檔案信息化咨詢方法論實踐要點有哪些？

鷹仔

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2022-11-10 15:15

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在咨詢工作中，有些咨詢師也許會有這樣的疑問：“我業務經驗挺豐富的，但做咨詢工作怎么這么吃力呢？”這可能就是因為缺乏方法論的有效指導。咨詢方法論是咨詢工作中用來分析和解決某類特定問題的工具、方法、流程、模型和評價準則等。正確合理的使用各種模型、工具和方法，可以使咨詢師以最低的風險，有序、高效、可靠的完成各種復雜的項目，提高咨詢工作效率。

檔案信息化咨詢規劃需要科學地運用方法論，明確咨詢工作的目標和關鍵任務，梳理咨詢工作流程，選擇合適的咨詢工具，有效指導和推進咨詢工作開展。下面對檔案信息化咨詢規劃的關鍵工作環節和要點進行介紹。

明確咨詢規劃目標

檔案信息化咨詢，首先應明確咨詢規劃目標。檔案信息化咨詢是站在全局的高度，以信息化技術為支撐，以業務需求為導向，緊扣檔案行業發展趨勢，從基礎設施、應用系統、資源建設、標準體系、組織人才、安全保障等方面進行統籌規劃設計，明確未來3-5年檔案信息化工作內容和實施步驟。

為達到咨詢規劃目標，在開展檔案信息化咨詢規劃過程中需要重點考慮戰略、結構、執行三個層面的問題。

戰略層面

主要考慮為什么要開展檔案信息化，可能是發展戰略的需要、集團化管控的需要、流程優化的需要、組織調整的需要。重點強調檔案信息化將如何提升檔案工作的質量和效率，賦能業務、支撐合規，服務數字化轉型。

結構層面

主要考慮檔案信息化具體做什么，要根據單位發展戰略和業務特點，結合檔案發展趨勢，搭建具有前瞻性的檔案信息化總體藍圖、基礎設施架構、應用系統架構、資源架構、管理體系架構等。

執行層面

主要考慮檔案信息化怎么做，要明確檔案信息化工作的重點工作內容和實施推進的步驟，要有詳細的進度計劃安排，投資預算等。因此，檔案信息化規劃必須具有較強的可操作性和可落地性。

梳理咨詢規劃流程和步驟

IT咨詢規劃工作的開展，一般包括四個階段，即戰略理解與現狀分析、管理提升、IT藍圖規劃和實施規劃，見下圖。

以上四個階段，又可以細分為17個步驟，見下圖。

參照IT咨詢規劃，檔案信息化咨詢規劃工作的開展，也可以分為四個階段，即現狀調研、管理提升、檔案信息化藍圖規劃、檔案信息化實施規劃。

1）現狀調研

制定詳細的調研計劃、編制有針對性的調研提綱，對業務部門、檔案（館）室、信息技術部門、領導等不同對象開展調研訪談工作，全面了解檔案管理系統、檔案業務工作流程、檔案庫房基礎設施、檔案制度規范、檔案人才隊伍等方面的現狀。在調研過程中還可以收集各部門的需求、建議等。

2）管理提升

在調研訪談結果的基礎上，結合各單位管控模式和業務特點，對單位檔案管理工作的各個方面進行總結分析，指出存在的問題和不足。同時參觀學習行業內代表先進檔案管理經驗的典型案例和樣板工程，結合檔案管理的最新理念和發展趨勢，指出檔案管理提升的方向。

3）檔案信息化藍圖規劃

根據單位戰略目標明確未來3-5年檔案信息化發展目標，在明確發展目標的基礎上，根據各業務部門的需求，參考標桿行業的先進架構及檔案行業發展趨勢，從應用架構、資源架構、基礎設施建設、人才隊伍建設、制度規范建設、安全保障建設等方面對未來3-5年的檔案信息化發展藍圖進行總體規劃，明確檔案信息化發展路線。這一階段正是解決檔案信息化具體“做什么”的問題。

