使用系統化思維舉辦會議活動

活動主題、參會人數、會議嘉賓、會議接待、場地場景設計、合作伙伴、攝影攝像...

看到以上各環節項目，作為經常舉辦會議活動中的小伙伴一定不陌生，畢竟每一個環節都是活動會議中必不可少的。那么在復雜瑣碎的會議環節中，如何才能有條不紊地完成每一步并最終呈現出一場完美地會議活動呢？

這便要涉及到每一個會議活動人員都必須要掌握地能力——系統化思維能力。

會議活動策劃地系統化思路是，在一定地背景下，每場活動策劃人員就如同在扮演“會場導演”的角色：明確會議活動的主題，并圍繞整個會議主題去拆解所需要的人、物、資源和時間的最佳組合搭配。

但是會議活動中是沒有NG的，這便對會議活動策劃人員的要求更加嚴格。對于每一位會場人員來說，深刻理解了系統化思維能夠快速地提高辦會效率。

一、系統思維能力——全局高度

我們都知道，MICE策劃與服務是一件很繁瑣、很復雜并且涉及人員眾多的一件事。沒有一個人能夠做完所有的流程和環節有關的工作，并且這其中還涉及到眾多利益相關方。

如果一味過于強調一個子系統的準確性，反而可能在更高地層級上降低了系統效率。任何單一的專業領域只能解決某一個具體的問題，而不能看到整體的系統性。

做會議活動策劃會讓你站在全局的角度去思考問腿，能夠窺一斑而知全豹。

舉個例子，很多導演都講過，在他們閉上眼睛時腦海中便已呈現出整部影片的影像畫面，而他要做的便是將自己腦海中的影像通過攝影機呈現給觀眾。

對于會議活動的組織者也是如此，對整場會議的整體脈絡有清晰的概覽，什么時間該出現什么人，該做什么事情都要了然于胸。

會議活動策劃人想要訓練系統化思維，行之有效的方法之一便是可以借助冰山模型進行思考。在每一場策劃活動中，雖然展現出來的行為或是成果都只能算作是冰山一角，而暗涌在水面之下更大的山體，才是我們每位活動組織者需要格外重視的。

二、系統思維能力——動態思考

動態思維，是用變化發展的眼光看世界的一種方式。這不僅僅是哲學上的概念，在會展活動中同樣適用。

會展活動是一個動態的發展過程，每位會議活動策劃人在開展活動時都應該有計劃性地，隨時間、地點和空間的變換來調整策略和目標。

會場時常會出現“來賓突然暈倒、酒店重復預訂了早餐房、參加宴會的來賓超過了預定人數”，等等諸如此類的突發狀況。所以，會議活動人員能夠高效的運用動態思維處理問題，是達到動態平衡的重要方式。

動態思維的模式為：

—— 收集新資料

—— 制定新方案

—— 實施方案

—— 反饋意見

—— 調整新方案

具體來說，活動組織者需要根據不斷變化的會場環境來改變自己的思維程序，正如「紅皇后假說」理論，需要在變化的世界中跟上變化的速度，對事物進行相應的調整、控制從而解決問題達到優化目標。

三、系統思維能力——閉環思考

在傳統的思維模式中，人們假設的因果之間是線性作用的，即“因”產生“果”。但在系統思維中，因與果并不是絕對的，而是有可能存在環形互動的。

閉環思維將所有不同的、相互影響的部分聯系起來，由多個相互影響的反饋環路組成新的通路。直白的說，就是有需求，有響應，有反饋，有結果。

在服務行業反饋特別重要，正如，你向一個姑娘表白，一直沒有等到答復，郁悶嗎？行還是不行，什么情況下才行，這就是閉環思考。每一場大型活動都是由很多細化的服務構成的，但即便再小的系統也要有閉環。

例如，迎來送往這個過程如何結束？上一個過程是什么？如何銜接？客戶是誰？買單的是誰？被服務的是誰？需求是什么？怎么實現？滿意度怎么測評？只有環環相扣，多個閉環構成一個大環才是完整的閉環。

系統化思維能夠幫助我們在會議活動策劃中擺脫“只見樹木不見森林”的困境，更加能夠透過活動現象，直達會議本質，更是讓我們能夠將與之相關聯的事件聯系起來，融入其中，撥開團團迷霧，看清發展的趨勢和模式。