如何在會議活動中提高效率？

會議活動作為一種上傳下達、內外交互的管理手段，是公司管理與企業交流之間不可獲取的方式之一。會議活動是以協作的形式展開，其中最大的成本是時間成本，而時間屬于一種零和資源，一旦消耗就無法再生。因此，舉辦會議活動的效率也在一定程度上反映了公司的管理水平，是一種軟實力的體現。會議活動組織者想要提升公司的軟實力，從而提高公司的競爭力，必須要關注到活動會議的效率和質量。

那么，到底該如何做，才能讓會議活動變得更開放、有效而富有建設性呢？接下來，我們從【組織者】和【參會者】兩方面來聊聊如何提高會議效率，希望能給準備開會的你或正在開會的你，有一點啟示。

組織者

一、必要準備是前提

不管是公司內部會議還是大型會議活動，組織者都必須要做好會前準備。

1.明確目的

明確目的，是舉辦活動會議前要做的第一件事。明確這場活動會議是需要做出一個決議、解決一個問題，還是同步一個信息？

活動會議中所有的行動，都是圍繞目的展開。如果活動會議組織者沒有想清楚會議要解決的根本問題是什么就匆忙召開會議，一場沒有目的的活動會議，就像海上沒有指南針的船只，漫無目的的航行，只是在浪費生命。

2.設定議程

會議活動的議程是前期準備中的重要一環。它既是活動會議能夠按照既定流程順利開展的重要線索，也是參會人員參會的指南手冊。

小到部門周會，大到國際活動會議，在舉辦前夕，會議活動組織者都需要設定明確清楚的議程。根據活動會議目的，設計出一套合理的流程，其核心在于對問題的澄清和提出建設性的解決辦法，其中的每一項討論都必須要控制時間，不能任由發言人泛泛而談，海闊天空。

在活動會議開始前，組織者需將制定好的議程表發送給參加會議的人員，使他們能了解本次活動會議的目的、時間和內容，提前安排好手頭上的工作，同時能有充分的時間準備相關的資料。嘉賓發言人可根據具體時間安排來控制自己的表達時間。

技巧推薦

在面對需要持續3—5天，演講嘉賓過千，上百個分會場的會議日程安排時，僅靠人工來進行日程排布，不僅耗時耗力，而且極易出現錯誤沖突的日程安排。

面對這些困境時，許多活動會議組織者都選擇使用了百格活動的日程管理功能。通過系統化的日程編排和管理，幫助組織者輕松搞定繁瑣復雜的日程安排，讓活動會議有條不紊的按照安排好的程序一一進行，同時讓參會者更加清晰的了解日程。      

(第五屆NJSD全球軟件大會部分日程展示)

3.角色分配

《哈佛商業評論》的調研中曾提到，一場高效的會議一定會明確好設定角色：主持人、決策者、參與者、記錄者等，具體到每一個人身上。

通過角色的設定，可以讓每個參會人員都緊張起來。如果不設定角色，那么很多人參會其實都是不在狀態的！因此，組織者需要在會前明確每個參會人的角色，且在明確角色之后告知相應參會人提前進行準備。

主持人 

根據活動會議內容和深度選擇可以勝任的主持人。公司內部會議時，主持人通常是決策者或者執行負責人。

主持人在會前，花2—5分鐘進行有意義的開場陳述，再次闡明本次活動會議目的及今日議程，這樣做的好處是不會跑偏、不會超時，且保證活動會議結束有結果。主持人的另外一項重要職責是，嚴格按照議程的時間組織討論，并在每個環節給出時間提示。避免出現前面的嘉賓發言時長不受控制，后面時間不夠的情況。

決策者

一般為公司領導或者活動項目負責人。每次的活動會議都需要形成決議，一場沒有決議的活動會議依舊是低效甚至是無效的。在活動會議進行到最后的時候，由決策者做出決議，各項決議要有具體執行人員及完成期限。

