如何把企業內部碎片信息系統化？

Baklib

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2022-06-21 11:40

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在這個信息大爆炸的時代，企業內部會存在大量的碎片化知識，雖然表面上或許對企業沒有很大的影響，但實際不然。如果能把這部分知識有效地利用起來，對于企業能起到意想不到的作用。所以，現在最關鍵的問題就是如何把企業內部碎片信息系統化。

公司在發展趨勢全過程中會造成很多的專業知識，而依據有關數據統計，公司數據每一年以200的速率提升，在其中80%之上數據以文檔、電子郵件、圖片信息等碎片化數據信息散落于公司內計算機系統中的每個角落。公司可以立即應用的構造，系統軟件化的專業知識信息僅占公司全部專業知識總數的10%，而此外90%的專業知識都歸屬于無法運用的隱藏專業知識，這對公司來講毫無疑問是一種極大的知識奢侈浪費，怎樣對這種專業知識開展合理管理是一項機構發展觀的重要。

從三個方面來看企業知識的碎片化問題：

管理困難：文件分散在不同的計算機、服務器或系統中，難以統一備份。不清楚員工在文件中有哪些操作，工作中存在問題，無法實際追溯。文件存儲不是本地的，核心數據很容易泄露；搜索速度慢，效率低；知識庫版本管理混亂。
數據孤島：公司在信息化管理的過程中，可能先后采用了CRM、HRM、ERP等多種管理系統，數據然被封存在各種系統中，信息之間缺乏相互聯系的渠道，缺乏統一的界面，大量的信息，孤立的數據，多系統的相互獨立性成為公司信息管理的障礙，數據孤島的形成。
知識非個性化：企業中不同的人對知識和信息的切入點和關注點有本質區別。許多企業的信息系統通常是一千人，組織成員不能根據需要獲得，知識和信息不能分類，知識不能有效積累和利用。

碎片化的企業知識往往會帶來一系列問題：

安全風險:安全監控、信息保護、信息安全傳遞、身份識別、權限控制等。對于相對敏感的文件，知識庫安全缺乏保障；員工離職或轉崗后，信息可能會丟失或泄露，文件安全將受到嚴重威脅。

協同共享難：管理系統功能不能集中存儲，知識庫不能有效協同共享，沒有目錄結構。

知識賦能困難：不能將文檔管理與日常業務中的問題相結合，不能將知識應用于沉淀后，不能形成企業知識網絡。

小編認為，想要企業知識從“碎片化”到“系統化”，要做好知識管理，搭建企業知識庫，將碎片化知識集中存儲起來。通過搭建知識庫使企業內部知識系統化可能是最簡單但卻最有效的方式。

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