有哪些實(shí)用的會議活動策劃技巧和工具？

通常來講，復(fù)雜的工作完成起來耗時較長，在工作時間恒定的情況下，單項(xiàng)工作完成時間越長，我們能完成的工作總數(shù)就越少。策劃內(nèi)容會貫穿在整場會議活動的始終，所以，如果要應(yīng)對高頻的會議活動中的策劃工作，突破職業(yè)瓶頸，就必須縮短單個活動策劃任務(wù)的工作時長，也就是需要提升整體的活動策劃工作效率。

那么，如何才能提升活動策劃的工作效率呢？

一、熟悉活動策劃的基本流程

1.確定活動目的、用戶和目標(biāo)

做活動策劃，首先一定要明白活動的核心目的，只有明確了活動所要達(dá)成的目的，我們才能根據(jù)這個目的去策劃后面的活動內(nèi)容。其次，需要篩選和鎖定本次活動的精準(zhǔn)用戶，這樣才能更加有效地施加影響。

在確定活動目的和精準(zhǔn)用戶后，需要制定一個具體的活動目標(biāo)，通常一個正確的活動目標(biāo)需要有一個明確的時間線和一個可量化的結(jié)果，知道具體活動目標(biāo)后，就可以圍繞這個活動目標(biāo)開展后面的策劃工作。

2.初步構(gòu)思和調(diào)研

在明確了活動目的之后，就可以開始進(jìn)行初步構(gòu)思。一個活動的構(gòu)思就是結(jié)合目前所擁有的資源和想要達(dá)成的目的，將活動大致的內(nèi)容、形式和流程在腦海中進(jìn)行搭建。在此過程中，需要思考如何利用現(xiàn)有資源或潛在資源來擴(kuò)大活動影響力，達(dá)成活動目的。

在活動構(gòu)思過程中，可能會有很多不確定的想法，如活動方式的可行性、目標(biāo)用戶的接受度等，此時可以通過調(diào)研的方式來幫助你確定這些想法。如果你可以直接觸達(dá)你的核心目標(biāo)用戶群體，不妨通過短信、電話、拜訪或在線問卷的形式來征求他們的想法和意見，根據(jù)他們的想法來佐證和完善你的策劃思路。             

3.撰寫活動策劃方案

有了前期的構(gòu)思和調(diào)研，接下來就可以開始正式撰寫活動策劃方案了。在寫活動方案時，首先需要理清自己的邏輯思路，先寫什么，后寫什么，在腦海里先要有一個清晰的框架，要保證領(lǐng)導(dǎo)和客戶能夠從頭至尾順利地看懂你的活動方案。 

在撰寫方案時，可以借鑒一些可用的方案模板，但需要根據(jù)自己的活動思路和具體需求進(jìn)行修改，不要生搬硬套，這樣容易導(dǎo)致方案的思路出現(xiàn)變形。

4.領(lǐng)導(dǎo)審查和確定方案

在完成活動策劃方案之后，需要把方案提交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，或者采用提案的形式進(jìn)行匯報。針對領(lǐng)導(dǎo)提出的方案中的問題要及時解答，并根據(jù)他們給出的建議和意見進(jìn)行方案的修改，修改完成后需要再次讓領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)，并敲定最終的方案。 

在給領(lǐng)導(dǎo)提交方案時，最好準(zhǔn)備兩套不同的方案供領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行選擇，在匯報時可以說明這兩套方案各自的優(yōu)缺點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚你的思路和用心。      

5.召開方案執(zhí)行會議

在方案確定之后，需要召開方案執(zhí)行會議，其目的是做任務(wù)的拆解和分工，參會人員通常包括策劃、運(yùn)營、設(shè)計、技術(shù)、執(zhí)行、銷售等，會議需要明確各部門及人員的具體職責(zé)、任務(wù)完成的時間和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

如果是線上活動策劃方案，通常會涉及兩個部分，一個是前端，一個是后端。前端展示部分，需要讓用戶看了能夠明白活動內(nèi)容，知道如何去參與，要盡可能地推動用戶主動去參與；后端部分主要是開發(fā)的內(nèi)容，活動頁面怎樣設(shè)計，相關(guān)功能如何實(shí)現(xiàn)，你需要根據(jù)整體的活動方案，將其中的流程、需求羅列清楚，和技術(shù)進(jìn)行溝通后制定一套SOP，以便各部門可以高效地配合完成執(zhí)行工作。

