會議活動中的常用工作方法
很多會議活動組織者大多都是從活動執(zhí)行者開始做的，有的執(zhí)行做的四平八穩(wěn)逐漸平步青云，而有的執(zhí)行往往只是在原地踏步。
但一位活動執(zhí)行要想晉升或想擁有獨(dú)立操盤一場大型活動的能力，就必須在工作過程中不斷學(xué)習(xí)與鞏固，只有基礎(chǔ)雄厚，才能一飛沖天。
這篇文章或許可以幫助你早日突破目前的思維怪圈。運(yùn)籌帷幄，方能決勝千里！
一、明晰活動執(zhí)行的底層邏輯
目前有80%的活動執(zhí)行者認(rèn)為活動執(zhí)行是一件非常容易上手并且非常容易操作的工作，從來沒有想過活動執(zhí)行也是需要有底層思維邏輯的，但工作正如蓋大樓，在前期沒有打好扎實(shí)的底層基礎(chǔ)，層級永遠(yuǎn)都只會在底層徘徊，難以建起摩天大樓。
思維決定行為，行為決定成果。所以無論是初入職場的活動執(zhí)行者還是在行業(yè)內(nèi)深耕數(shù)年的執(zhí)行者都應(yīng)該在心里建立一個(gè)底層邏輯，我們將這個(gè)底層邏輯概括為12個(gè)字。
1.心有目標(biāo)
作為一場項(xiàng)目或者活動的執(zhí)行者首先要明確本次活動的目標(biāo)及任務(wù)是什么？是為了獲取精準(zhǔn)的目標(biāo)用戶？還是為了品牌宣傳？還是為了獲得銷售線索達(dá)到銷售業(yè)績？
只有每一次都明確活動執(zhí)行的目標(biāo)，才能精準(zhǔn)、高效的做好每一場會議。用已知目的來優(yōu)化當(dāng)前的工作，自上而下的配合好各部門的工作，這樣才有可能逐漸擴(kuò)展工作范圍管理整個(gè)項(xiàng)目活動，而不僅僅只是做執(zhí)行層面的工作。
2.不斷推演
要做一場活動就需要制定一份詳細(xì)的計(jì)劃，但是這個(gè)計(jì)劃書出來后不能馬上就實(shí)施，需要一遍一遍做推演。
“推演”這個(gè)詞一開始屬于軍事上的術(shù)語，指揮官在打仗前會在沙盤面前一遍遍推演敵人進(jìn)攻的路徑以快速做出反擊。
做活動也是如此，在實(shí)施策劃前，執(zhí)行者能夠做到多想幾步，先去推演和模擬這個(gè)活動方案是否可行，再進(jìn)行實(shí)際執(zhí)行。長期這樣考慮問題有助于初期的活動執(zhí)行者培養(yǎng)一個(gè)系統(tǒng)化的思維。
3.注意細(xì)節(jié)
會議活動在發(fā)展與演進(jìn)的執(zhí)行過程中是有一定的行業(yè)規(guī)范制度以及方法的，按照步驟及方法來執(zhí)行一般是不會出現(xiàn)問題的。但是！執(zhí)行過程中最重要的一個(gè)點(diǎn)就是——細(xì)節(jié)。
如果說一場活動完成度是80%，可能會因?yàn)橐粋€(gè)小細(xì)節(jié)的失誤而滿盤皆輸，不要以為轟轟烈烈的統(tǒng)籌活動是項(xiàng)目經(jīng)理的工作，其實(shí)真正與人拉開距離的就是一點(diǎn)一滴的小細(xì)節(jié)。對于一場活動而言，細(xì)節(jié)可能就在于一個(gè)小小的禮物設(shè)置上或是邀約的話術(shù)上。
4.及時(shí)復(fù)盤
在活動結(jié)束后，活動執(zhí)行的負(fù)責(zé)人也就是項(xiàng)目經(jīng)理都會和主辦方共同開一個(gè)復(fù)盤總結(jié)會。目的就是為了檢驗(yàn)現(xiàn)場活動人員的執(zhí)行情況以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。
我們需要及時(shí)復(fù)盤整場活動以便更好的執(zhí)行未來的活動，在這里，我將復(fù)盤步驟具體分為以下四點(diǎn)，可在活動結(jié)束時(shí)及時(shí)對照盤點(diǎn)。
