企業(yè)知識(shí)管理過程中常見的誤區(qū)與解決方法

隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的加速， 越來越多的CIO（首席信息官）擔(dān)負(fù)起了推動(dòng)組織知識(shí)管理工作的重任。從實(shí)際工作中的角度來看，盡管國(guó)內(nèi)大部分知識(shí)管理項(xiàng)目已經(jīng)取得了一些成果，但是與期望相差甚遠(yuǎn)，很多項(xiàng)目甚至并沒有成功而以失敗告終，無法繼續(xù)下去。

通過從知識(shí)管理中心的調(diào)研角度來看，不難發(fā)現(xiàn)大多數(shù)知識(shí)管理項(xiàng)目失敗都是由在知識(shí)管理中存在的一些誤區(qū)而導(dǎo)致的。因此，本文就企業(yè)在運(yùn)行過程中幾個(gè)最普遍的誤解進(jìn)行歸納總結(jié)，以希望能對(duì)那些在企業(yè)中實(shí)施知識(shí)管理的企業(yè)起到小小幫助作用。

一、將知識(shí)管理等同于文檔管理，只用來保存知識(shí)文件

許多企業(yè)在進(jìn)行知識(shí)管理時(shí)把 KM的實(shí)施視為編寫文檔、儲(chǔ)存文件，將重點(diǎn)放在知識(shí)文檔上：企業(yè)要求員工分享知識(shí)文檔，然后在文檔的基礎(chǔ)上建立知識(shí)庫(kù)。

這個(gè)辦法看起來很合理，但是卻忽視了當(dāng)前的環(huán)境（文檔數(shù)量非常多，一旦接受龐大的互聯(lián)網(wǎng)信息爆炸企業(yè)難以支撐），企業(yè)的特殊性（知識(shí)最豐富的人才是最忙碌的人），知識(shí)工人的成熟（員工的知識(shí)不一定能通過文檔表達(dá)出來）。

因而，大部分的知識(shí)庫(kù)建設(shè)項(xiàng)目都不能在初期產(chǎn)出有價(jià)值的信息。而在積累了大量的內(nèi)容之后，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中的文件很少被查看，不能發(fā)揮知識(shí)庫(kù)的作用，違背了知識(shí)管理的初衷。

二、員工會(huì)自發(fā)地主動(dòng)參加知識(shí)管理

理性的人對(duì)于變化的第一反應(yīng)就是忽視，把變化當(dāng)作不存在，和自己沒有關(guān)系；再次拒絕，找一個(gè)拒絕的借口（工作繁忙，無用）；最后，你可以想像一下。對(duì)于大部分公司職員而言，知識(shí)管理是一項(xiàng)很陌生的工作。在沒有對(duì)概念進(jìn)行系統(tǒng)的推廣和協(xié)商一致的情況下，盲目地進(jìn)行知識(shí)管理是必然失敗的。

在企業(yè)中，大部分員工都是有知識(shí)工作者。他們每天都在處理信息和知識(shí)。各級(jí)管理者所面對(duì)的主要問題，多數(shù)可以歸因于知識(shí)和信息的傳遞、利用和創(chuàng)新。因此，知識(shí)管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的作用是顯而易見的， CIO必須向員工們傳遞這樣的理念。

三、知識(shí)管理的執(zhí)行與運(yùn)作投資不足

商業(yè)寫字樓數(shù)量逐年增加，企業(yè)數(shù)量也在增加，然而在公共管理、服務(wù)意識(shí)、服務(wù)水平等方面并沒有得到顯著的提高。部分企業(yè)采購(gòu)最昂貴的知識(shí)管理咨詢和知識(shí)管理軟件，而在執(zhí)行和運(yùn)營(yíng)上卻幾乎沒有投入。這使得超過90%的知識(shí)管理項(xiàng)目在3年甚至1年內(nèi)被終止。除了少數(shù)從事知識(shí)管理的人員，大部分的員工和管理者都對(duì)所謂的“知識(shí)管理”嗤之以鼻。

以前有一家公司的 ECM+企業(yè)搜索公司，其 KM的主管表示他們所購(gòu)買的是全球最先進(jìn)的系統(tǒng)。但是我還發(fā)現(xiàn)，他們的知識(shí)庫(kù)里幾乎沒有什么東西，而且一些內(nèi)容的讀取率非常低。