6.方案落地執(zhí)行

在開始活動執(zhí)行前，需要出一個具體的活動執(zhí)行方案，指導(dǎo)策劃方案各環(huán)節(jié)的具體落地實(shí)施。在做執(zhí)行方案的時候，活動策劃者的頭腦中一定要把整個活動模擬數(shù)遍，把各個細(xì)節(jié)都考慮清楚，有順序地安排各個階段的時間，做到有條不紊。

策劃方案的落地執(zhí)行包括活動前的準(zhǔn)備、活動中的現(xiàn)場控制以及活動后的安排，但方案的落地執(zhí)行工作歸結(jié)起來主要包含兩個方面，一是人力的調(diào)度工作，二是物料的籌備工作，只要將人和物進(jìn)行合理安排，那么方案的執(zhí)行工作也基本可以到位。

7.對活動進(jìn)行復(fù)盤

在活動結(jié)束后，需要盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，做活動的整體復(fù)盤，看有沒有達(dá)到活動目標(biāo)，在活動過程中出現(xiàn)了哪些問題，這些問題該如何解決，需要形成文檔，作為下一次活動改進(jìn)的參考依據(jù)。

有些人做過很多次活動策劃，但其策劃能力并沒有明顯的進(jìn)步和提高，原因就在于他們沒有對活動進(jìn)行復(fù)盤。做完一場活動，不去總結(jié)活動中的優(yōu)缺點(diǎn)，不去查找問題和分析原因，沒有總結(jié)和反思，自然就不會有收獲和成長。

二、掌握一些實(shí)用的活動策劃技巧

1.簡化活動參與流程

很多人在做活動策劃的時候，容易陷入自我認(rèn)知偏誤思維中，常常基于自己對產(chǎn)品的熟知程度去設(shè)計活動，理所當(dāng)然地認(rèn)為所有參與者應(yīng)該懂得自己設(shè)計的活動流程和操作步驟，從而忽略了參會者的心理。所以在做活動策劃時，我們需要跳出個人思維的怪圈，應(yīng)該站在一個小白用戶的角度去考慮問題，多和目標(biāo)參會者進(jìn)行交流，了解他們的想法。

在設(shè)計活動流程時，應(yīng)該盡量簡化，做到用戶無需思考或通過簡單思考就能參與到活動中來。能掃碼完成的，決不讓用戶微信搜索公眾號再加關(guān)注；能直接贈送的，決不讓用戶發(fā)截圖、分享鏈接；能填寫姓名、電話搞定的，決不讓用戶多填其他任何附加信息。從看到活動到完成參與，每一步用戶的數(shù)量都在減少，所以為了減少用戶流失，我們必須簡化用戶參與活動的步驟。

在2019東西部小動物臨床獸醫(yī)師大會上，主辦方為了簡化參會者的報名流程，利用百格活動研發(fā)的微信服務(wù)號綁定大會報名系統(tǒng)功能，讓參會者只需通過搜索微信服務(wù)號便可快速進(jìn)行注冊報名，這樣既增加了主辦方微信公眾號的關(guān)注度，也提升了用戶在移動端的報名體驗(yàn)。

2.進(jìn)行微創(chuàng)新

有趣好玩，可以引起用戶參與活動的興趣，也是刺激用戶主動分享活動的有利因素，我們在做活動策劃時，需要抓住用戶的興趣點(diǎn)，滿足用戶的虛榮心和個性化需求。

對大多數(shù)活動策劃者來說，要策劃一個全新的活動是比較困難的，所以現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)較為普遍的做法是，在之前成功活動的基礎(chǔ)上進(jìn)行微創(chuàng)新。所謂微創(chuàng)新，是指借鑒已經(jīng)取得成功的活動模式，在活動主體模式基本一致的情況下，尋求部分內(nèi)容的變化，這個變化可以是活動主題，可以是參與規(guī)則，也可以是獎勵方式等等。    

