檔案信息化咨詢方法論實(shí)踐要點(diǎn)有哪些？

在咨詢工作中，有些咨詢師也許會(huì)有這樣的疑問(wèn)：“我業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)挺豐富的，但做咨詢工作怎么這么吃力呢？”這可能就是因?yàn)槿狈Ψ椒ㄕ摰挠行е笇?dǎo)。咨詢方法論是咨詢工作中用來(lái)分析和解決某類特定問(wèn)題的工具、方法、流程、模型和評(píng)價(jià)準(zhǔn)則等。正確合理的使用各種模型、工具和方法，可以使咨詢師以最低的風(fēng)險(xiǎn)，有序、高效、可靠的完成各種復(fù)雜的項(xiàng)目，提高咨詢工作效率。

檔案信息化咨詢規(guī)劃需要科學(xué)地運(yùn)用方法論，明確咨詢工作的目標(biāo)和關(guān)鍵任務(wù)，梳理咨詢工作流程，選擇合適的咨詢工具，有效指導(dǎo)和推進(jìn)咨詢工作開(kāi)展。下面對(duì)檔案信息化咨詢規(guī)劃的關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)和要點(diǎn)進(jìn)行介紹。

明確咨詢規(guī)劃目標(biāo)

檔案信息化咨詢，首先應(yīng)明確咨詢規(guī)劃目標(biāo)。檔案信息化咨詢是站在全局的高度，以信息化技術(shù)為支撐，以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，緊扣檔案行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，從基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)體系、組織人才、安全保障等方面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計(jì)，明確未來(lái)3-5年檔案信息化工作內(nèi)容和實(shí)施步驟。

為達(dá)到咨詢規(guī)劃目標(biāo)，在開(kāi)展檔案信息化咨詢規(guī)劃過(guò)程中需要重點(diǎn)考慮戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、執(zhí)行三個(gè)層面的問(wèn)題。

戰(zhàn)略層面

主要考慮為什么要開(kāi)展檔案信息化，可能是發(fā)展戰(zhàn)略的需要、集團(tuán)化管控的需要、流程優(yōu)化的需要、組織調(diào)整的需要。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案信息化將如何提升檔案工作的質(zhì)量和效率，賦能業(yè)務(wù)、支撐合規(guī)，服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

結(jié)構(gòu)層面

主要考慮檔案信息化具體做什么，要根據(jù)單位發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，結(jié)合檔案發(fā)展趨勢(shì)，搭建具有前瞻性的檔案信息化總體藍(lán)圖、基礎(chǔ)設(shè)施架構(gòu)、應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)、資源架構(gòu)、管理體系架構(gòu)等。

執(zhí)行層面

主要考慮檔案信息化怎么做，要明確檔案信息化工作的重點(diǎn)工作內(nèi)容和實(shí)施推進(jìn)的步驟，要有詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃安排，投資預(yù)算等。因此，檔案信息化規(guī)劃必須具有較強(qiáng)的可操作性和可落地性。

梳理咨詢規(guī)劃流程和步驟

IT咨詢規(guī)劃工作的開(kāi)展，一般包括四個(gè)階段，即戰(zhàn)略理解與現(xiàn)狀分析、管理提升、IT藍(lán)圖規(guī)劃和實(shí)施規(guī)劃，見(jiàn)下圖。

以上四個(gè)階段，又可以細(xì)分為17個(gè)步驟，見(jiàn)下圖。

參照IT咨詢規(guī)劃，檔案信息化咨詢規(guī)劃工作的開(kāi)展，也可以分為四個(gè)階段，即現(xiàn)狀調(diào)研、管理提升、檔案信息化藍(lán)圖規(guī)劃、檔案信息化實(shí)施規(guī)劃。

