采購管理|機械制造業(yè)間接采購、自助式采購服務實踐和制勝法則

受貿(mào)易政策和能源結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型等宏觀因素的疊加影響，當前機械制造業(yè)的市場環(huán)境正在迅速變化。過去幾十年來，全球經(jīng)濟的有利形勢迅速逆轉(zhuǎn)，復雜的國際形勢也影響了區(qū)域乃至全球貿(mào)易平衡。在國內(nèi)，疫情頻發(fā)、產(chǎn)業(yè)升級、能源轉(zhuǎn)型、“雙碳”目標等因素也增加了整個機械制造采購環(huán)境的復雜性，間接采購管理再次成為企業(yè)采購管理的重點之一。

間接采購也是非生產(chǎn)性采購。顧名思義，它是指為支持產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售以及維持企業(yè)正常運作而采購的材料和服務。間接采購在企業(yè)總體采購支出中占相當大的比例。即使在消費品行業(yè)和先進制造業(yè)中所占比例相對較低，也占10%以上，在占比較高的醫(yī)療等行業(yè)可達30%~40%。自2011年以來，全球間接采購支出以每年約7%的速度增長。然而，在傳統(tǒng)的成本優(yōu)化中，機械制造企業(yè)往往偏重于生產(chǎn)相關的直接物料，對間接采購重視不足。

與直接采購相比，間接采購有其特殊性。在開始降本工作之前，機械制造企業(yè)需要盡可能深入地了解這項工作的特點。所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。一般來說，機械制造間接采購具有五大特征：

第一，信息化程度不高，工作效率低下。目前，幾乎所有制造業(yè)都使用ERP系統(tǒng)，但采購模塊中的ERP系統(tǒng)支持更多的直接采購，而對于間接采購，這一其他流程往往是并行的，電子化程度相對較低。采購申請單，行內(nèi)話簡稱PR。許多企業(yè)還需要提交間接材料采購需求的紙質(zhì)需求文件，由兩級經(jīng)理簽字后提交給采購部門進行查詢和訂購。整個過程離線且效率低下。

第二，緊急采購任務太多，缺乏計劃。使用部門在做計劃時往往不考慮采購的時間，導致機械制造企業(yè)的采購申請單都很緊急。一旦沒有及時把物資采購到位或者買到假貨，采購部門極易被使用部門投訴，出力不討好。

第三，品類多、雜，采購價格不透明。間接采購需求經(jīng)常并非提前規(guī)劃，而是由使用部門臨時提出，且存在大量一次性需求。需求的多樣性、復雜性和非重復性，使得采購管理團隊時常陷入疲于奔命、勉強交付的境地，難以積累有效的經(jīng)驗和成型的管理辦法。

第四，需求規(guī)格描述不清，缺乏固定標準。在需求和規(guī)格方面，內(nèi)部客戶往往沒有清楚地描述它們。在許多情況下，需要再次確認購買。此外，由于規(guī)范不明確，最終驗收缺乏標準，只能手動確定，因此結(jié)果經(jīng)常會出現(xiàn)爭議和爭吵。

第五，供應商規(guī)模龐大，水平參差不齊。由于機械制造間接材料類別多，物料繁雜，這就必然導致供應商規(guī)模龐大，且大部分供應商的交易額都很低，占用了大量的管理資源和系統(tǒng)資源，嚴重影響效率。此外，間接采購的需求各式各樣，一錘子買賣比比皆是，絕大部分的一次性供應商由需求方指定，價格談判難度大，付款條件苛刻。

也正因如此，做好機械制造間接采購管理對于提高采購部門工作效率和節(jié)約成本至關重要。在強調(diào)流程優(yōu)化和改進管理方法的同時，機械制造間接采購品類管理更應把握優(yōu)化契機，充分利用數(shù)字化，幫助復雜的間接采購管理實現(xiàn)跨越式提升。這其中有三大關鍵點：

· 看得清：間接采購全過程的支出清晰透明。各類支出，如類別、時間和供應商，都有明確記錄和分類，以支持后續(xù)分析、判斷和決策；

· 需求真：在透明支出的基礎上，通過數(shù)字賦能的流程機制管控確保需求的合理性；

· 打得準：在復雜支出類別的間接采購中，快速識別潛在的高成本降低機會，并將有限的資源分配給具有較高成本降低機會的關鍵類別和供應商。

2.1 看得清：采購支出可視化管理，讓數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為業(yè)務洞察力

