在線辦公時代，企業如何選擇一款合適的文檔管理系統

企業的文件、檔案作為信息的載體被廣泛使用。在紙質辦公時代，企業員工需要耗費大量的時間和精力去撰寫、打印出文檔來記錄商業活動中的大小事項，這些脆弱的紙張記載著企業活動的動態，是企業發展過程中的重要參考對象。

時過境遷，在踏入信息化社會后，無紙化辦公逐漸取代了紙質辦公，紙質文檔逐漸向電子文檔過渡，曾經塞滿了數以百計、千計文檔的檔案室也一步步壓縮成了一個個圖標的文檔，解決了紙質文檔難以保存、存儲空間大及難以檢索查閱的問題，提高了員工工作效率和響應速度。

但電子文檔并不是萬無一失的，如果不將電子文檔分門別類存儲，一樣會影響檢索查閱的速度，誤操作也容易使文件丟失、損壞。且無論是上傳到云盤還是保存在本地的文檔，都過于分散，不利于企業集中管理文檔。

所以企業要挑選一款適合自己的文檔管理系統，做好文檔管理。如何選擇一款文檔管理系統？這就是本文將要探討的問題。

文檔管理系統是一個專門對各類文檔進行智能化管理的安全平臺，在這個平臺上，每一位用戶都能獲得在部門間和企業中跨越地理界限地創建、編輯、控制版本、共享、跟蹤、審批、發布、封存和保護信息的功能。憑借這個開放的、可伸縮的、全面的以及基于標準的系統，企業能夠擁有高質量的以及易用的工具，以有條理的方式來管理海量的信息。員工間的、業務伙伴間的和客戶間的協作能得到極大的提高，企業疫能對信息和業務流程的完整性進行全面的控制。

一款好用的且品質優良的文檔管理系統，不僅具備著安全控制、高速便捷查找的功能，還具備著文檔實時跟蹤和版本控制等高級功能，也正因如此文檔管理系統成為各大企業以信息化助力升級的選擇，那么企業又該如何去選擇一款合適的文檔管理系統？

我想無論對于哪種企業來說，在選擇一款文檔管理系統時，首先就要考慮本企業對于這種文檔管理系統的要求是什么，要達到什么樣管理程度和效果，因為每款不同的文檔管理系統其都有自己的特色功能和應用領域，所以企業管理者因從企業需求入手再從中擇優。

毋庸置疑對于文檔管理產品來說其品質是首要的，而這所謂的品質涵蓋信息的安全性、功能的全面性、系統的穩定性、操作的方便易用性，當然文檔管理系統對于企業而言其重中之重還是它的穩定性和安全性，這也是企業在選擇文檔管理系統時必須要關注的一點。

任何一款技術先進的文檔管理系統或軟件，它的服務體系都非常重要，這也是商家誠信的一個重要標志，如果文檔管理系統的廠家沒有很好的服務意識、不具備很好的服務能力，那么再好的文檔管理系統也無法發揮出它應有的那種功效。

綜上選擇一款合適實用的文檔管理系統，一方面就要從企業的需求和實際情況入手，另一方面要從產品品質、服務商的保障體系入手，當然一款好的文檔管理系統，還應該與企業共同成長的同時保持發展，保持更新，具備持續不斷的為企業提供新的技術、新服務的功能。

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