1）現(xiàn)狀調(diào)研

制定詳細(xì)的調(diào)研計(jì)劃、編制有針對(duì)性的調(diào)研提綱，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)、檔案（館）室、信息技術(shù)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)等不同對(duì)象開(kāi)展調(diào)研訪談工作，全面了解檔案管理系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)工作流程、檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施、檔案制度規(guī)范、檔案人才隊(duì)伍等方面的現(xiàn)狀。在調(diào)研過(guò)程中還可以收集各部門(mén)的需求、建議等。

2）管理提升

在調(diào)研訪談結(jié)果的基礎(chǔ)上，結(jié)合各單位管控模式和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)單位檔案管理工作的各個(gè)方面進(jìn)行總結(jié)分析，指出存在的問(wèn)題和不足。同時(shí)參觀學(xué)習(xí)行業(yè)內(nèi)代表先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的典型案例和樣板工程，結(jié)合檔案管理的最新理念和發(fā)展趨勢(shì)，指出檔案管理提升的方向。

3）檔案信息化藍(lán)圖規(guī)劃

根據(jù)單位戰(zhàn)略目標(biāo)明確未來(lái)3-5年檔案信息化發(fā)展目標(biāo)，在明確發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)各業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，參考標(biāo)桿行業(yè)的先進(jìn)架構(gòu)及檔案行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，從應(yīng)用架構(gòu)、資源架構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保障建設(shè)等方面對(duì)未來(lái)3-5年的檔案信息化發(fā)展藍(lán)圖進(jìn)行總體規(guī)劃，明確檔案信息化發(fā)展路線。這一階段正是解決檔案信息化具體“做什么”的問(wèn)題。

4）檔案信息化實(shí)施規(guī)劃

根據(jù)檔案信息化藍(lán)圖規(guī)劃制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，明確各項(xiàng)工作內(nèi)容的實(shí)施先后順序，以及完成后的建設(shè)成效。估算未來(lái)信息化資源的投入，以及可能會(huì)遇到的風(fēng)險(xiǎn)。這一階段正是回答檔案信息化“怎么做”的問(wèn)題。

選擇合適的咨詢工具

工欲善其事，必先利其器。在咨詢工作開(kāi)展過(guò)程中合理的利用咨詢工具，往往具有事半功倍的效果。檔案信息化咨詢規(guī)劃，其實(shí)也是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題分析問(wèn)題解決問(wèn)題的過(guò)程。在這過(guò)程中比較常用的咨詢工具有麥肯錫7步分析法、問(wèn)題樹(shù)、魚(yú)骨圖、SWOT分析法等。

1）麥肯錫7步分析法

麥肯錫7步分析法是管理企業(yè)的一種方法，廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代企業(yè)的企業(yè)管理中。它不僅對(duì)于解決企業(yè)問(wèn)題非常有效，對(duì)于解決任何需要深入思考的復(fù)雜問(wèn)題都很有用，便于得出較科學(xué)的結(jié)論。麥肯錫7步分析法包括陳述問(wèn)題、分解問(wèn)題、去掉所有非關(guān)鍵問(wèn)題、制定詳細(xì)工作計(jì)劃、進(jìn)行關(guān)鍵分析、綜合調(diào)查結(jié)果并建構(gòu)論證、講述來(lái)龍去脈在溝通文件中將數(shù)據(jù)及論證聯(lián)系起來(lái)7個(gè)步驟。通過(guò)這7步能夠讓解決問(wèn)題的方式有章可循，快速理清解決問(wèn)題的思路。

2）問(wèn)題樹(shù)

