如何應對活動可能出現的意外情況？

良好的風險管理有助于降低決策錯誤的概率、避免企業損失。真正的風險管理不是一次性的管理，而是應該有規律地貫穿在項目的全過程中。那么如何將風險降到最低，讓活動中容易出現的問題在一開始就得到很好的處理？這是我們今天重點考察的問題。（文末附贈10大風險把控清單）

一、不確定性成本因素

除了容易發生的意外情況，每一項活動的成本都是存在不確定性因素的，也就是不確定性成本。這種因素存在的概率和發生情況我們都無法判斷，因此，了解導致項目成本不確定的原因并對其施加全面的管理和控制是非常必要的。

1.預測導致的不確定性

人們往往希望成本預算能夠反映出市場中社會必要勞動時間的正常情況，但實際預測的科學性和確定性卻遠遠達不到要求。這是因為預測是對人行為或后果的估算，而人的行為會由于預測而改變，這是預算出現問題的一個重要因素。

2.決策導致的不確定性

每一項決策過程，都是依據目前所掌握的成本信息提出充分的備選方案，最后在備選方案中選取最優，然而美國管理學家赫伯特·西蒙對此就提出了質疑，他認為人所具有的有效理性不允許決策者掌握足夠多的信息，也就沒有足夠多的時間做出最優選擇。因此，我們要確定的是在做選擇之前一定要掌握足夠多的信息。

3.整場活動管理的不確定性

整場活動開始執行的過程，一直都會處于很多組織的管理之下，同時還會受到媒體訊息、熱點變化、市場等方面的制約，必然會導致項目成本的不確定性。雖然成本不確定性是存在的，但了解到這樣的情況后就可以幫助我們盡量減少不確定因素的發生并控制成本的超支。

二、風險應對通用措施

1.減輕風險

實踐證明，在活動執行過程中若不按規范辦事就容易犯錯，造成項目資源的浪費和損失，想從戰略上減輕活動執行的風險就必須要遵守基本程序，不可圖省事、走捷徑。

2.預防風險

在制定組織結構方案時就需要合理地設計，這樣才能有效預防風險。在資金、經驗、技術、管理、人員分配與資源分配方面都應做好一定的預防。

3.轉移風險

轉移風險的目的不是降低風險發生的概率和不利后果的大小，而是在活動中有風險事故發生后，將損失的一部分轉移到活動以外的第三方。一般在資源有限，不能實行減輕或預防風險的策略，但潛在損害很大時可采用此策略。

4.回避風險

主動放棄一些難以完成的活動目標與執行方案，認為是回避風險的一種策略。

三、活動會議流程中如何應對？

1.策劃前要做到嚴謹、細致

資深會務工作者都很清楚一個硬道理：“會前準備工作比什么都重要！”因為會前的準備工作就像是騎士手上的刀刃，“工欲行其事，必先利其器”。騎士手上的刀刃，如果能夠在上戰場前磨鋒利了，那么在戰場上手起刀落，任何事都迎刃而解。

在一般戰場情況下，部隊在作戰行動實施之前。都會通過作戰態勢做演練，根據不同的推算情況，做出相應的應對措施計劃，從而確保整場戰事活動從發起到結束是在可控制的范圍內上演。這些事先準備好的應對計劃又稱之為預備方案，也就是Plan B。