采購支出分析的概念在采購領域很常見，且類似的支出分析在直接采購的品類中已是常見舉措。然而，在間接采購領域，由于數(shù)據(jù)分散在各個職能部門，數(shù)據(jù)分類邏輯不明確，數(shù)據(jù)質(zhì)量不足，給間接采購數(shù)據(jù)的透明度帶來了較大的挑戰(zhàn)。

此外，采購支出分析過程中，最重要的一步就是將結(jié)果呈現(xiàn)給高級管理層?；诖?，機械制造企業(yè)可通過建設采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化，幫助企業(yè)管理者和業(yè)務部門了解支出趨勢，比如按品類劃分的支出、單個類別的趨勢以及高價商品的價格趨勢、按直接/ COGS（銷售商品成本）與間接支出/ SG&A（銷售和一般管理）支出細分的支出趨勢，成本降低趨勢等等。使特定趨勢或分析更易于解釋、行動和比較，采購團隊有權(quán)了解趨勢、模式等，并將其與備貨、補貨、采購頻次等聯(lián)系起來。為間接品類解決數(shù)據(jù)快速整合、正確分類和初步分析的難題，實現(xiàn)間接采購支出“看得清”。

2.2 需求真：抓住采購需求脈線，把握采購尋源管理

直接采購需求總體穩(wěn)定，規(guī)格明確，而間接采購需求多樣，重復性低，導致需求管理難度大。同時，間接采購人員通常需要管理多個類別，但對每個品類的專業(yè)認識并不深入，無法判斷采購需求的合理性。再加之傳統(tǒng)的尋源方式執(zhí)行難度高，管理上也更加復雜，往往需要配合事后審計確定尋源方式合理性。傳統(tǒng)尋源方式，可以簡單的概括為“計劃—合同”模式。這個過程看似簡單，但在實際采購執(zhí)行過程中，要花費大量的人工和時間隱性成本。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展， 目前，已有越來越多的企業(yè)，將采購尋源與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，即通過互聯(lián)網(wǎng)渠道在全球范圍內(nèi)尋找供應商，通過采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)在線招投標、咨詢報價等方式與供應商進行在線談判，線上尋源不僅節(jié)省了時間和人力，降低采購成本的同時，也大大提高了企業(yè)供應鏈的執(zhí)行效率。通過系統(tǒng)進行戰(zhàn)略尋源管理，信息公開透明，全流程線上操作，一鍵批量尋源以及在線生成精細化報表，也有效減少了間接采購成本。

2.3 打得準：前瞻性風險規(guī)避，加強采購全流程管控

間接采購品類繁雜，供應商多樣，當企業(yè)面臨降本挑戰(zhàn)時，首先需要理清頭緒，明確出發(fā)點。而通過數(shù)字化采購管理系統(tǒng)可全面收集和捕捉供應商數(shù)據(jù)，構(gòu)建全方位供應商生命周期管理體系，實現(xiàn)前瞻性風險規(guī)避與控制，從而提升供應商績效與能力，支持采購運營持續(xù)優(yōu)化。

在采購執(zhí)行（即從采購到付款）環(huán)節(jié)，數(shù)字化采購將提供自助式采購服務，自動感知物料需求并觸發(fā)補貨請購，基于規(guī)則自動分配審批任務和執(zhí)行發(fā)票及付款流程，從而加速實現(xiàn)采購交易自動化，有效管控風險和確保合規(guī)性，大幅提升采購執(zhí)行效率。此外，數(shù)字化采購還可通過目錄化采購，構(gòu)建基于品類的自動化采購流程，從而幫助企業(yè)加強全流程控制，實現(xiàn)差異化品類分析，并在復雜的支出類別中發(fā)現(xiàn)可持續(xù)的成本節(jié)省。

牢握“看得清”、“需求真”、“打得準”這三大關鍵點，借助數(shù)字化采購管理系統(tǒng)，使機械制造企業(yè)選品更方便，質(zhì)量可控，產(chǎn)品價格具備整體優(yōu)勢。

在全球通貨膨脹加劇和原材料價格大幅波動的宏觀環(huán)境下，由于類別的復雜性、多樣性以及分散的支出，機械制造行業(yè)的間接采購管理面臨著比直接采購更大的挑戰(zhàn)。機械制造企業(yè)在做好流程管控的同時，通過一套數(shù)字化采購管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)間接采購管理的快速跨越式提升，完成間接采購成本優(yōu)化，從而以在宏觀的不確定性與成本競爭愈加激烈的市場中行穩(wěn)致遠。

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