如何對(duì)整個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的任務(wù)進(jìn)行拆解？

不知道你有沒(méi)發(fā)現(xiàn)，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，你身邊總有那么一群人，他們能夠在短期內(nèi)快速切入一個(gè)全新的領(lǐng)域，并且能在不同的環(huán)境中靈活運(yùn)用。他也許是土木工程專(zhuān)業(yè)卻轉(zhuǎn)行做到運(yùn)營(yíng)總監(jiān)的，也許是從朝九晚五的高校辭職轉(zhuǎn)而投身互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)的......那么這些人都是怎么做到的呢？

在調(diào)研了上千場(chǎng)成功的會(huì)議活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)和方法后我們發(fā)現(xiàn)——在會(huì)議活動(dòng)舉辦的整個(gè)流程中，有一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)就是整場(chǎng)活動(dòng)的任務(wù)拆解。

整場(chǎng)活動(dòng)的任務(wù)拆解意味著，你能夠清晰的知道自己處于整場(chǎng)活動(dòng)的什么節(jié)點(diǎn)和位置，方便了解自己的崗位職責(zé)。不僅如此，如果你真正掌握了任務(wù)拆解其實(shí)也就掌握了整個(gè)項(xiàng)目管理的奧秘，那么你離升職加薪也就不遠(yuǎn)了。

仔細(xì)想想，平常在會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)我們遇到問(wèn)題是如何解決的？是頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的應(yīng)付式解決還是從根本上找出問(wèn)題，打破沙鍋究根到底？最著名的一個(gè)任務(wù)分解是王健林說(shuō)的：“如果我要成為首富，設(shè)置一個(gè)小目標(biāo)，先賺一個(gè)億。     

這說(shuō)明，作為一名合格的項(xiàng)目Leader，最重要的一個(gè)能力便是能把一個(gè)大項(xiàng)目，拆解成具體的工作，這叫做任務(wù)分解能力。這個(gè)能力的高低決定了一場(chǎng)活動(dòng)的成敗，同時(shí)也決定了這個(gè)人是普通活動(dòng)執(zhí)行者還是整個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的老大。

那么為了讓大家都有當(dāng)項(xiàng)目Leader的能力，今天為大家?guī)?lái)如何將問(wèn)題極致拆分的方法論以及實(shí)操模板。

一、1個(gè)目標(biāo)      

 我們?cè)谌蝿?wù)拆分前，首先要明確的便是：“任務(wù)是什么”？廣義上來(lái)講，任務(wù)是信息的集合，包含：需求內(nèi)容、完成標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并且這一任務(wù)是由發(fā)起人負(fù)責(zé)發(fā)起、監(jiān)督、驗(yàn)收。也就是說(shuō)，如果身為主辦方的你發(fā)起了一項(xiàng)活動(dòng)或是一場(chǎng)會(huì)議，那么你需要制定好這個(gè)活動(dòng)的內(nèi)容、最終呈現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)、舉辦時(shí)間以及在哪里舉辦。以目標(biāo)為導(dǎo)向，可以快速的推導(dǎo)出會(huì)議活動(dòng)中涉及到的每位成員的任務(wù)是什么。

二、3個(gè)原則      

在任務(wù)制定前需要明確三個(gè)原則，將這三個(gè)原則貫穿整體

1. SMART原則

Specific（具體的）：我們辦會(huì)議活動(dòng)的目的是明確的、具體的，不能只是一個(gè)籠統(tǒng)概括的東西；

Measurable（可衡量的）：拆分一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)中的任務(wù)必須是可以通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)來(lái)衡量的，讓工作人員知曉每個(gè)環(huán)節(jié)的工作任務(wù)量；

Attainable（可達(dá)成的）：拆分的任務(wù)在付出努力的情況下是可以實(shí)現(xiàn)的，避免設(shè)定過(guò)高的目標(biāo)；

Relevant（相關(guān)的）：拆分的任務(wù)與制定的目標(biāo)是需要有相關(guān)性的；

Time-bound（有一定期限的）：為拆分本次活動(dòng)任務(wù)規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

2. 二八原則 

百分之80的效率來(lái)自于百分之20的重要事件。

在會(huì)議活動(dòng)的舉辦過(guò)程中同樣遵循著這一原則，例如活動(dòng)的主題和宣傳是活動(dòng)前期的重點(diǎn)，那么在前期，重點(diǎn)就應(yīng)該放在宣傳推廣上面，而非物料的籌備。當(dāng)然籌備物料屬于提前準(zhǔn)備的工作，但并不是緊急的任務(wù)，這時(shí)候我們便需要將工作劃分優(yōu)先級(jí)。可以通過(guò)之前講過(guò)的四象限原則來(lái)進(jìn)行劃分。