3.讓用戶覺得有利可圖

除了有趣，獎勵也是驅(qū)動用戶參與活動的重要因素。獎勵可以是實(shí)物獎品，也可以是優(yōu)惠券、積分、頭銜等虛擬獎品。

如果是實(shí)物，可以把精美的獎品照片放在活動頁面最顯眼的地方。雖然用戶知道中獎率非常低，就算參與了也不一定能中獎，但當(dāng)他們看到獎品的實(shí)物照片時，會誘發(fā)內(nèi)心參與活動的沖動，有利可圖會讓他們從心底里認(rèn)可這個活動，所以可以利用和迎合用戶愛貪小便宜的心理來進(jìn)行活動策劃。              

4.學(xué)會借勢

借勢可以有效地擴(kuò)大活動傳播的影響力，我們在策劃活動時，應(yīng)該及時地抓住當(dāng)下熱點(diǎn)新聞事件、熱點(diǎn)人物，結(jié)合自己的活動方案，順勢而為，達(dá)到傳播的目的。

① 節(jié)假日借勢技巧

因?yàn)楣?jié)假日可以預(yù)測，所以我們可以提前做好活動預(yù)熱和上線準(zhǔn)備，深挖活動與節(jié)假日之間的契合點(diǎn)，讓二者可以有機(jī)結(jié)合，要善于利用節(jié)假日的特性來鎖定精準(zhǔn)的活動人群，進(jìn)行有效借勢。比如百格活動策劃的520福利活動，借勢520這樣一個充滿愛意的節(jié)日，為參與用戶提供免費(fèi)的酒店房券和溫泉體驗(yàn)券，由于活動獎品與節(jié)日氛圍十分契合，所以引發(fā)了用戶的積極參與。

② 熱點(diǎn)事件借勢技巧

熱點(diǎn)事件分為兩種，一種可預(yù)測，比如世界杯、奧運(yùn)會、蘋果發(fā)布會、美國總統(tǒng)大選等事件，這類可預(yù)測的事件，我們在做活動時可以借鑒上面節(jié)假日借勢的技巧；另一種是不可預(yù)測，這類事件往往具有突發(fā)性，針對這類熱點(diǎn)事件，我們在做借勢時需要密切關(guān)注其動態(tài)，及時策劃相應(yīng)的活動，所策劃的活動應(yīng)該簡單、有趣、關(guān)聯(lián)度高。并非所有熱點(diǎn)都可以借勢，我們應(yīng)該避開負(fù)面熱點(diǎn)，謹(jǐn)慎借勢。

三、學(xué)會合理地利用工具

要提升活動策劃效率，產(chǎn)出高質(zhì)量的活動方案，除了要熟悉活動策劃的基本流程和掌握策劃時的一些技巧之外，還要學(xué)會利用工具。合理地利用工具是提升工作效率的重要途徑，那么在活動策劃過程中，我們有哪些可以利用的工具呢？

1.創(chuàng)意類網(wǎng)站

當(dāng)你靈感匱乏或者面對從未做過的活動時，你可能會無從下手，此時你可以多看看創(chuàng)意營銷類相關(guān)的網(wǎng)站，通過網(wǎng)上分享的活動案例、創(chuàng)意、設(shè)計進(jìn)行借鑒和參考，既可以幫你補(bǔ)充相關(guān)知識點(diǎn)，也可以為你提供靈感來源。

① 網(wǎng)絡(luò)廣告人社區(qū)

網(wǎng)絡(luò)廣告人社區(qū)是一個致力于分享國外創(chuàng)意廣告、網(wǎng)絡(luò)營銷、市場營銷案例的垂直類傳媒網(wǎng)站，網(wǎng)站內(nèi)容更新速度快，當(dāng)前已經(jīng)擁有了幾千個創(chuàng)意案例及視頻廣告。

② WAAAAT

WAAAAT集合了國內(nèi)外最新的廣告?zhèn)鞑バ袠I(yè)資訊與案例，它會抓取同類分享網(wǎng)站的案例解析，側(cè)重分享點(diǎn)在TVC。

2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具

要完成一場活動策劃，需要多部門甚至全公司的人共同參與，任務(wù)分工的傳達(dá)是否及時，各部門間的相互配合是否默契，會直接影響到活動實(shí)施的效果。所以，利用好團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具非常關(guān)鍵，它可以大幅提升團(tuán)隊(duì)工作配合的效率。