二、活動任務(wù)的整體協(xié)調(diào)分配
做活動執(zhí)行是一個(gè)有組織性的活動，現(xiàn)在市場上對活動執(zhí)行崗位的職責(zé)已經(jīng)不再是單一化的操作性能，他需要同時(shí)兼?zhèn)洳邉潯?zhí)行、推廣等任務(wù)。同時(shí)執(zhí)行過程也是一項(xiàng)多人協(xié)助配合的過程，那么做為一名合格的活動策劃人需要具備的就是調(diào)配好各方工作任務(wù)，讓更多人的人合理的配合你的工作，這也是行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
當(dāng)然最重要的一點(diǎn)就是對于整體活動工作任務(wù)的統(tǒng)籌，這里我將它可以分為對外與對內(nèi)兩大部分，接下來我們分別介紹這兩大塊。
1.對外聯(lián)系客戶
活動執(zhí)行者與客戶溝通比銷售來說要簡單的多，主要是涉及活動中嘉賓與客戶到場情況。但一定要確保例如與甲方商定合作意向時(shí)需要選定時(shí)間、地點(diǎn)、形式、參與人物與甲方反復(fù)協(xié)商并溝通確認(rèn)。
具體操作步驟可按以下具體流程進(jìn)行操作：
?1. 宜提前2-4周邀約客戶，通過電話、短信、微信、微博、APP通知、張貼海報(bào)等形式最大廣度深度邀約（以下邀約次數(shù)根據(jù)會議重要程度來判定）
?2. 活動前1周再次聯(lián)系客戶確認(rèn)來否
?3. 活動前3天再次聯(lián)系客戶確認(rèn)來否
?4. 活動前1天再次聯(lián)系客戶確認(rèn)來否
?5. 注意確認(rèn)人數(shù)，1張邀請函僅含1位客戶，以確保人數(shù)與計(jì)劃基本一致
?6. 編制和打印來賓名單，分為帶電話和不帶電話兩個(gè)版本，主要工作人員持有帶電話版本
?7. 活動當(dāng)天向來賓發(fā)送短信，提醒時(shí)間、地點(diǎn)、流程、天氣、著裝要求、安全事項(xiàng)等
2.對內(nèi)制定計(jì)劃
一個(gè)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行效率的高低會直接影響活動的準(zhǔn)備速度、資源數(shù)量、協(xié)調(diào)速度。而這與前期制定的計(jì)劃是分不開關(guān)系的，建立活動執(zhí)行表及精細(xì)的任務(wù)清單其實(shí)都能夠幫助活動執(zhí)行者能夠更好的完成工作任務(wù)。
一般活動策劃都會提前準(zhǔn)備執(zhí)行案，而建立活動執(zhí)行案的目的就是為了提高所有活動執(zhí)行成員之間的協(xié)調(diào)配合度以及執(zhí)行者的效率，提前制定好活動進(jìn)度、工作流程及人員分工的甘特圖，可以有效的指導(dǎo)自己以及相關(guān)活動人員高效的執(zhí)行。
1）工作流程——場地與硬件方面
在場地與硬件方面，活動執(zhí)行需要盡早確認(rèn)場地，簽訂好場地租憑合同。
硬件方面的具體配置準(zhǔn)備情況如下：
?1. 桌型：確保桌椅數(shù)量、質(zhì)量符合要求。
?2. 舞臺：確認(rèn)尺寸和高度，地面材質(zhì)，升降機(jī)等。活動前1天完成搭建。
?3. 舞臺背景：確認(rèn)LED屏幕或噴繪背景板，確認(rèn)舞美設(shè)計(jì)稿，活動前1天完成制作和安裝。
?4. 音響：確認(rèn)音控臺、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒（手持、鵝頸、頭戴各需幾個(gè)）、話筒架、電腦等設(shè)備。活動前5小時(shí)到位，活動前2小時(shí)調(diào)試完畢。