這樣可以將整場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)劃分為長(zhǎng)線(xiàn)任務(wù)：例如，對(duì)于不緊急但重要的事可以列為長(zhǎng)線(xiàn)任務(wù)，工作人員只需要每天抽出一些時(shí)間來(lái)制作準(zhǔn)備；而對(duì)于緊急且重要的事則要列為高價(jià)值的緊急任務(wù)，優(yōu)先選擇完成。 

3. 適中原則 

對(duì)于活動(dòng)任務(wù)的拆分，差別與大小要適中，分配任務(wù)時(shí)也方便排列優(yōu)先級(jí)。

三、1套方法

掌握好以上原則后便可以開(kāi)始執(zhí)行拆分環(huán)節(jié)了，通常使用的拆分方法是遵循麥肯錫“MECE法則”：

MECE法則是麥肯錫咨詢(xún)顧問(wèn)Barbara Minto總結(jié)出的原則，英文全稱(chēng)是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互獨(dú)立，完全窮盡”。也就是對(duì)于一個(gè)重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類(lèi)，而且能夠借此有效把握問(wèn)題的核心，并找到解決問(wèn)題的方法。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)這個(gè)法則的意思就是：把所有的分類(lèi)情況都包括在內(nèi)，并且彼此之間沒(méi)有邏輯上重復(fù)的地方。 

在會(huì)議活動(dòng)舉辦過(guò)程中，主辦方前期若不能準(zhǔn)確的概括會(huì)議活動(dòng)的重點(diǎn)，這會(huì)直接影響下面的會(huì)議進(jìn)程與效率。MECE分析法第一步就是挖掘清晰、具體的目標(biāo)去思考。而深度的挖掘是需要重點(diǎn)提取和轉(zhuǎn)化的。

我們運(yùn)用這一原則來(lái)找到所有影響預(yù)期效益的關(guān)鍵因素，并找到所有可能的解決辦法。那么具體該怎么分類(lèi)才能保證不重疊、不遺漏呢？

為了方便理解，我來(lái)用一個(gè)會(huì)議活動(dòng)中最常見(jiàn)的案例來(lái)具體說(shuō)明，例如分析【影響一場(chǎng)活動(dòng)成功因素有哪些？】，以下用MECE分析法中的五個(gè)方法步驟可以快速的幫助你整理現(xiàn)有信息并將其進(jìn)行有效拆分。

1、二分 

“二分”就是將獲得的信息分成A或非A兩個(gè)部分

“A”就是并列結(jié)構(gòu)的因素。例如：活動(dòng)成功的因素包含主觀因素和客觀因素兩大類(lèi)，客觀因素就是我們這場(chǎng)活動(dòng)的外部環(huán)境，例如環(huán)境因素、人脈資源、會(huì)場(chǎng)條件等等。與此對(duì)應(yīng)的是內(nèi)在環(huán)境，包含活動(dòng)主題選擇得當(dāng)，活動(dòng)執(zhí)行人員能力強(qiáng)等等

“非A”就是一種數(shù)理結(jié)構(gòu)。要將這個(gè)問(wèn)題數(shù)理化的拆分，一開(kāi)始便要想清楚整場(chǎng)活動(dòng)成功的目標(biāo)是什么，要從哪些方面去入手，要保證好哪些環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)，下面是一個(gè)圖例拆分，可供大家參考。

這兩個(gè)一種是并列結(jié)構(gòu)，沒(méi)有等式關(guān)聯(lián)的，另外一種是有等式關(guān)聯(lián)的，相當(dāng)于是一個(gè)數(shù)學(xué)公式。我們?cè)谧龇诸?lèi)的時(shí)候，應(yīng)該要盡量去尋找那種有數(shù)理結(jié)構(gòu)的分類(lèi)方式。也就是說(shuō)能夠公式化一切的方式。因?yàn)檫@是最能保證科學(xué)分類(lèi)的最理想的方式。

2、過(guò)程 

要按照事情發(fā)展的時(shí)間、流程、程序來(lái)對(duì)信息進(jìn)行逐一的分類(lèi)，在分解整體結(jié)構(gòu)分解為層層要素時(shí)要注意以下兩點(diǎn)：

1）謹(jǐn)記分解的目的，找到最佳分解角度。

對(duì)于同一個(gè)項(xiàng)目，如果是要分析進(jìn)度，就按照過(guò)程階段來(lái)分解，如果是分析成本，就按照工作項(xiàng)來(lái)分解，如果是分析用戶(hù)特征，就按照性別、年齡、學(xué)歷、職位、收入來(lái)分解

2）避免層次混淆

例如在分析影響活動(dòng)成功的因素時(shí)，如果出現(xiàn)原因1是由于參會(huì)者對(duì)品牌的喜愛(ài)，原因2是由于目標(biāo)用戶(hù)定位的準(zhǔn)確度高，這兩項(xiàng)原因并列在一起時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)，混淆層次是不清晰的，會(huì)給思維帶來(lái)混亂。所以在做層層分解時(shí)，要確保每一層都不能與其他層次混淆。

