適合中小企業的文檔管理軟件有哪些？

Baklib

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2022-04-13 14:07

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紙質文檔太多太繁雜，不好分類沒法管理電腦桌面文檔多又亂，重要的文檔永遠找不到？經常手滑誤刪文檔，文檔協作困難？

你是否也在每天被這些事所困擾著拖慢效率？可見文檔對于員工工作有很大影響。

文檔管理除了對員工個人工作有影響，對企業發展也有很大的影響。

企業的發展離不開各種數據的支撐，像企業內部的文檔數據，知識資產是企業核心競爭優勢的主要載體。其中知識文檔管理是企業發展過程中的一項重要環節，它是企業的靈魂,也是推動企業發展的不竭動力。

尤其是基于“知識資源”為核心運營基礎的知識型企業，其內部知識總量無限增長，知識更新速度日益加快，整個“知識產品”制作過程涉及數 10 個環節，需要與內外部多個團隊高效協作，其流程尤為復雜多樣化，必須借助文檔管理軟件，對企業內部文檔、知識資產進行結構化有序管理，提高內部協作效率與資產利用率，支撐企業高速發展。

1、企業每個知識工作者平均每天浪費很多的工作時間在無效的文檔管理上。

2、企業內部經常需要協同工作，而溝通在協同工作中占據了很大一部分。內部溝通方式多樣難以統一；上傳下達過程中信息嚴重衰弱；和分公司人員溝通，時間花費不說且電話費用太高；交流過程缺乏記錄，出現問題相互推諉等等情況在企業中經常出現。

3、對于現代企業的管理者來說，基于個人電腦、電子郵件和過時的文件夾共享已遠遠不能滿足企業對寶貴的知識資產的管理與保護的需求。資料泄露來自于內部，企業是防不勝防。而這些文檔的丟失、無意間的刪除以及多版本造成的混亂都嚴重的影響了企業的工作效率。

4、隨著市場競爭日趨激烈，企業文檔管理需要建立一套完整又嚴謹的ISO文控管理體系，節省大量文件管理的人工成本。

作為一個沒有任何技術技術背景的產品經理，平時工作中的文檔非常非常多，產品體驗報告，用戶需求文檔，競品分析報告，市場調研報告等等，所以我在選擇文檔管理系統時給自己制定了以下幾個標準：

IT行業的日常工作已經很飽和，最好能夠降低學習成本，盡快上手使用。

產品經理工作量大，需要從結果上真正做到提升工作效率，講工作中的知識和文檔系統化。

為了應對IT行業隨時出現的新需求，我們需要隨時加班，因此文檔管理系統一定要有靈活的使用場景，無論是在辦公室用電腦，出差在外用手機還是放假在家用ipad，都能隨時隨地使用。

據了解企業和團隊一般是通過三種形式搭建內部文檔的：

基于內網的web形式：就是自主建站形式，這種的話構建復雜，消耗資源大，同時需要專業的IT人員維護，檢索困難，移動體驗較差。

網盤形式：用百度網盤之類的去制作知識庫，這種的話構建簡單，成本低，但是展示效果弱，不方便檢索，而且無法做到明確的權限分配知識庫安全系數低。

通過SaaS工具搭建：這種是時下最主流的方式，試錯成本低結構簡單，無需維護，初始化難度低，便于管理便于展示。移動端適配效果好。

一些文檔管理軟件：

飛書

飛書也算是近幾年來字節跳動旗下的明星產品了，支持多人同時編輯一篇文檔，還可以@同事或對細節進行評論、對文檔點贊、在文檔內投票，溝通更充分，互動更簡單。

文檔中支持插入文本、圖片、表格、文件、視頻、任務列表、Markdown等多種類型的內容，不僅僅是文檔，更是豐富的創作和互動工具。

但飛書依然還有很多功能待完善，偶爾會出現定位不準影響打卡等問題。

簡道云知識庫

簡道云知識庫依托于其本身的零代碼平臺，像富文本編輯、結構化存儲、大容量、可分享協作、安全性強、支持權限設置這些功能都有。

他們的知識庫，沿襲了產品本身的特點（重數據管理、重流程協作），因此可以把知識管理與工作流結合起來。

比如每周的周報，系統會有提醒，點擊填寫表單之后，可以直接匯總到知識庫，減少中間環節，一步到位（像工作復盤、案例匯總、方案總結都可以這么操作），還有不定期的需求提醒、知識庫新增提醒等等：

Baklib

Baklib可以完成企業文檔、知識庫的創建，分享。通過對現有文檔的整理，歸類，索引，搜索可以形成對文檔的充分利用，Baklib是一款基于Web的應用，因此對設備windows或者Mac不限制，只要能聯網就可以在線編輯發布分享。

采用塊狀的編輯器，所有的內容包括文本、圖片、視頻、表格、Markdown等內容皆為模塊。
支持整個站點的數據導出。
易于閱讀：Baklib提供了15+可自定義頁眉頁腳的主題，讓收集整理的內容更具閱讀性。
它提供豐富的主題模板，可以根據不同的場景、需求來選擇。

Baklib作為一款相對小眾的文檔管理、知識管理軟件，相信它未來值得期待。

ONES Wiki

ONES Wiki是ONES家2017年發布的一款知識庫管理工具。除ONES Wiki外，還有ONES Project、ONES TestCase、ONES Plan、ONES Performance等產品，覆蓋產品研發全流程，專注于為企業提供研發管理工具及解決方案。

以 ONES Project 為核心，Ones Performance負責研發效能分析與團隊績效管理、TestCase做測試和計劃管理、Pipeline做研發管理、Plan做項目集成管理、Desk做工單管理、Wiki 進行知識性互動與管理，相互之間形成聯動，互相賦能。除此之外，還提供更多豐富的模板，博客式、時間線式、全展開式等，可按需選用。