① 石墨文檔

石墨文檔是一款可以實(shí)現(xiàn)多人協(xié)作的云端office，我們可以把它看作是云端版本的文檔、表格、幻燈片，它以在線網(wǎng)頁生成鏈接的形式，分享給需要協(xié)作配合的同事閱覽。

② Tower

Tower是一款團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件，支持多設(shè)備查看文檔，可以自由創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)，分享項(xiàng)目及文檔，有在線討論、文件共享、日程安排等多個功能，在團(tuán)隊(duì)協(xié)作辦公的方面非常高效。

3.思維導(dǎo)圖

在做活動策劃時，思維導(dǎo)圖可以幫助我們將思路框架和創(chuàng)意想法進(jìn)行可視化梳理，通過思維導(dǎo)圖，整個活動框架和思路可以一目了然。

① XMind

XMind堪稱思維導(dǎo)圖中的王者，它是一款易用、美觀、高效的可視化思維管理工具。除了可以繪制思維導(dǎo)圖，還能繪制魚骨圖、二維圖、樹形圖、邏輯圖、組織結(jié)構(gòu)圖等，它樣式和主題豐富，可以輸出多種格式。

② MindMaster

MindMaster是一款跨平臺、多功能的思維導(dǎo)圖軟件，它具有操作界面簡潔、穩(wěn)定性高、自定義功能強(qiáng)大等特點(diǎn)，基本功能無水印限制和使用時間限制，可以幫你快速創(chuàng)建內(nèi)容豐富且時尚精美的思維導(dǎo)圖、概念圖、組織架構(gòu)圖等。

4.PPT效果插件

PPT是制作活動策劃方案時最常使用的工具，它可以完美地展現(xiàn)你的活動方案。有時候?yàn)榱诉_(dá)到某種效果，用PPT自帶的功能操作起來較為繁瑣或者無法實(shí)現(xiàn)，你就可以借助一些插件來提升效率和質(zhì)量。

① iSlide

Slide是一款基于PPT的插件工具，它擁有數(shù)量龐大的資源庫，包含38個設(shè)計輔助功能，8大在線資源庫，超20萬的專業(yè)PPT素材，還有很多看似低調(diào)卻十分強(qiáng)大的功能。

② 美化大師

美化大師可以直接作為插件在PPT中同步使用，它有著海量的在線模板素材、圖標(biāo)素材和圖表素材，還可以幫助整理PPT內(nèi)容。

5.活動管理工具

活動管理是活動策劃中的重要工作，策劃的活動如何按計劃實(shí)施，參與的活動人員如何有效進(jìn)行管理，都需要在做策劃的時候考慮清楚。合理地借助以下活動管理工具，可以節(jié)約管理成本，提升活動管理效率。

① 進(jìn)度管理——甘特圖

甘特圖可以直觀地表明任務(wù)計劃在什么時候進(jìn)行，及實(shí)際進(jìn)展與計劃要求的對比。活動管理者由此可便利地弄清一項(xiàng)任務(wù)還剩下哪些工作要做，并可評估工作進(jìn)度。

② 活動管理——百格活動

百格活動擁有專業(yè)的活動管理系統(tǒng)，通過后臺的人員管理功能可以快速查找和導(dǎo)出活動報名人員信息，三大通知渠道可以實(shí)現(xiàn)活動信息的精準(zhǔn)通知，日程管理功能則可以幫助主辦方高效地完成活動會場及日程安排管理工作。眾多活動環(huán)節(jié)，都可在線進(jìn)行管理，高效便捷。

END

一場成功的活動離不開前期精心的策劃，除了需要優(yōu)秀的方案和創(chuàng)意，還需要強(qiáng)有力的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)。舉辦活動是一項(xiàng)繁瑣且連續(xù)性較強(qiáng)的工作，很多企業(yè)在辦活動時總會出現(xiàn)疏漏或管理不到位的情況，百格活動是一家專業(yè)的活動管理平臺，可以為您免費(fèi)提供從策劃到執(zhí)行的全流程活動事務(wù)咨詢服務(wù)，確保您的活動順利進(jìn)行。