如何搭建一個(gè)好的知識(shí)庫管理系統(tǒng)？

對(duì)于想知道怎樣搭建一個(gè)好的知識(shí)庫管理系統(tǒng)的人來說，擁有正確的流程非常重要。這個(gè)過程不需要很復(fù)雜，但如果您想要個(gè)滿足更多需求的知識(shí)管理系統(tǒng)，它確實(shí)需要非常的全面。 

1. 定義你的受眾

知識(shí)庫適用于誰？就像任何內(nèi)容一樣，講師指南需要高度針對(duì)明確的受眾。 

例如，如果您正在為產(chǎn)品用戶創(chuàng)建介紹性手冊(cè)，請(qǐng)以對(duì)他們最有幫助的方式創(chuàng)建和呈現(xiàn)信息。如果您要為銷售團(tuán)隊(duì)的客戶主管創(chuàng)建培訓(xùn)手冊(cè)，請(qǐng)執(zhí)行相同的操作 — 以有助于他們高效工作的方式創(chuàng)建和展示信息。

2.概述您的內(nèi)容

在您開始創(chuàng)建之前，建立一個(gè)您將用來充實(shí)系統(tǒng)大綱。雖然您的系統(tǒng)可能包含特定于您的流程或產(chǎn)品的任意數(shù)量的部分，但請(qǐng)考慮添加以下內(nèi)容：

• 介紹：介紹內(nèi)容并設(shè)定期望作為介紹的一部分。為什么要做這個(gè)系統(tǒng)？它是給誰的？如果您正在為新員工創(chuàng)建，請(qǐng)考慮添加您的企業(yè)愿景和使命宣言，并說明為什么培訓(xùn)是入職流程的重要組成部分。
• 目錄：添加目錄使您的目標(biāo)受眾更容易在他們需要的確切時(shí)間找到他們需要的特定信息。
• 目標(biāo)：讓目標(biāo)受眾應(yīng)該能夠使用特定產(chǎn)品或遵循特定流程。將此信息作為目標(biāo)部分的一部分。目標(biāo)在您的目標(biāo)受眾消費(fèi)您的內(nèi)容時(shí)為他們提供了一些可以努力的方向。
• 說明：描述如何逐步使用您的產(chǎn)品，或逐步引導(dǎo)目標(biāo)受眾完成一個(gè)過程。
• 摘要：說明是全面的。在更詳盡的說明旁邊添加摘要。您的目標(biāo)受眾中的一些成員會(huì)發(fā)現(xiàn)這些摘要對(duì)以后的復(fù)習(xí)很有幫助。
• 常見問題解答：花時(shí)間集思廣益，對(duì)有人使用您的產(chǎn)品或遵循您的流程時(shí)可能出現(xiàn)的所有可能的問題進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。在您的常見問題解答部分中盡可能多地回答這些問題。 
• 聯(lián)系方式：無論您的培訓(xùn)手冊(cè)多么全面，無論您的常見問題解答多么詳盡，問題仍然會(huì)出現(xiàn)。為您的目標(biāo)受眾提供明確的渠道來提出這些問題。

3. 根據(jù)需要跟蹤使用情況和更新

您需要通過知識(shí)庫的訪問進(jìn)行相關(guān)的分析。分析讓您知道有多少人正在訪問您的手冊(cè)以及他們?nèi)绾问褂盟鼈儭?/p>

不要停留在分析上。一旦您有了要分析的數(shù)據(jù)，就可以使用您的分析來更新您的知識(shí)庫系統(tǒng)。不斷更新和優(yōu)化它們，將您的知識(shí)庫視為可以隨時(shí)更改的動(dòng)態(tài)內(nèi)容，以獲得最大的影響。

4. 創(chuàng)建反饋渠道

這是作為最后一步提到的，但這是您在整個(gè)手動(dòng)創(chuàng)建過程中需要做的事情：從關(guān)鍵利益相關(guān)者那里獲得反饋。 

如果您正在為內(nèi)部團(tuán)隊(duì)知識(shí)庫，請(qǐng)與將使用該系統(tǒng)的經(jīng)理和一線工作人員交談。進(jìn)行定期檢查，使這些利益相關(guān)者能夠?qū)彶榇缶V和初稿。使用他們的反饋進(jìn)行更新。

面向外部受眾的知識(shí)庫也是如此。在現(xiàn)有用戶或客戶上測(cè)試您的內(nèi)容，然后使用您的學(xué)習(xí)來優(yōu)化您的手冊(cè)。

無論是為內(nèi)部受眾還是外部受眾創(chuàng)建的，都應(yīng)提供清晰的反饋渠道。同樣，反饋渠道也需要您定期更新它們以最大限度地提高性能。

不要忘記設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)

雖然知識(shí)庫手冊(cè)本質(zhì)上是實(shí)用，但設(shè)計(jì)仍然很重要。通常包括以下內(nèi)容：

• 品牌：通過包含企業(yè)品牌，目標(biāo)受眾與您的企業(yè)愿景和使命聯(lián)系起來。
• 顏色：顏色有一種心理學(xué)。通過在培訓(xùn)手冊(cè)中包含引人入勝的顏色來利用這一點(diǎn)。大多數(shù)公司都有一級(jí)、二級(jí)甚至三級(jí)品牌顏色。深入了解您的調(diào)色板，以使知識(shí)系統(tǒng)在視覺上盡可能令人愉悅和引人入勝。
• 層次結(jié)構(gòu)：通過使用適當(dāng)?shù)臉?biāo)題和副標(biāo)題來引導(dǎo)觀眾的視線。同樣，適當(dāng)?shù)膶哟谓Y(jié)構(gòu)可以幫助您的目標(biāo)受眾使用培訓(xùn)手冊(cè)作為參考，隨時(shí)快速找到他們需要的信息。
• 圖形/插圖：通過使用圖形和插圖來強(qiáng)化關(guān)鍵思想和概念。學(xué)術(shù)環(huán)境包括不同類型的學(xué)習(xí)者。在企業(yè)環(huán)境中也是如此。有效的圖形和插圖可以幫助您吸引視覺學(xué)習(xí)者。

怎樣搭建知識(shí)管理系統(tǒng)？

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