參與者 

組織者需要根據活動會議的具體內容來進行參會人員的篩選。開會時，邀請和活動會議主題有關的嘉賓參加，對于直接負責會議主題的工作人員是必須要到場參加的，對于主題有著參與內容的工作人員也是需要到場參加的。

記錄者

每一場活動會議結束后都一定要有一個準確完整的會議記錄，記錄者在會議結束后，需要盡快將會議記錄發布出來。一般小型會議，簡單記錄時間、人員、主題、主要事項、結果等內容即可。

重要會議時，記錄者則需要重點記錄以下內容：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的相關活動；

（2）會議中各方討論、爭論的焦點及其主要見解；

（3）重要領導或代表人物的言論；

（4）會議中已議決的或議而未決的事項。

記錄者不僅是指文字記錄，必要時需要搭配影像記錄者。

二、控制得當是核心

會議活動局面控制不當，容易導致現場混亂、討論高度發散、內容缺乏深度等問題；沒有嚴格按照活動日程進行，導致時間嚴重拖沓……這些都是會中控制不當的表現。

議事過程作為會議的主體及核心部分，一旦出現會中控制不當的問題，就可以直接判定這場會議是低效的。

為了保證會議活動的高效，如無特殊情況都應盡量按照事先的議程安排進行。其中，主持人對整體局面的控制是核心。在會議活動中，主持人需要控制好每位嘉賓的時間，如果嘉賓發言時間過長，可適時打斷提醒一下，控制好整個會議活動的流程，確定會議活動能按照既定的日程來進行。同時記錄者也要全神貫注，記錄下核心內容。

三、后期跟進是必須

散會不追蹤，開會一場空。在整場活動會議結束時，組織者需要及時將活動會議中的重要內容發放給每一位執行人員，會議中的每項決議都要跟蹤、稽查，如出現意外情況時需及時進行調整，確保每項決議都能按時完成。

同時在會后，活動會議的組織者可對參會人員進行調查回訪，通過問卷調查的形式進行會后評估工作，通過對已經結束的會議的總結分析而獲得更高的辦會經驗教訓，使以后的活動會議質量越來越高。

 參會者 

哲學家貝克萊說過一句著名的話：存在即被感知。對于參會者而言，在會議活動前如何做到那么如何在會議中刷出存在感，讓大咖嘉賓或隱藏大佬感知到你呢？積極發言是最好的方法。

任何需要你發言的時刻，都等于把你置于舞臺之上。在活動會議中，你可以通過發言，把自己的觀點說給所有人聽，可以讓嘉賓或領導關注到你。不一定需要有什么建設性的意見和評論，只要是能闡述清楚本次活動及演講中產生幫助的語句、觀點，都會給你帶來與平時不一樣的關注。

想要在會議中明晰有力地表達想法、進行發言，你需要做到以下幾點：

一、會前做足準備：

1.事前必須了解活動會議目的、參會嘉賓情況、相關活動會議內容，做到心中有數；

2.花時間搜集資料，明確自己的觀點，選擇最有利的數據；

3.如果你需要活動會議中發言，必須事先準備發言腳本，提前演練，做到有備無患！

會中明確表達

1.要根據會議時間長短、發言人數多少，掌握好發言的時長；

2.簡潔明了的說出自己的想法和觀點，不要過多地講別人已經講過的觀點，也不要過多地重復強調自己的某個觀點；

3.不要害怕別人的質疑和與人爭執，碰撞才會有觀點產生，好的思想碰撞可以為現場參與者留下深刻的印象。

無論你是活動會議的組織者還是參會者，都需要明確的一點是：活動會議就是大家在一起解決問題，而不是制造問題。

活動會議組織者通過有效的會前準備、會中控制、會后跟進，參會者在會中積極主動表現，才可以從根本上讓活動會議成為真正成為激發創造的源泉，高效達成活動會議的最大公約數。