知識(shí)管理有其獨(dú)特的價(jià)值，它在當(dāng)今中國(guó)的發(fā)展中應(yīng)當(dāng)起到越來越重要的作用。但是，知識(shí)管理并不是一種體育活動(dòng)。我們要做的就是腳踏實(shí)地，不斷改進(jìn)公司的管理。KM的實(shí)施離不開對(duì)知識(shí)管理的基本投入。不管中國(guó)公司擁有怎樣的管理顧問和體系，都不會(huì)對(duì)其產(chǎn)生任何影響。

四、購(gòu)買的知識(shí)管理系統(tǒng)不適當(dāng)

在信息不對(duì)稱的情況下，最容易出現(xiàn)詐騙。中國(guó)的知識(shí)管理還處在萌芽狀態(tài)，從系統(tǒng)上就能看出來，每家每戶都以“知識(shí)管理”為標(biāo)志，以“知識(shí)管理”為賣點(diǎn)。

現(xiàn)在有許多公司都在做 KMS，而系統(tǒng)廠商自己卻不懂知識(shí)管理，你能否期待這些企業(yè)能為你提供合適的 KMS？我們只知道，在 OEM和協(xié)同軟件中，沒有任何一種稱為“知識(shí)管理”的模塊或者功能能夠被用于或者實(shí)施知識(shí)管理。他們?cè)诤艽蟪潭壬鲜且环N辦公室系統(tǒng)，用于處理事務(wù)流程。

根據(jù)上面的誤區(qū)總結(jié)，歸根結(jié)底，就是要依靠自己的知識(shí)，借助專業(yè)的知識(shí)管理工具。因此，必須找到一個(gè)好的輔助知識(shí)管理的工具來進(jìn)行知識(shí)管理，然后根據(jù)自己的實(shí)際情況去調(diào)整。

建立知識(shí)庫(kù)和知識(shí)管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的最佳途徑。知識(shí)管理軟件很難，但知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建是必須的， Baklib是最好的。

Baklib是一個(gè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建軟件，它可以成為一個(gè)知識(shí)的載體，能夠更好的為企業(yè)提供知識(shí)管理服務(wù)。

知識(shí)管理包括五個(gè)步驟，即學(xué)習(xí)，保存，使用，創(chuàng)新和分享。

搭建知識(shí)管理框架

將知識(shí)管理、參考資料、現(xiàn)階段研究、零散信息等，分成不同的類別，讓你專注于某個(gè)特定的領(lǐng)域，從而掌握自己現(xiàn)在的處境，然后將自己的知識(shí)進(jìn)行進(jìn)一步的提煉和整合。

根據(jù)目前的目標(biāo)，建立起一套完整的知識(shí)庫(kù)，將所搜集到的知識(shí)進(jìn)行歸納、分類。

建立知識(shí)庫(kù)，使您的知識(shí)能夠持續(xù)地更新，您可以了解當(dāng)前所搜集的知識(shí)，使您的知識(shí)儲(chǔ)備在任何時(shí)候都能持續(xù)地增長(zhǎng)。

提煉出有價(jià)值的東西

如上文所述。知識(shí)庫(kù)軟件的作用就是讓你能夠更佳方便快捷的保存有價(jià)值的內(nèi)容，讓你隨時(shí)隨地能夠編輯保存。

整理知識(shí)

當(dāng)你收集到的信息越來越多時(shí)，你必須要做好標(biāo)記，因?yàn)槟愕奈恼轮粫?huì)被歸入一個(gè)類別，而標(biāo)簽會(huì)賦予你的文章不同的特性，使你的管理變得更有條理。

有規(guī)律地整理您的內(nèi)容，有時(shí)看見某個(gè)帖子一時(shí)興起就把它收集起來，其實(shí)對(duì)您來說也許沒什么用，需要經(jīng)常整理和刪除。

內(nèi)化的知識(shí)與知識(shí)輸出

將這些知識(shí)梳理完畢，就需要將其轉(zhuǎn)化為知識(shí)，將其轉(zhuǎn)化為內(nèi)化，這一步并不簡(jiǎn)單。

最終，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己在不知不覺中積累了大量的知識(shí)，并且能夠隨心所欲地解決一些問題。