企業在線文檔管理需要注意的一些問題及解決措施

隨著計算機技術與網絡技術的廣泛運用，電子文檔成為企業經營活動的最直觀的憑證。電子文檔是一種從產生、處理、傳遞到整理、保管、利用等過程中形成的電子檔案，它豐富了檔案的管理內容，同時也給檔案工作者帶來了新的問題。

要對電子文檔進行有效的管理，必須對其進行全面的理解。簡而言之，就是一種文件從創建、修改、審批、定稿、分發、歸檔、銷毀的整個循環過程中，會遇到哪些操作，又有哪些人，以便制訂出相應的管理標準。

1.建立檔案保密級別。

檔案保密級別是電子文檔管理的首要因素。哪些文檔可以向外發送，哪些文檔可以在公司內部共享，哪些文檔只允許某個部門訪問，哪些文檔只允許某些人訪問。只有設置了檔案保密級別，才能確保檔案的安全。

2.檔案與機構結構之間的聯系。

設置密級之后，還要清楚檔案的歸屬以及與機構結構的關系。在這方面，不同的公司的經營需要會有很大的差別。同時，要解決各個部門之間的文件流動問題。在電子文檔中，各個部門之間的文件必須要解決很多拷貝問題和銷毀問題。

3.發行版。

電子文檔必然會出現多種版本的問題，而版本管理的關鍵在于：對所有的版本進行統一的管理。而且要保持一個好的分枝。通常的方法是將文件的版本名稱和分支名稱分開。

4.集中

以下是三個問題：一是要對哪些文檔進行統一管理。（現在，所有的商業文檔都要統一管理），還有就是怎么收集。一種是由誰來負責（在不同的時間內，由不同的人或整個生命周期進行管理）。這可能是系統或運行規則。但是，最有效的方法當然是使用工具。

5.整理、詢問。

要對電子文件進行分類，必須要有多個維度。由于傳統的檔案系統結構為單一的維度，難以滿足需求。我們可以通過數據庫和標記進行管理。在編制規格時，要把檔案管理需求的維度理順，然后再進行歸類。可以從最小的需求維度開始，例如：部門、項目、文件、文件、文件類型、文件類型、文件級別、文件狀態。最容易的方法是使用文件結構的主維度，用標記來填充其它維度。最好的方式是用搜索引擎來查詢電子文檔，其中一個關鍵點是“要根據不同的查詢者的權限來發送查詢結果，同時，檔案名稱也是檔案的一部分，而檔案名稱也會泄露檔案資訊。”

6.存檔和消失。

企業檔案會隨著企業的正常情況而逐漸增加，因此可以認為存檔是檔案存取的最后階段。怎樣存檔？存檔后存放在什么地方？檔案由誰負責？

7.管理冷暖。

那些長久閑置的文件，存檔文件，經常被引用的文件，以及當前正在使用的文件，它們的儲存和保存方法都應該不同。以便更有效地利用文檔。

1、加強宣傳，增強員工文件意識

檔案工作在企業整體工作中占有舉足輕重的地位，各級領導、各單位的領導干部要進一步解放思想，摒棄舊觀念，樹立新觀念，適應新形勢，以開放、前瞻性的視角在更高的層面上謀劃檔案工作的發展方略，積極尋找檔案工作同企業中心工作的結合點，實實在在地解決檔案工作中存在的問題和困難，促使企業檔案工作快速發展。

2、明確責任，加強檔案管理人員責任意識

堅持實行文秘部門或業務部門的立卷工作，同時，檔案部門要積極配合立卷部門，充分發揮各部門、業務部門熟悉文件的形式和程序，提高案卷質量和工作效率。

3、運用“六個特征”把握科學立卷方式

一般來說，文檔可以按照六種特征立卷，按照問題特征立卷、時間特征立卷、名稱特征立卷、作者特征立卷、通訊特征立卷、區域特征立卷，將幾個特征相同的文檔合并成一卷，這是一種較為科學的立卷方式，通常是根據文檔的具體情況，靈活地將2-3個特征綜合起來，形成一份文檔。

4、科學組卷，確保檔案資料的保存性

因為嚴格的組織管理與制造流程是保證產品品質、提高公司的生存與競爭能力的重要因素，而嚴格的組織管理與制造流程則是以現行的檔案為代表，因此，要提供大量有價值的資料，以便在今后的工作中，繼續貫徹相關文件。在文件資料中，有些用途只是一種或一種短期用途。實踐表明，及時裝訂成冊是保護此類文獻資料的最佳途徑。根據一定的制度，檔案部門或者是檔案部門，對其進行科學的管理。以便隨時調閱、研究、使用。

5、加強觀念創新，提升檔案管理人員的素質

要想讓這種管理步入良性的循環，就必須不斷地提升管理者的素質。其中，有：

1.提高檔案管理部門的合格人員組成

建立高質量的檔案管理隊伍，是全面、有效地為企業服務的前提和依據。

2.強化檔案管理人員在職檔案的培訓

提高企業檔案管理人員的素質，加強對其在職人員尤其是中青年專業技術骨干的繼續教育，是實現檔案工作與檔案管理工作相適應的重要人才保障。

3.強化企業文件管理人員理念創新

文檔工作者若不具備創新意識，則無法進行文件工作的創新。因此，檔案工作者必須順應檔案工作網絡化的需要，將創新思想滲透到工作中，開展創新實踐。企業的領導者應該充分認識到文檔的職能、管理、知識型和信息型的特征，正確理解企業的發展和文檔管理的內在關系，重視文檔的開發利用，為文檔工作提供必要的支持。企業文檔工作者要適應企業文檔的發展，必須樹立“管理型、信息型、服務型”的理念，強化自身的專業素質，才能有效地提升檔案服務的質量。

4.加強企業檔案管理人員的學習與創新

新時期要搞好檔案工作，必須加強檔案工作的隊伍建設。首先，要樹立正確的價值觀念，樹立“不進步”的觀念。另一方面，要從新的角度、新的觀念、新的觀念、新的方法、新的觀念、新的檔案人才的培養、選拔、建設檔案人才，并不斷探索新的模式，以激發檔案工作者的聰明才智，為企業發展提供智力支撐。

企業檔案管理隊伍的建設要朝著知識結構綜合化、年齡結構階梯化、性別比例適度、高學歷人員比例合理的方向發展。檔案工作者既要懂得如何與計算機網絡合作，又要利用復讀機進行信息的加工，還要懂得利用網絡技術開發檔案資料，利用計算機網絡進行檔案資料的管理，以達到檔案資源的共享。

當提及文件管理工具時， Baklib必須在此提及。可以說，這是一款集上述三款產品于一體的在線文件編輯軟件。

Baklib通過 Baklib在線知識庫的制作，高效的編輯功能，集中的在線存儲和展示能力，為企業和團隊提供了一個 SaaS工具。解決了企業和個體之間的文檔管理混亂、知識孤立等問題；降低成本，全面提升個人和團隊的工作效率，高效的管理讓辦公更加簡單。

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自動完成文件的同步：不需要任何的副本，可以自動的進行內容的同步。

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Baklib可以很好地解決當前中小企業文檔管理不規范、缺少管理工具等問題，同時將人工智能技術應用于企業文檔管理規范化、一體化、智能化管理，符合當前企業信息化網絡化的發展趨勢。