了不少項目經驗，對我之后的能力提升有很大的幫助。”
一個具有項目思維的產品經理，往往會靈活運用工具讓自己和團隊工作更加方便高效。如何將人的主觀能動性和項目管理工具的智能化結合起來，我們為你提供了以下幾點Tips：
- 盡早鋪路：給提前準備兩到三個方案版本，并明確每個版本的側重點，利用項目管理工具附件功能，及時上傳多版本方案，以便遇到突發情況時有備選方案替換；
- 主動把控：主動并隨時用項目管理工具查看項目進度，發現項目推進存在的問題，做好進度管理和風險控制；
- 隨時記錄：遇到臨時緊急的變動，及時用協作工具做好需求變更記錄，并快速調整以應對變化；
- 對標到人：在評審會上，就確保與會人員對于項目目標達成一致，且需要對需求內容進行充分評審，盡可能暴露潛在問題或風險，并及時用項目管理工具將任務分配到人；
- 及時總結：避免重復性且低效的雜活，養成及時反思、復盤總結的習慣，沉淀文檔，利用項目管理工具形成項目知識庫，比如接口文檔、產品規則說明、產品參數整理等等，以此來提升下一次項目把控的能力。
當然，產品經理并非在任何項目中都需要依賴工具進行管理把控，但底層邏輯都是——如何在復雜多變的環境中做好一件事。因此，懂得運用項目思維，對于產品經理來說，必然是有百利而無一害。目前在互聯網大廠中，已經有越來越多的產品經理正在考取相關資質證書，這也會從另一面推動項目管理工具的普及與迭代，或許到那時，項目管理工具才能真正被稱為是產品經理的“止痛藥”吧。
（文中曉龍、楊凡、圈圈均為化名）
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