企業如何應對知識管理中的文檔管理

Baklib

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2022-04-25 16:59

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知識管理專家董曉英教授曾經說過，企業應該像成功人士一樣既有情商又有智商。情商是企業文化，智商體現在企業管理和轉化知識資本的能力上。沒有知識和文化，企業就不能成長。沒有文化，企業的戰略和想法就不能實施，只能成為紙上談兵的理念。由此可見，知識管理的重要性。

那么如何確定知識管理的戰略呢？如何梳理企業中的知識？如何應用企業知識管理系統？解決這些問題的關鍵在于文檔管理。

調查發現，企業在文檔管理中通常存在三個問題：

企業知識內容復雜，系統多樣，如何做好分類工作
當所有的知識都被系統地統一管理時，如何確保知識的安全
面對大量的知識文檔，用戶如何快速定位和檢索這些內容

企業通過知識管理系統能夠有效地實現文檔管理，其意義何在？

主要包括集中整合、企業知識資產統一管理、知識分類體系、知識索引和搜索平臺、知識地圖和知識推送、知識發布和版本管理、知識有效管理和合理歸檔、知識信息安全管理。

當企業建立了合理的知識管理體系時，一方面，在商業活動中，員工可以方便、快速地獲得準確的相關知識，提高工作效率，幫助員工提高工作領域的專業能力。另一方面，知識管理體系建立的各個領域的專家地圖可以連接到各個領域的專家。當員工遇到困難問題時，他們可以隨時咨詢專家，及時解決問題，提高自己的能力。

知識管理體系的建立提高了知識的重用率，避免了重復發明輪造成的無形浪費。同時，知識管理使企業知識生存，加快知識應用和創新能力。

上面提到的問題可以通過一站式文檔管理平臺輕松解決。

負責各環節的文檔管理人員可以通過相應的系統流程完成企業文檔從收集、輸入、整理、歸檔到再利用的全生命周期管理，跨部門、跨區域實現文檔的全生命周期管理。同時，系統會清晰地記錄文檔流通的痕跡、流程審批結果等，文檔流通的每一步都要安排清楚。

專業的文檔綜合管理平臺，配備完善的文檔搜索和借還功能，使文檔應用更加簡單。

大量文檔，一鍵搜索：員工可以通過組合搜索、全文搜索、二次搜索、自然語言搜索等搜索功能，一鍵快速找到所需信息。

通過流程借還：通過企業文檔借還功能，員工可以通過流程申請領導在線審批，擺脫紙質審批的低效束縛；同時，借款人、用途、借款時間將逐一記錄，以便后續跟蹤。更完善的是，系統還將提供歸還提醒功能，文檔使用統計功能，幫助企業文檔應用更加標準化。

首先，系統中的每個分類都應該單獨設置權限；此外，授權對象、權限內的可訪問密度和可操作行為可以根據工作需要靈活設置。各種授權方式和支點可以深入定義每個用戶在每個模塊中對每個信息的可操作行為，靈活滿足企業的精細管理需求。此外，當企業安全戰略發生變化時，企業應隨時調整定義的權限制度，以支持不斷發展的管理和業務需求。

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