如何維護您的知識庫？

企業不僅需要定期查看您的知識庫，確保它盡可能有用。雖然您在日常工作流程中管理知識庫的方式很重要，但您還需要定期審查。

“大掃除”你的知識庫

設置過期信息的審查日期。

例如，您是否對某些文件進行年度更新？列出需要每年更新的文件。

添加新的

您有時可能希望保持舊報告完好無損以供將來參考。如果是這樣，請在舊報告的開頭添加一個鏈接，以引導讀者訪問最新的文檔。

查看層次結構和界面

整體內容結構還清晰嗎？您是否在知識庫中進行了任何需要調整的品牌更改，例如顏色、字體或色調？

委托審查

將檢查委派給合適的人并指導審核過程：

• 文件的目標群體是哪個？
• 是否能合乎邏輯但有同理心的方式回答他們的問題？所有信息都是最新的嗎？如何以更直接的方式呈現信息？屏幕截圖或視頻會有幫助嗎？
• 所有信息都是最新的嗎？
• 如何以更直接的方式呈現信息？屏幕截圖或視頻會有幫助嗎？

評估你的工作方式。添加和共享信息的過程是否很好地融入了您團隊的工作？如何使用知識庫更有效地工作？收集團隊的反饋以查看可以改進的地方。

每月或每季度檢查

在年度審查之間，您需要每月或每季度安排定期檢查。這是一個很好的時機：

• 管理訪問。確保離開公司的員工不再有權訪問這些文件。驗證新員工是否具有所需的訪問權限。
• 找出知識庫的薄弱環節。也許您的客戶服務會一遍又一遍地收到一個特定的問題。添加幫助客戶自行解決問題的新文章，并確保其易于查找。您的客戶在嘗試查找信息時可能不知道正確的術語并使用其他短語，因此請添加其他關鍵字以引導他們訪問文章。
• 根據趨勢查詢添加新文章

事件觸發的更新

即使您已經安排了對知識庫的定期審查，也可能有其他事件觸發了對新檢查的需求。

假設您的公司生產軟件，是時候推出大型更新了。您將知識庫用作客戶的自助服務門戶。然后，更新是審查文檔以更新不正確信息或添加解釋新功能的附加文章的一個很好的理由。

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