如何做好電子檔案的移交與接收工作？
近年來，國家檔案局相繼出臺《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、《電子檔案移交與接收辦法》、《電子檔案管理基本術語》等系列與電子檔案管理工作的相關規范標準。如何做好電子檔案的移交與接收工作呢？本文可供參考。
一、電子檔案移交和接收的準備工作
1.明確移交和接收主體
根據規定，各級黨政機關、社會團體、企事業單位應向同級國家綜合檔案館移交電子檔案，撤并單位應向接管單位或同級國家綜合檔案館移交，集團企業下屬單位應向企業綜合檔案管理機構移交。各級移交單位和接收單位應當切實履行電子檔案的移交和接收職責，由各級檔案行政管理部門負責對電子檔案的移交和接收工作進行監督和指導。
2.規范移交和接收范圍
屬于國家綜合檔案館或接收單位規定的接收范圍的電子檔案，應當向國家綜合檔案館或接收單位移交。一般來說，應當是對于移交單位較為重要的，同時具有長期保存價值的電子檔案。在移交電子檔案的同時，與電子檔案相關的元數據、特殊讀取軟件等內容也應一并移交。
3.確定移交和接收時間
根據《電子檔案移交與接收辦法》規定，電子檔案應當自形成之日起5年內進行移交，對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。對于涉密電子檔案的移交時間，暫無明確規定，但一般均從嚴執行。對于移交和接收頻率，可以采用定期或實時的方式。定期即固定一段時間進行移交和接收，如每年一次；實時即電子檔案產生后或產生后不久就進行移交和接收。一般而言，采用定期的方式能夠節約傳輸成本。
4.選擇移交和接收方式
電子檔案移交和接收有離線和在線兩種方式，離線方式是指移交單位采用光盤、磁盤等介質存儲電子檔案并向接收單位移交；在線方式是指移交單位通過與管理要求相適應的網絡或交換平臺傳輸電子檔案數據。有條件的單位可采取在線方式移交和接收，如使用專網的電子公文交換平臺等。
5.建立移交和接收平臺
對于接收單位來說，要便捷、準確、安全地接收和保管來自眾多移交單位的電子檔案，工作量是非常大的。建立電子檔案移交和接收平臺顯得非常有必要。通過該平臺，可以同時完成電子檔案的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作，既可以提高電子檔案移交和接收工作的效率，又可以確保電子檔案信息的完整、準確和安全。
二、電子檔案移交和接收的過程
1.組織和遷移轉換電子檔案數據
根據規定的電子檔案移交范圍，組織相應的電子檔案數據，并按照固定形式和要求對電子檔案數據進行處理，使之符合接收單位的要求。若采用離線移交，則使用光盤或其他介質，按照相應的存儲結構和格式要求進行轉換、存儲，并貼上相應標簽。過程中應檢驗電子檔案數據的真實性、完整性、有效性和安全性，包括電子檔案的內容、結構和背景信息是否與形成時的原始狀況一致，電子檔案的內容、結構、背景信息和元數據等是否缺損；電子檔案數據是否能夠識別有效、存儲可靠、載體完好等。
2.移交和接收電子檔案數據
不管移交單位采取離線方式還是在線方式移交電子檔案，接收單位都應首先對電子檔案數據的真實性、完整性、有效性進行檢驗，包括數據內容是否完整齊全、描述準確、編目規范、手續完備，對于特殊格式的電子檔案，核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。對于離線移交的，還應檢查存儲載體外觀是否完好清潔、無劃痕、無損壞、無病毒。之后才能與接收單位辦理交接手續，雙方填寫《電子檔案移交與接收登記表》，完成交接工作。
3.著錄和保存電子檔案數據
接收單位接收了電子檔案數據并不意味著移交過程就此結束，為實現電子檔案的長期存儲和有效利用，接收單位還需要對接收的電子檔案數據進行著錄，建立目錄或全文數據庫，方便查找和利用；遷移轉換電子檔案數據，將電子檔案向其他系統中遷移或在其他存儲設備中備份，實現電子檔案數據的長期存儲。
三、電子檔案移交過程中的注意事項
1.處理好保密與解密的關系
在電子檔案的移交和接收過程中，要注意處理好保密與解密的關系，應采取“非密的要積極移交，涉密的要妥善移交”的策略。對于不涉密或已經解密的電子檔案，凡是符合移交要求的，有長期保存價值的，都應當積極主動地進行移交和接收。但是對于涉密的電子檔案，應在符合國家有關保密安全的要求下，嚴格按照涉密信息和涉密載體的管理要求進行移交和接收工作。若保密條件不成熟，則應暫緩涉密電子檔案的移交和接收工作。
2.確保電子檔案的真實性、完整性和有效性
由于電子檔案自身特點和存儲環境的特殊性，使其在真實性、完整性和有效性方面容易受到破壞，影響電子檔案的利用價值。因此，在移交和接收過程中，應特別注意對電子檔案真實性、完整性和有效性的檢驗，做到“移交前要檢查，接收后要驗證，定期遷移和轉換”。即在移交前，移交單位應檢查電子檔案的真實性、完整性和有效性；移交和接收過程中，接收單位也需要對電子檔案進行檢驗，確認無誤后才能接收；在保管過程中，還應定期對電子檔案進行遷移和轉換，以確保電子檔案的長期可讀。
3.不斷探索新技術在接收和移交中的應用
電子檔案的移交和接收是一項長期工作，需要持續穩定的投入。隨著移交的電子檔案越來越多，容量越來越大，對存儲設備和傳輸通道的要求也越來越高。另外，為了安全有效保管接收來的數據，需要建立相應的數據備份系統和容災系統，并對存儲設備進行定期狀態監控、維護、軟硬件更新和升級，這些工作對于一般檔案接收單位來說將是一筆不菲的開支。這需要我們不斷采用新技術來提高電子檔案移交和接收工作的效率，同時減輕成本壓力。