3、元素 

例如上述案例中，將影響會(huì)議成功的要素分成不同的構(gòu)成部分，將這些構(gòu)成部分再一一向下拆分。我們使用的是從上到下的拆分方式，當(dāng)然你也可以使用從外到內(nèi)、從整體到局部。這種分類(lèi)方式用于說(shuō)明事物各個(gè)方面的特點(diǎn)，確保事事無(wú)遺漏。

4、公式 

前人已經(jīng)對(duì)商業(yè)、管理、個(gè)人做過(guò)大量研究，并形成了很多結(jié)構(gòu)分解模型，其中包含有PEST分析、營(yíng)銷(xiāo)4P、戰(zhàn)略分析3C、麥肯錫7S分析等等等等。巧妙的利用公式來(lái)分析一件事物，可以幫助你更高效、快捷的掌握一件事情的發(fā)展態(tài)勢(shì)與方向。

5、矩陣 

我們?cè)诜治雒恳豁?xiàng)工作時(shí)都需要有時(shí)間節(jié)點(diǎn)做支撐的，也稱(chēng)DDL（截止時(shí)間 deadline），如果時(shí)間周期無(wú)限期的延長(zhǎng)，這產(chǎn)生不了任何效率。所以這時(shí)需要用到的便是象限法來(lái)將任務(wù)分配到這四個(gè)象限內(nèi)。

以我們上述案例來(lái)佐證，影響一場(chǎng)活動(dòng)成功的因素在于這場(chǎng)活動(dòng)中所涉及到的每一項(xiàng)工作都能按照規(guī)定時(shí)間進(jìn)行交付。活動(dòng)策劃前期便將活動(dòng)所涉及到的場(chǎng)地、人員、材料等各個(gè)環(huán)節(jié)都分配到對(duì)應(yīng)的時(shí)間象限內(nèi)，這樣才能保證我們的精力全部都可以放在最有價(jià)值的事情上，同時(shí)也不會(huì)導(dǎo)致虎頭蛇尾的問(wèn)題出現(xiàn)。

四、需要注意

1、要做到全方位多角度的考慮問(wèn)題 

從不同方位、不同角度考慮問(wèn)題，你得到的結(jié)論也會(huì)有所不同。如果只沿著一條思路前行，那么很容易誤入歧途或是鉆入牛角尖。開(kāi)闊你的思路，嘗試不同的道路，你或許可以發(fā)現(xiàn)以前沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的重要信息，或是突然迸發(fā)出的新想法，這都是極其珍貴的。

2、盡可能多的收集事實(shí)依據(jù) 

MECE法則要求深入地分析和了解對(duì)問(wèn)題產(chǎn)生影響的各個(gè)因素。要想做到這一點(diǎn)，就必須盡可能多地收集事實(shí)資料，以事實(shí)為依據(jù)，呈現(xiàn)真實(shí)的信息。詳細(xì)列出與問(wèn)題有關(guān)的所有事實(shí)，資料越多，對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)就越全面，從而提高證明或推理的正確度。

3、利用圖表分析問(wèn)題 

（↑百格活動(dòng)提供活動(dòng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能）

復(fù)雜的問(wèn)題之所以復(fù)雜，往往是因?yàn)槠渲邪^(guò)多的影響因素。這些因素有的能夠清楚地看到，有的則隱藏其中，它們互相交錯(cuò)、彼此關(guān)聯(lián)，即使你可以列出所有因素，也未必能夠?qū)⑵涫崂砬宄?/span>

百格活動(dòng)的圖表是一種直觀的手段，它幫助你簡(jiǎn)化問(wèn)題、理清思路，分清問(wèn)題的主次，把問(wèn)題的結(jié)構(gòu)更加完整清晰地呈現(xiàn)出來(lái)。借助圖表思考問(wèn)題，能夠幫助你全面且完整地了解活動(dòng)數(shù)據(jù)、分析問(wèn)題。

五、拆分工具

推薦使用的拆分工具為——思維導(dǎo)圖，思維導(dǎo)圖工具有兩點(diǎn)好處：

其一：思維導(dǎo)圖是可以幫助你有邏輯、有條理的拆分任務(wù)

當(dāng)你把自己想的內(nèi)容都用思維導(dǎo)圖呈現(xiàn)出來(lái)的時(shí)候，你就會(huì)覺(jué)得一目了然，哪些內(nèi)容應(yīng)該放在哪，應(yīng)該寫(xiě)些什么，有條理有邏輯，非常清晰。

其二：思維導(dǎo)圖可以提升我們概括總結(jié)的能力

思維導(dǎo)圖需要我們把整個(gè)文章的內(nèi)容都精簡(jiǎn)的概括出來(lái)，且提煉的都是文章的要點(diǎn)，這無(wú)形中也是在提升我們概括總結(jié)的能力。以便可以簡(jiǎn)潔精煉的表達(dá)信息。