員工的數據隱私，如何保障？

今天的組織比以往任何時候都有更多關于員工的數據，可訪問信息的數量和種類也在不斷增長。這一轉變的背后有兩個關鍵驅動因素。

首先，可獲取的數據數量在過去幾年里大大增加。組織在迅速轉向遠程或混合工作辦公時，創造了新的可以監控和跟蹤的數字工作渠道。（可以想想Slack上的消息，而不是走廊里的對話。）高德納（Gartner）2022年的一項調查發現，51%的組織現在正在收集疫情前沒有收集的數據：26%的組織在過去三年中開始記錄電子郵件活動，21%的組織現在會處理員工最常談論和工作使用的數據，15%的組織已經開始分析虛擬會議的數據。

其次，組織在2023年將面臨更高水平的員工健康和福祉責任。例如，2019年時個人的健康數據可能被認為是非常隱私的，但到2021年，員工會定期分享有關新冠或疫苗接種的信息，這是一項基本的就業要求。

更廣泛地說，高德納的研究表明，82%的員工希望他們的組織把他們當作一個人，而不僅僅是員工來對待。從家庭和照顧責任，到心理健康需求，這些有效的個人支持需要數據可能會引發一些非常現實的隱私問題。

由于有更多獲取個人數據的機制，和更多利用個人數據的動機，組織需要更好的指導方針，特別是在這種趨勢已經引起越來越多監管審查的情況下。

但是公平、透明地處理員工數據不僅是一項合規要求，也是建立基于信任的伙伴關系的第一步，員工和雇主都需要在這個更復雜的數據環境中發展。高德納2021年的一項分析顯示，信任組織數據的員工，比不信任的員工表現要高出20%，而且更有可能留在工作崗位上。當員工在數據收集和使用方面成為合作伙伴而不僅僅是對象時，每個人都會更好地工作。

員工數據權利法為組織提供了一套基本原則，即便技術或業務需求發生變化，也可以指導企業收集和使用員工數據。雖然工作場所可能會受到不同的監管或技術限制，但對于如何利用有關員工的信息，企業可以遵循下面四個基本原則:

目的權：組織對收集的所有數據，要有合法和特定的商業目的。目的權意味著組織在實際收集數據前，明確定義了要求員工提供數據的原因。雇主應該思考為什么要收集新數據，將如何處理這些數據，以及為了實現核心目的，需要將這些數據保留多長時間。

明確目的權既能與員工建立信任，又能避免分析團隊收集和存儲沒有實際價值的數據。這樣還可以防止潛在的不道德使用情況。例如，如果組織在通過監控員工足跡保證辦公空間的有效利用，那么如果與管理人員共享數據，根據員工離開辦公桌的時間來評估績效，就會違反目的權。組織可以重復利用已有數據，但新的目的應該明確定義，并與員工坦誠溝通。例如，一家公司最初開始監控員工的日歷數據，是為了幫助他們確定何時開放辦公空間，后面也可能會發現，同樣的數據還可以幫助管理人員預防團隊會議過載。

最小化權：組織只會收集為有效實現合法商業目的所需的數據。一旦定義了特定的商業目的，最小化權就會要求組織將收集的數據，限制在真正必要的范圍內。這意味著要嚴格評估組織收集了多少數據，以及數據的敏感度。例如，如果組織想要跟蹤遠程工作員工的效率，可以利用核心工作應用程序的使用數據，而不是依賴于監控員工網絡的攝像頭等更有侵入性的方法。

要做到這一點，有時需要判斷哪些數據“有了也不錯”，哪些數據是成功的關鍵。隨著依賴大量高質量數據的人工智能工具越來越普遍和強大，這個問題尤為重要。最小化權意味著考慮額外的信息是否會讓你的組織更有效，以及這是否有超出員工信任的風險。

公平權：組織將以加強員工公平的方式使用數據。雇主和雇員間有效的數據合作關系的核心，是保證雙方都能從收集的數據中受益。隨著組織越來越多地使用包括與健康、家庭責任、地點、種族和性別認同等敏感數據，來更好地支持員工或實現多樣性和包容性目標，決策過程中出現有意或無意識偏見的風險也在增加。組織可獲得的新的大量數據應該加強——而不是限制——獲取、機會和待遇的平等。

落實公平權最有效的方法，是從一開始就將其納入決策過程。在我們合作的一家國際零售公司，人力資源部門不會等聘用后才評估員工的多樣性。他們使用了強大的數據分析，來確保求職者的多樣性，然后在候選人篩選、面試和選擇階段重新評估。組織還會培訓領導者發現數據中可以體現偏見的地方，并為管理人員提供分析儀表板，以監控招聘和留職的持續趨勢。

知情權：組織要向員工明確數據的使用目的。知情權是其他權利發揮作用的關鍵。這意味著員工要了解自己的哪些數據被收集，是如何被使用的，以及在可能的情況下如何訪問這些信息。沒有知情權，員工的信任程度和對公平的看法就不會改變。

也就是說，員工可以輕易明白自己的權利得到了尊重。企業要有一個可靠的溝通計劃，包括量身定制的溝通，來保證信息與員工的職位及經歷相關。例如，當出于多樣性、平等和包容性（DEI）目的，收集潛在敏感的個人認知數據時，組織執行領導可能需要在全公司范圍傳達信息，以加強組織對DEI的承諾，并解釋會如何使用數據，在員工資源部門進行更有針對性的溝通，說明基于數據的DEI決策，將如何使他們受益。所有關于員工數據的溝通都應該簡單、及時，并通過易于訪問和使用的溝通渠道進行傳遞。

反饋也是知情權的重要部分。員工應該有提出問題和報告擔憂的機制。當然，在雇主與雇員的關系中，有些數據不應該被共享，比如績效評估數據或健康記錄。數據不共享時，也要明確這一點。

雇員數據權利法不應該是一個抽象原則。組織應該編纂并共享自己的員工數據使用權列表，并根據具體情況添加上述四個核心概念。對于相關做法，荷蘭的烏得勒支市提供了一個范例。他們公開發布了自己的數字價值觀，并承諾會通過政策維護這些價值觀。

領導者還應負責落實員工數據權。與我們合作的一家金融服務組織建立了一個專門的內部任務小組，以確保在員工使用數據時，實現商業利益和個人隱私的適當平衡。其他組織也成立了數據道德委員會，其中包括了人力資源和員工代表，并會定期咨詢內部專家，審核他們處理員工數據的方法。

隨著技術的進步和員工期望的轉變，個人數據和員工數據間的界限將繼續模糊。始終如一地執行和透明地溝通員工數據權利法案，將幫助組織釋放數據資源的全部潛力，給予員工個人支持，并實現其業務目標。

凱琳·洛馬斯特（Kaelyn Lowmaster）、喬納·謝普（Jonah Shepp）| 文

凱琳·洛馬斯特是高德納人力資源實踐研究主管。她專注于未來工作，包括未來戰略發展的所有領域，重點關注新興技術對工作和勞動力的影響。喬納·謝普是高德納人力資源部門的高級負責人，是《高德納人力資源領袖月刊》（Gartner HR Leaders Monthly）的編輯，雜志內容涵蓋人力資源最佳實踐，從人才獲取和領導力到總獎勵和未來工作。作為一名頗有成就的作家和編輯，他的作品曾出現在許多出版物上，包括《紐約雜志》（New York）、《政客雜志》（Politico Magazine）、《智族》（GQ）和Slate。

本文來自微信公眾號“哈佛商業評論”（ID:hbrchinese），作者：HBRC-Lab，譯：賈慧娟，校：時青靖，編輯：孫燕，36氪經授權發布。