?5. 燈光：確認(rèn)LED大屏、燈控臺、燈光架、各種燈的數(shù)量、電源及電線等設(shè)備。活動前5小時(shí)到位，活動前2小時(shí)調(diào)試完畢。
?6. 其他設(shè)備：搖臂攝像機(jī)，無人機(jī)攝像機(jī)，干冰機(jī)，泡泡機(jī)，紙炮等。
?7. 大屏畫面內(nèi)容：根據(jù)節(jié)目單確認(rèn)內(nèi)容、排序。事先錄入電腦。
?8. 音樂：確認(rèn)暖場、開場、上場音樂，所有伴奏音樂排序。事先錄入電腦。
?9. 確認(rèn)宣講材料，事先錄入電腦。
?10. 后臺：預(yù)備演員換裝、化妝、候場空間，方便上下場。
?11. 化妝間要求：照明充足。考慮到化妝師長時(shí)間彎腰操作，盡量安排合適高度椅子和化妝師用高腳椅。
?12. 造型間要求：有充足電源插座，方便各類美發(fā)小電器。
?13. 更衣室要求：設(shè)穿衣鏡、掛鉤等，如有鑰匙柜更佳。
?14. 貴賓休息廳：考慮貴賓動線，服務(wù)人員、茶水點(diǎn)心、鮮花等。
?15. 外部布置：簽到背景板、各種指示牌、紅地毯等的設(shè)計(jì)、制作、安裝。活動前1天完成。
?16. 車輛：確認(rèn)貴賓接送、來賓車輛動線、泊車位、保安引導(dǎo)等問題。
?17. 大型物料的提前進(jìn)場：如展示板、展示柜等。
?18. 小型飾物：氣球、彩帶、鮮花、席簽等。
?19. 工作人員休息處、飲用水、盒飯等。
2）工作流程——內(nèi)容、文件方面
對想舉辦活動會議的組織者來說，準(zhǔn)備嘉賓的演講稿和現(xiàn)場所需資料是最花費(fèi)時(shí)間的，不斷地會有新增材料以及新增嘉賓信息，如果不提前規(guī)劃準(zhǔn)備好，到現(xiàn)場只會是一團(tuán)亂麻，還需要消耗時(shí)間重新來過。
可以提前將所需材料統(tǒng)一制表按照excel模板整理好，接著按照新增和修改的直接進(jìn)行手動操作即可。
如果認(rèn)為excel表格也比較麻煩的話，這里強(qiáng)烈推薦我經(jīng)常使用的百格活動平臺中的一項(xiàng)功能，那便是——“嘉賓與日程項(xiàng)”。
（↑百格活動“嘉賓與日程項(xiàng)”功能）
它可以將嘉賓、主持人、宣講材料、領(lǐng)導(dǎo)講話都能統(tǒng)一制作成電子日程。在電腦上傳好，直接可以在手機(jī)小程序中快速查看，方便又省事。并且還支持進(jìn)行在線修改，省去了不少保存文檔的不便。
三、推廣溝通能力
1.推廣方面
通常情況下，一般的活動執(zhí)行是不涉及到“推廣”這項(xiàng)內(nèi)容的，但是作為活動執(zhí)行總監(jiān)或想成為總監(jiān)的活動執(zhí)行員來說，這是必須要必備的技能。畢竟沒有推廣就沒有參會者，活動便很難組織開展起來。
相比較專業(yè)的活動營銷人員，活動執(zhí)行者需要做的便是提前想好推廣的人群以及與選定好的媒體渠道進(jìn)行溝通對接。常規(guī)情況下，做到以下幾點(diǎn)即可。
推廣具體步驟：
?1.事先選定媒體名單，提前邀請媒體記者，編制簽到表。
?2.事先考慮視頻媒體攝像機(jī)數(shù)量，安排拍攝機(jī)位。
?3.事先寫好新聞通稿，媒體簽到時(shí)分發(fā)。
?4.活動結(jié)束當(dāng)天或第二天收集各媒體發(fā)布的圖文、視頻報(bào)道。
?5.內(nèi)部媒體：事先安排好攝影師、攝像師、文字記者等。
?6.內(nèi)部媒體：網(wǎng)站、微信、微博、郵件等及時(shí)撰寫發(fā)布。
2.溝通方面