4）檔案信息化實施規劃

根據檔案信息化藍圖規劃制定詳細的實施計劃，明確各項工作內容的實施先后順序，以及完成后的建設成效。估算未來信息化資源的投入，以及可能會遇到的風險。這一階段正是回答檔案信息化“怎么做”的問題。

選擇合適的咨詢工具

工欲善其事，必先利其器。在咨詢工作開展過程中合理的利用咨詢工具，往往具有事半功倍的效果。檔案信息化咨詢規劃，其實也是發現問題分析問題解決問題的過程。在這過程中比較常用的咨詢工具有麥肯錫7步分析法、問題樹、魚骨圖、SWOT分析法等。

1）麥肯錫7步分析法

麥肯錫7步分析法是管理企業的一種方法，廣泛應用于現代企業的企業管理中。它不僅對于解決企業問題非常有效，對于解決任何需要深入思考的復雜問題都很有用，便于得出較科學的結論。麥肯錫7步分析法包括陳述問題、分解問題、去掉所有非關鍵問題、制定詳細工作計劃、進行關鍵分析、綜合調查結果并建構論證、講述來龍去脈在溝通文件中將數據及論證聯系起來7個步驟。通過這7步能夠讓解決問題的方式有章可循，快速理清解決問題的思路。

2）問題樹

問題樹又稱邏輯樹，是一種以樹狀圖形系統地分析存在的問題及其相互關系的方法。問題樹的原理是將問題的所有子問題分層羅列，從最高層開始，并逐步向下擴展。把一個已知的問題當成樹干，然后開始考慮這個問題與哪些相關問題或者子任務有關。每想到這一點，就給這個問題（也就是樹干）加一個“樹枝”，并標明這個“樹枝”代表什么問題。一個大的“樹枝”上還可以有小點的“樹枝”，以此類推，找出問題的所有相關項。問題樹主要是幫助咨詢師理清自己的思路，不進行重復和無關的思考。

3）魚骨圖

魚骨圖是由日本管理大師石川馨先生發明的，故又名石川圖。魚骨圖是一種發現問題“根本原因”的方法，因此也被稱為“因果圖”。其特點是簡捷實用，深入直觀。它看上去有些像魚骨，問題或缺陷（即后果）標在"魚頭"外。在魚骨上長出魚刺，上面按出現機會多寡列出產生問題的可能原因，有助于說明各個原因之間如何相互影響。魚骨圖是非常好的分析問題、理清思路、找出問題的工具，可以幫助咨詢師全面系統了解問題、細化問題，找出解決問題的方法。

4）SWOT分析法

SWOT分析，即基于內外部競爭環境和競爭條件下的態勢分析，是將與研究對象密切相關的各種主要內部優勢、劣勢和外部的機會和威脅等，通過調查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應的結論，而結論通常帶有一定的決策性。運用這種方法，可以對研究對象所處的情景進行全面、系統、準確的研究，并根據研究結果制定相應的發展戰略、計劃以及對策等。

掌握咨詢工作技巧

在咨詢工作中，掌握一定的咨詢工作技巧，往往也能達到出其不意的效果。比如二八原則，花百分之二十的力氣，實現百分之八十的效果。這就告訴咨詢師在咨詢工作中要善于抓主要矛盾，要理清檔案信息化咨詢的關鍵工作內容，把資源用在最關鍵、最緊迫的事情上。

另外，咨詢工作是為客戶服務的，所有的工作過程都是需要客戶配合完成的。所以，在整個咨詢過程中，要讓客戶清楚咨詢工作的過程和意義，以便取得客戶對咨詢工作的最大理解和支持。要做到這一點，必須掌握有效的溝通技巧，積極主動的與客戶進行溝通。一個有效的溝通必定是雙向溝通，必須包含4種行為，即：有說的行為、問的行為、觀的行為和聽的行為。通過有效的溝通更深層次的了解客戶需求，建立更加專業的咨詢形象。