想要舉辦成功的活動，需要整合和協調不同資源

一、資源整合

眾所周知，一場中大型會議活動的資料和資源涉及眾多，而資源整理就成了每一個想要舉辦會議活動者必須具備的能力之一。資源的整理歸納不僅反映在平時的歸檔與整理，還表現在當任務來臨時，能夠在有限的時間里，解決繁重問題的能力。

1.用戶資源積累

人脈是我們最重要的資源優勢，不管是大咖還是普通人都有其自身的價值所在，不應該被忽視。想要舉辦會議活動輕松自在的必備功課，就是發現人脈資源并及時給予適時的幫助，這就是我們的人脈。

在舉辦會議活動前，一定要明確好自身手頭現有的資源優勢是什么，自身的優勢是什么，能為你的用戶、嘉賓提供哪些有價值的東西，為了達到目標需要作出哪些努力？明確好以上這些問題后，就該需要為會議活動的舉辦做些準備。

首先是積極主動，在平常時候主動承擔一些用戶的求助問題，在幫助他人中也能獲得一些自身能力的提高，還能在用戶心中留下好的印象，為之后的活動添磚加瓦。

其次是創造勢能，也就是不斷讓自己的能力得以提升，當一個人擁有能量后，好的資源就會主動向你靠攏，當你遇到更好的伙伴，你也會因此而越發優秀，逐漸形成良性的循環系統。

（百格活動需求對接表單）

為了幫助活動組織者更好的尋找資源合理的調配資源，百格活動特意建立了資源對接表單，整合了會議活動行業上下游資源，可以更快捷、更方便企業做會議活動需求資源的對接工作。

2.隨時把握競品動向

競品分析的概念最早是來源于經濟學領域，是指對現有的或潛在的競爭產品的優劣勢進行分析。在舉辦會議活動時，也需要有這樣的思維。那么，為什么舉辦一場活動都需要大費周章的把握競品呢？要回答這個問題，我們想來明白一下競品分析的目的是什么？

我們做競品分析的目的簡而言之就是知己知彼百戰不殆。即使是同一個競爭對手做的活動，也會因為分析的目的不同，從而導致分析切入的角度和方法不同，當然在一定程度上了解競爭對手是能夠及時調整活動策劃方向和最終能夠換來良好效果的基石。

通常來說，活動組織者對于競品活動分析的目的無外乎以下三種：

①了解市場，看清市場的發展趨勢，找準市場切入點；

②了解對手，他山之石可攻玉，同時還能發現潛在的競爭對手；

③了解需求，把握目前參會者想要什么樣的會議活動，以及各個環節中能吸引參會者的點，側面了解參會者喜好，推出適合目標參會者的會議活動。

3.溝通企業內部和外部資源

協調內外部資源是舉辦活動人的基本能力

通過協調內外部的資源，首先可以對自身企業內部各部門之間有細致的分工，盡量做到小而精的運作模式，例如從會議活動項目立項 — 方案確立 — 開始執行 — 活動收尾等一系列動作合并起來，由活動總負責人直接管理，這樣可以有效的降低人員內耗，并且提高服務質量。

不管是企業內部還是企業外部的資源，能夠有小的進行溝通并合理的運用，即可順暢的進行各項資源的調配。在資源溝通的過程中，我們需要注意的是一下幾點：

1）溝通渠道暢通無阻

在很多企業的內部，企業組織的結構是阻礙溝通的，但對于組織會議活動來說，跨部門的溝通與協作是不可缺少的重要一環，當前在市場的嚴峻形勢下，扁平化的組織結構正在日益成為組織結構的主流，溝通也變得日益順暢。

而對于和外部資源的溝通則必須要做到“主動、密切”，保障需求與結果能隨時進行有效匹配。所以對于活動組織者而言，不論是是要較強對協作的管控和潤滑度，避免消耗企業資源，浪費大家的精力和時間。

整合行業資源對于及時更新會議活動行業內的信息，加強了活動組織者溝通的高效與快捷度。為方便活動組織者及時了解行業動態，百格活動建立六大社群，涉及策劃、執行、營銷等多方面環節，整合了目前會議活動行業策劃、執行、營銷等資源，更快捷地對接各方需求，保障溝通渠道暢通無阻。

2）對信息進行篩選后傳遞

在溝通過程中，肯定存在著眾多的信息，會有許多的重要信息，也一樣有許多的冗余信息，在信息傳遞中，一定要注意信息傳遞的質量，活動組織者在進行溝通協調時，要有能力對信息進行篩選，傳遞要貫徹多、快、好、省的原則。另外還需要注意一個非常重要的點，就是尋思、及時，這樣才能在活動舉辦前和進行中都能保持良好的溝通速度。

（會議技能地圖節選）

在會議活動行業內容信息的篩選環節中，百格活動在2019年8月推出了業內第一款[會議技能地圖]，將會議活動的知識通過凝練、濃縮，變成簡單易懂的圖表和模型，讓內容吸引人的同時也將有效信息合理地篩選出來，幫助越來越多的主辦方了解會議活動的流程和知識框架體系。

二、協調能力

1.鼓舞

無論是失敗還是成功，適當給予一起合作的活動成員鼓勵，這是一項必不可少的環節。人與人之間的協作不是機器的寫作，據馬斯洛需求理論而言，越高層的需求越能代表一個人的精神滿足感。所以調動團隊的積極性，不僅要目標清晰，還要有所激勵和獎勵，這種獎勵不僅是體現在物質層面的，更多是來自于精神層面的，精神層面的成就感激勵往往更有效。

那么做什么事情才能讓大家擁有成就感呢？克服困難、追求成就感的人，會去尋求創造性的挑戰，以下是幾點關于鼓舞團隊的方法和步驟。

第一、確定可行的又能被團隊成員道德價值觀認可的任務目標；

第二、制定相應的活動策略、活動方案、活動環節等大致框架，并盡量獲得大家的認可；

第三、按照活動執行者努力的程度，制訂出具有相應吸引力的回報酬勞等其他待遇方案，并制訂出按員工業績與努力程度不同層次享有的工作獎勵方案；

第四、了解各執行者的期望，是成長？鍛煉？見識？還是學習，使他們的期望和能力與整場活動的任務目標統一起來。

2.反饋

執行力是能夠按時、按質、按量的完成任務，但是保障執行的，是及時反饋。團隊之間的協調力更是體現在這里，在會議活動項目的執行過程中，往往會涉及到多個部門人員協力完成某項任務，如果大家互相都沒有反饋，就不知道整個活動項目的進展情況，很容易影響正常活動的順利開展。

反饋不僅表現在協作者之間，還體現在與管理者的溝通配合上，在完成活動項目的過程中，有些關鍵節點是需要和領導反饋進度和具體情況的，不要等到最后才向領導一次性的匯報，這樣領導是很難判斷是否可行以及需要修改的程度是大還是小。如果思路和方向不對或是領導有臨時的安排和想法，就很難高效對接整個團隊完成這個活動項目。

3.換位思考  

在進行會議活動執行人員協調過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對于活動組織者和活動項目管理者而言，換位思考也需要多了解各環節負責人所在部門的業務運作情況和其自身任務情況，多從對方的角度考慮問題，同時也站在不同部門角度，理解其他部門的難處。

這樣才能使團隊協作精神得以發揮。例如作為策劃部門的人員對設計部和研發部提出關于活動的需求前，就應該將需求文本全部都提交給相關部門負責人，再根據實際情況做具體的需求迭代。

整合協調能力包含諸如組織協調、資源調配、時間管理、團隊激勵等這些軟實力。具備了整理與協調能力就具備了操盤一場成功的會議活動的能力。