組織一場活動需要面對很多人，這就意味著需要與很多人進(jìn)行溝通交流，如果稍有情緒波動或是溝通不暢就會產(chǎn)生沖突，導(dǎo)致活動的效果大打折扣。會場中會有來自天南海北形形色色的人，換言之，活動執(zhí)行者能夠擁有與不同人群交流的機(jī)會，好好把握這種交流機(jī)會，他能幫助你建立良好的人際關(guān)系，也是將來的客戶資源。
以下是幾點(diǎn)會場中的溝通小技巧送個(gè)你：
1）介紹對方
在會議活動中如果涉及到介紹對方時(shí)，先說人名后說身份，效果可能會更好一些。另外在介紹其它人的時(shí)，用職業(yè)、愛好和一、二件有閃光點(diǎn)的事情，引出他喜歡的話題，會讓別人的印象更加深刻，別只考慮自己的回報(bào)。
2）交流自然
在與客戶交流過程中不要急于表達(dá)自己，在對方完整表達(dá)好需求后，可以先來點(diǎn)目光鼓勵，接著再表達(dá)你的觀點(diǎn)。不知道應(yīng)該怎樣回答或不知道如何表達(dá)，應(yīng)該看著提問者，微笑著告訴對方，“我得花點(diǎn)時(shí)間想想怎么回答”，然后默默換個(gè)話題。
3）陌生人攀談技巧
在會場中涉及跟很多陌生人攀談，可以先仔細(xì)觀察對方，了解對方身上中一些細(xì)節(jié)和穿著，通過來參加活動花費(fèi)時(shí)間、居住城市、著裝、飾物，這些話題會很容易打開話匣子。
4）提前了解
將到場客戶資料以及愛好收集一下，提前做些功課和準(zhǔn)備，確定自己要表達(dá)的觀點(diǎn)，可以把注意力也關(guān)注在大家討論的話題上，表述時(shí)會更有激情。
5）學(xué)會告別
在結(jié)束談話時(shí)可以描述一下自己快樂的感覺，最好說出對方的名字。
如：
張xx，感謝你對xx的建議，跟您交談很愉快；
xxx 很高興與您交流受益良多，希望您旅途愉快一切順利。
四、精細(xì)化活動的必備技能
每次活動結(jié)束后，都必須要對整場活動的數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步分析。身為活動執(zhí)行者，只有和數(shù)據(jù)做朋友，你才能知道哪一個(gè)主題分會場的人員是最多的？哪些入口是之后需要重點(diǎn)分配人員進(jìn)行服務(wù)的？同時(shí)數(shù)據(jù)還能告訴你，本次活動預(yù)期的效果與實(shí)際效果的落差及對比在哪里？
可以說活動必不可少的就是數(shù)據(jù)分析，身為整場活動的經(jīng)歷者與真實(shí)體驗(yàn)者的活動執(zhí)行必須要有基本的數(shù)據(jù)分析能力。數(shù)據(jù)可視化是數(shù)據(jù)分析的主要方向之一，這不僅是自己理解方便，也是向老板匯報(bào)工作時(shí)最直觀、最簡單的表現(xiàn)形式。
當(dāng)然在數(shù)據(jù)界也有著一句經(jīng)典名言：“字不如表，表不如圖”。
（↑百格活動數(shù)據(jù)分析功能）
善于通過數(shù)據(jù)來獲取活動的效果反饋，不斷找到數(shù)據(jù)種變化與上漲幅度，試著分析原因，并不斷調(diào)整自己在執(zhí)行過程中的問題。可視化數(shù)據(jù)不僅表現(xiàn)在數(shù)據(jù)美觀、解讀精準(zhǔn)以及實(shí)時(shí)更新，更是每一位活動執(zhí)行安（升）身（職）立（加）命（薪）之本吶！
五、現(xiàn)場處理能力
1.外在處理表現(xiàn)
活動執(zhí)行總監(jiān)需要在會議提前一天到達(dá)現(xiàn)場，對活動執(zhí)行團(tuán)隊(duì)中的成員及志愿者進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)及講解，現(xiàn)場示范打樣并及時(shí)給予優(yōu)化建議。除此之外便是需要根據(jù)客戶的需求，依據(jù)活動方案，監(jiān)督和指導(dǎo)推廣活動的現(xiàn)場運(yùn)營。