問(wèn)題樹(shù)又稱邏輯樹(shù)，是一種以樹(shù)狀圖形系統(tǒng)地分析存在的問(wèn)題及其相互關(guān)系的方法。問(wèn)題樹(shù)的原理是將問(wèn)題的所有子問(wèn)題分層羅列，從最高層開(kāi)始，并逐步向下擴(kuò)展。把一個(gè)已知的問(wèn)題當(dāng)成樹(shù)干，然后開(kāi)始考慮這個(gè)問(wèn)題與哪些相關(guān)問(wèn)題或者子任務(wù)有關(guān)。每想到這一點(diǎn)，就給這個(gè)問(wèn)題（也就是樹(shù)干）加一個(gè)“樹(shù)枝”，并標(biāo)明這個(gè)“樹(shù)枝”代表什么問(wèn)題。一個(gè)大的“樹(shù)枝”上還可以有小點(diǎn)的“樹(shù)枝”，以此類推，找出問(wèn)題的所有相關(guān)項(xiàng)。問(wèn)題樹(shù)主要是幫助咨詢師理清自己的思路，不進(jìn)行重復(fù)和無(wú)關(guān)的思考。

3）魚(yú)骨圖

魚(yú)骨圖是由日本管理大師石川馨先生發(fā)明的，故又名石川圖。魚(yú)骨圖是一種發(fā)現(xiàn)問(wèn)題“根本原因”的方法，因此也被稱為“因果圖”。其特點(diǎn)是簡(jiǎn)捷實(shí)用，深入直觀。它看上去有些像魚(yú)骨，問(wèn)題或缺陷（即后果）標(biāo)在"魚(yú)頭"外。在魚(yú)骨上長(zhǎng)出魚(yú)刺，上面按出現(xiàn)機(jī)會(huì)多寡列出產(chǎn)生問(wèn)題的可能原因，有助于說(shuō)明各個(gè)原因之間如何相互影響。魚(yú)骨圖是非常好的分析問(wèn)題、理清思路、找出問(wèn)題的工具，可以幫助咨詢師全面系統(tǒng)了解問(wèn)題、細(xì)化問(wèn)題，找出解決問(wèn)題的方法。

4）SWOT分析法

SWOT分析，即基于內(nèi)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和競(jìng)爭(zhēng)條件下的態(tài)勢(shì)分析，是將與研究對(duì)象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)和外部的機(jī)會(huì)和威脅等，通過(guò)調(diào)查列舉出來(lái)，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配起來(lái)加以分析，從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論，而結(jié)論通常帶有一定的決策性。運(yùn)用這種方法，可以對(duì)研究對(duì)象所處的情景進(jìn)行全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的研究，并根據(jù)研究結(jié)果制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略、計(jì)劃以及對(duì)策等。

掌握咨詢工作技巧

在咨詢工作中，掌握一定的咨詢工作技巧，往往也能達(dá)到出其不意的效果。比如二八原則，花百分之二十的力氣，實(shí)現(xiàn)百分之八十的效果。這就告訴咨詢師在咨詢工作中要善于抓主要矛盾，要理清檔案信息化咨詢的關(guān)鍵工作內(nèi)容，把資源用在最關(guān)鍵、最緊迫的事情上。

另外，咨詢工作是為客戶服務(wù)的，所有的工作過(guò)程都是需要客戶配合完成的。所以，在整個(gè)咨詢過(guò)程中，要讓客戶清楚咨詢工作的過(guò)程和意義，以便取得客戶對(duì)咨詢工作的最大理解和支持。要做到這一點(diǎn)，必須掌握有效的溝通技巧，積極主動(dòng)的與客戶進(jìn)行溝通。一個(gè)有效的溝通必定是雙向溝通，必須包含4種行為，即：有說(shuō)的行為、問(wèn)的行為、觀的行為和聽(tīng)的行為。通過(guò)有效的溝通更深層次的了解客戶需求，建立更加專業(yè)的咨詢形象。

除此之外，在咨詢工作中，對(duì)于咨詢師來(lái)說(shuō)還要具備積極樂(lè)觀的工作態(tài)度、健康平和的心態(tài)、精湛的專業(yè)知識(shí)、出眾的洞察能力，各方面的完美配合才能出色的完成咨詢?nèi)蝿?wù)，形成令客戶滿意的咨詢成果。