怎樣才能讓企業(yè)知識管理發(fā)揮出它的真正價值？
由于企業(yè)自身的業(yè)務(wù)需求，外部各種標準規(guī)范的需求，以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢，使得越來越多的企業(yè)開始建立知識庫，并嘗試利用知識管理提高組織的效率和創(chuàng)造力。
KMCenter的調(diào)查表明，自21世紀20年代起，許多機構(gòu)將步入知識管理的道路，而知識庫與知識管理已逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)的基本配置與元能力。
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與傳統(tǒng)的職能管理和業(yè)務(wù)管理相比，知識管理作為元管理對于大部分企業(yè)而言，要做好這項工作都意味著深刻的管理變革，并不容易而且很容易低估起難度，很多公司在知識管理上表現(xiàn)得很好，但在實際操作中卻是一塌糊涂，沒有給自己的核心業(yè)務(wù)帶來任何價值。
既然企業(yè)知識管理在戰(zhàn)略層次上具有舉足輕重的地位，因此，企業(yè)管理者必須提高認知，主動積極推進企業(yè)知識庫的構(gòu)建，從根本上促進企業(yè)知識管理的落實與執(zhí)行，若缺少相關(guān)的經(jīng)驗，可以從以下幾個方面著手：
一、建立知識管理理事會
成立一個知識管理委員會，負責整個項目的計劃與運作，并對專家團隊進行管理。
二、知識地圖的構(gòu)建
企業(yè)必須從產(chǎn)業(yè)和商業(yè)戰(zhàn)略的角度，認清產(chǎn)業(yè)與策略所需的知識與能力，使之系統(tǒng)化、組織、理順其內(nèi)在的聯(lián)系。
其次，也要確定什么是外在的，以及企業(yè)內(nèi)部所需的自由知識。
最后，企業(yè)還需要確定哪些知識是空缺的，特別是那些與企業(yè)戰(zhàn)略密切相關(guān)的。同時，企業(yè)也要定期更新和更新知識地圖，以適應(yīng)公司的戰(zhàn)略發(fā)展需要。
三、確定知識的優(yōu)先級
知識保留的限制可以通過以下圖表的流程來決定，根據(jù)公司的經(jīng)營策略和員工的離開風險來決定優(yōu)先保留和提取知識，并且定期進行更新。
四、構(gòu)建企業(yè)知識分享型企業(yè)文化
這也說明了，要做好企業(yè)的知識管理，光靠管理者的力量是遠遠不夠的，必須要通過員工間的知識交換，讓知識從個體的經(jīng)歷傳播到組織的層次。在公司內(nèi)部，員工可以從對組織的知識中獲取問題的解決辦法和工具。反過來，優(yōu)秀的員工的方式和工具也可以通過反饋體系傳播到企業(yè)的知識中，為更多的人所利用，從而提升企業(yè)的工作效率。
五、信息化知識管理
充分利用信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，使企業(yè)的知識管理信息化、數(shù)字化。首先，在知識地圖的基礎(chǔ)上，構(gòu)建知識存儲、檢索、查詢等知識資源，構(gòu)建知識資源庫。
為了構(gòu)建一個完整的團隊知識管理系統(tǒng)，必須建立一個基于團隊的知識管理平臺，來對其進行存儲。一個好的平臺，可以簡化團隊的知識結(jié)構(gòu)，讓他們事半功倍。
1.小組知識管理平臺的需求
一個優(yōu)秀的團隊知識平臺應(yīng)該具備下列要素：
(1)穩(wěn)定性好，不會失去知識的安全性
文件的安全性是第一位的，因此，最好的辦法是讓大型廠商來提供這個平臺。
(2)具有較大的存儲容量和不泄漏的內(nèi)容
團隊知識、資料包含很多秘密，必須慎重挑選，很小的第三方平臺不一定安全。
(3)區(qū)別個人文件和小組文件
由于成員們也有各自的知識庫，所以便于會員們使用。
(4)多層目錄、多個成員、多個文件
不同的目錄是用來進行分級的。不同的權(quán)限是對 leader進行管理的需求。
(5)便于瀏覽和共享
快速的使用和共享是非常關(guān)鍵的。在使用方面，為了適應(yīng)多種應(yīng)用場合，必須滿足多個終端的特性。共享包含會員之間的共享，也可以與外界的其他人共享，輕操作是最好的。
(6)最好是多個人一起編輯，然后將其保存在平臺上。
多人編輯可以簡化工作過程，無需下載。將其直接存儲在平臺上也是很有必要的。
許多工具將“編輯”和“保存”分開，編輯依賴于其他工具，將其存儲在一個管理和存儲的工具中。在多個系統(tǒng)中進行交換的過程具有不友好的銜接性。復(fù)雜的運營過程會增加共享的門檻。
(7)提供諸如注釋之類的交流功能
如果你能評論一個文件，你就不用再在 IM工具之間來回轉(zhuǎn)換了。注釋最好是劃線式的注釋，這樣可以更清楚地知道這些評論是針對哪些內(nèi)容的。
2.建議小組知識管理平臺
在全球范圍內(nèi)，谷歌文檔和 Office 365都表現(xiàn)得更好。但是在美國，谷歌文檔必須要爬上圍墻才能使用，這就讓很多人望而卻步。而且 office 365的業(yè)務(wù)都是在國外，所以在使用起來，并不是很順暢，這就造成了很差的體驗。所以，這并不是一個很好的建議。
Baklib是目前國內(nèi)比較成功的一個開發(fā)的知識庫構(gòu)建軟件。Baklib的接口很簡單，支持跨平臺，跨終端使用。畢竟是國產(chǎn)的，更適合中國人的口味，再加上他們的技術(shù)積累，在安全性和穩(wěn)定性上都有很大的保障。
關(guān)于“協(xié)作文檔”的特性，即上文所述的第六點，很多云磁盤都宣稱可以協(xié)同工作，但實際上僅僅提供了“版本覆蓋”。也就是說，當某個人將某一份文件上傳到某個平臺，然后由另外一人進行下載，修改完畢之后，上傳和覆蓋。Baklib不但可以將所有的文件都存儲到云端，而且還可以在云中進行編輯，將文件的編寫和存儲結(jié)合起來。它也可以讓多個人在同一時間對相同的文件進行編輯，減少了許多繁瑣的過程，減少了團隊文件的共享。
選擇一個小組的知識管理工具非常關(guān)鍵。如果只是用一個簡單的團隊云盤，那就太過繁瑣的操作了，很有可能在系統(tǒng)還沒有完全成型之前，就已經(jīng)失敗了。
建立一個團隊的知識管理系統(tǒng)是一個長期而復(fù)雜的過程，但很多國外著名的公司如戴爾，惠普，畢馬威，都在不斷的堅持，正是因為這樣，他們才能感受到團隊的知識管理有多么的重要，所以他們愿意為此付出一些努力和代價。
有一句俗語叫做“You are what you study”，“You are what you eat”。吃的東西對人體有影響，而知識對人的核心能力也有影響。只有國內(nèi)企業(yè)和團隊意識到團隊知識的價值，并且愿意為團隊的知識付出，這樣的團隊才會擁有最大的競爭優(yōu)勢。