所以作為活動策劃人，要盡可能多的設想幾個活動突發狀況預備方案，用來解決會議活動中出現的問題，一旦問題出現，可以在第一時間將方案用上，避免慌亂、手足無措情況出現。

具體方式：提前規避。

在活動執行前要有風險意識，風險是指現在還沒有發生，但將來可能發生的事件，這些事件一旦發生，就會對項目造成不同的影響。

為了避免風險帶來的破壞，所采取的措施活動就稱為風險管理。它通常包含以下內容：

1）風險識別；

2）風險排序；

3）制定風險管理計劃；

4）持續追蹤風險事件。

其中制定風險管理計劃又包括了規避計劃和應急措施。所謂規避計劃，包括了降低風險發生的概率以及降低風險發生時所帶來的影響。

2.會中安保措施管控要到位

活動中出現的突發狀況也有一些是難以預料或是難以管控的，安全保衛工作便是大型會議活動中重要的組成部分。

作為安保人員來說，營造安全穩定、和諧有序的會場治安環境是最基本的工作，除此之外，安保人員還需要時刻保持警惕，快速應對會場中出現的突發狀況。一個小小的意外失控，就會意味著整場活動的失敗。

為加強活動風險控制，安保工作要在活動中做到以下內容：

具體方式：“三嚴原則” 

1）“嚴格依法審批核實”

從源頭上仔細管控與核實大型活動中的人員信息以及相關具體內容。在大型活動前可根據人數情況向相關公安機關進行相關備案以及安排部署。

2）“嚴密制定預案計劃”

活動主辦方與承辦方必須在會議活動前夕對安保進行細致準備、超前預設，并進行多次演練。確保在活動安全工作上萬無一失，出問題也能第一時間做出反應，而非愣神恍惚。

3）“嚴控組織多措并用”

在安保行動中為保證不出差錯，必須有相關負責人在現場把握整體流程，組織整體團隊確保全力以赴。并且在會議活動期間，要時刻關注可能發生的各類突發事件，緊盯意外可疑人員，動用措施是要采取有力手段快速處理，緊急時刻要多種措施協同配合

只有盡力將安全隱患控制在可控范圍內，才能確保大會不受影響。

3.危機發生公關處理要真誠

俗話說，計劃永遠趕不上變化。即使做的“計劃”再好，也趕不上活動執行中所出現的各種“變化”。若是會議活動中確實發生了這類突發狀況時，后續的公關將是必不可少的一項環節。

那么作為會議承辦方的會議公司面臨這樣的問題該如何處理呢？

1. 擺事實

在所有的公關事件中，首先要的第一件事便是調查清楚事情的真相，沒有調查即沒有發言權。調查中要多路分工，全方位羅列事實，100%還原事情真相。待調查好后冷靜分析整件事情的來龍去脈，針對不同的問題作出多種應對策略。

2. 拼速度

天下武功，唯快不破，突發危機出現后需要第一時間做出回應，當然，這里的第一時間并非是胡亂追速度，而是在調查好真相后第一時間給出方案，作出應對。用最快的速度來表達對事件的關注度，并將輿論向自己有利的方向引導。

3. 講態度

當上述基本策略做好后，接下來最核心的部分便是主辦方的態度問題，這是展現企業形象的好時機，態度的背后往往意味著企業的真誠與否，或強硬、或狡辯都可能會歪曲公眾對品牌形象的看法。態度中最重要的便是自己若有十分能力就要拿出十二分的誠意來應對。

4. 做深度

作為服務行業的會務公司，不要以為公關做到“息事寧人”就萬事大吉了。一個危機的結束若是不復盤可能將會是另一個危機的起點，如果我們不做反思和業務重塑，還是會重蹈覆轍。所以對外處理好之后，對內要進行深刻的復盤整個危機處理的過程，相關環節中存在的紕漏要做出反思及整改！

四、福利：活動會議中10大風險把控清單

隨著經濟社會的快速發展，各類大型活動增速迅猛，會議活動以及各類項目逐年增多，規模也越來越大。活動會議的突發狀況經常發生，作為活動會議人要經常給自己敲警鐘，甚至是要不斷進行突發狀況的演習。

以上方式雖然看起來簡單，但實際處理起來卻是千差萬別。會議公司最重要的還是要有一顆“以不變應萬變的恒心”，才能在會議活動行業永葆青春。

百格活動為大家準備了一份舉辦活動會議中10大風險把控清單，可供大家隨時進行檢驗項目進程。