活動執(zhí)行常見具體步驟參考：
?1. 總控：不要滿場亂跑，要定位在所有人能找到的地方。
?2. 舞臺監(jiān)督：務(wù)必安排專人，熟悉甲方領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的人擔(dān)任。確保舞臺上所有事按臺本進(jìn)行，而不是主持人報(bào)節(jié)目后人還沒到。
?3. 總控及主要工作人員需隨身攜帶文件：客戶名單（帶電話號碼）、執(zhí)行臺本。
?4. 開場前半小時(shí)，如客戶到達(dá)人數(shù)仍較少，需致電聯(lián)系并告之行車路線、泊車方式等。
?5. 簽約儀式：桌椅、文本、簽字筆，確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)上臺動線、座位，禮儀上臺、傳遞物品動線。
?6. 頒獎/授牌儀式：頒、受人員上臺動線，禮儀上臺、傳遞物品動線。
?7. 頒獎/授牌物品的事先放置，移動至舞臺的時(shí)間和人員。
?8. 抽獎：如電子形式，事先將人員名字或編號錄入電腦，調(diào)試抽獎軟件。
?9. 抽獎：如傳統(tǒng)形式，簽到時(shí)分發(fā)一式二聯(lián)的抽獎券。確保每券入箱
?10. 大量抽獎一般為至工作人員處領(lǐng)獎，少量大獎一般為上臺領(lǐng)獎。
?11. 明確被抽中人如不在現(xiàn)場，中獎號是否有效。
?12. 費(fèi)用的分發(fā)：事先把演員、媒體的費(fèi)用現(xiàn)金準(zhǔn)備好用信封裝好寫上名字，開場前分發(fā)。也可事后以電子支付方式。
?13. 救場：如出現(xiàn)突發(fā)狀況，需主持人或有人執(zhí)行主持人義務(wù)，確保舞臺上不能空著。
?14. 如出現(xiàn)安全緊急事故，第一時(shí)間用擴(kuò)音話筒指揮全體人員有序離場、疏散。
?15. 客戶經(jīng)理/銷售人員在過程中，需做好迎賓、陪同、送客等，并隨身攜帶足量名片，盡可能多的認(rèn)識客戶。
2.內(nèi)在處理表現(xiàn)
除了外在表現(xiàn)出來的具體執(zhí)行流程外，內(nèi)在的基本條件也是少不了的
1）膽大心細(xì)
粗枝大葉的馬大哈可能會有一個(gè)驚人的創(chuàng)意，但很難做成一場驚艷的活動，對細(xì)節(jié)的忽略往往會造成活動執(zhí)行過程中的手忙腳亂，執(zhí)行人員往往叫苦不迭。
身為執(zhí)行經(jīng)理內(nèi)在一定要具備膽大心細(xì)的能力，頭腦風(fēng)暴時(shí)的思想可以是天馬行空、無所忌憚的，但是一旦落實(shí)到執(zhí)行的層面就需要面面俱到，注重細(xì)節(jié)，這是每一個(gè)執(zhí)行者都需要必備的能力。
2）隨機(jī)應(yīng)變能力
100%沒有差錯(cuò)得到活動幾乎是不存在的，或多或少都會面臨一些問題。一個(gè)優(yōu)秀的活動經(jīng)理能夠脫穎而出最重要的表現(xiàn)，就是在對一些復(fù)雜的突發(fā)問題以及非規(guī)范問題的妥善處理上。
例如在執(zhí)行過程中遇到成員不配合的情況時(shí)，最先要確認(rèn)下任務(wù)是否明了，可以重復(fù)讓隊(duì)員再次確認(rèn)好，如果還是不配合便快速找人替代，確保會場順利進(jìn)行下去，事后再找其會談并進(jìn)一步了解原因。
3）抗壓能力
一場活動在前期需要籌備諸多工作，同時(shí)也需要跟很多人溝通對接，遇到上述突發(fā)狀況情況，還需要熬夜處理問題，所以要有強(qiáng)大的內(nèi)心承受能力來抵抗這些，但說到底，哪一項(xiàng)崗位工作不需要強(qiáng)大的內(nèi)心呢？既然選擇了這條路，就選擇熱愛。
