時間管理不是萬能藥，想高效還要做這三件事

在很多人看來，壓力大是因為總覺得時間不夠。為了解決這一問題，很多人嘗試時間管理，希望通過“更高效”的方式將一小時會議壓縮成半小時，或者在日程表里的空檔安排一些小任務，盡量減少無效時間。然而矛盾的是，時間管理往往會增壓而非減壓。效率提升時，人們會為更多任務騰出空間，感到壓力更大。如果感覺不知所措，最好從根本上解決問題。

疫情暴發之后很多人改為遠程工作，也成了有趣且自然的實驗，充分證明時間管理的悖論。超過四分之三的受訪者表示在家工作可以節省時間，通常因為省去了通勤和商務旅行，約一半遠程工作人員稱工作效率更高。

盡管人們宣稱節省時間且生產率提高，來自企業軟件公司Atlassian的數據顯示，全球平均工作日延長了整整30分鐘，與預期中更有效利用時間的情況相反。導致問題更加復雜的是，額外30分鐘工作時間主要犧牲了晚上的休閑時間。

人們都相信，只要時間管理得當并提升效率，就能騰出空間輕松完成各種待辦事項。然而，時間管理就像海灘上挖洞，洞越大，沖進去填滿的水就越多。身處潛在需求無限的世界，日程表上騰出一小時就好像點燃信號燈，宣布有能力投身另一個項目或承擔新職責。

這并不意味著時間管理沒價值。生產力很重要。但在工作倦怠不斷蔓延的世界里，人們也需要采取一些策略減少工作，而不是簡單地適應。想逃脫陷阱可以做三件事。

01 減少任務量

待辦事項代表達成某個協議：“我要處理下周會議的預算更新”，“回家路上我要買點東西吃”或“今晚晚些時候我把更新的幻燈片發給你”。

一旦協議存在，就會產生完成的壓力。如果不得不打破或重新談判協議，又會產生進行艱難談話的額外壓力以及導致他人失望的內疚感。為了減少任務量造成的壓力，一開始就要守住底線，才不會之后被迫重新協商。至于如何守住底線，取決于待辦事項為分配任務還是自愿選擇承擔。

對于分配任務，要考慮優先次序而不是時間。上級要求做某事時，用“沒時間”回答可能讓人覺得太粗魯。可以考慮這樣問：“x、y和z三項任務，應該怎么安排先后？”這么問有兩個作用。首先，安排的責任交給了上級而不是自己。第二，問題從二元選擇變成共同討論哪項工作最緊要。

對于考慮主動承擔的任務，請先在日歷上添加。人們常常對自身能力過于樂觀，等事到臨頭才不知所措。經常是看看日歷發現還有時間，然后想，“好吧，大概星期五能完成。”然后星期五到了，又得重新商量。

挑戰在于，日程表通常只顯示涉及同步工作（即自己跟其他人同時執行的任務）的時間，包括會議、電話、喝咖啡討論等等。而待辦事項是并不與其他人同步但占用自己時間的工作（自己執行，不與其他人實時合作）。如何解決？可在日歷上為每個待辦事項鎖定時間，合并日歷和待辦事項列表。通過全面了解目前的承諾，就能在同意承擔更多任務之前認清自己的實際能力。

02 用原則代替決定

過去一年的特點是無休止的決定：要送孩子上學嗎？能去看望父母嗎？回辦公室安全嗎？不斷面對后果很重要而信息并不完善的決策，可能導致科學家說過的認知過載，即需要完成的腦力勞動需求超過實際應對能力。認知過載會增加犯錯的可能性，也會讓人不知所措。

可以用絕對原則代替決定，開始減少認知負荷。例如，減肥管理科學告訴我們，宣布“晚上7點以后不吃東西”比起說“晚上7點以后限制吃零食”要有效得多，因為限制的說法會產生無數后續決定：“能喝酸奶嗎？吃塊水果怎么樣？”只要決定晚上7點以后不吃東西，就杜絕了各種可能。無需再做任何決定。

提姆·菲利斯（Tim Ferriss）是成功作家，他稱之為“做出一項決定，消除100個決定”。對菲利斯來說，這意味著定下原則2020年不閱讀新出版的書。多年來，熱心的作者和公關每周都催著他閱讀、評論或吹噓數十本新書或即將出版的書，定下這一總原則之后就不必再做成百上千的決定。

史蒂夫·喬布斯（Steve Jobs）有個舉動非常出名，就是每天都穿同樣的衣服，如此一來可以免除每天早上選衣服的決策疲勞。高管獵頭公司Heidrick&Struggles加拿大業務董事總經理喬恩·麥基（Jon Mackey）制定了周五不開會的原則。由于沒法逐個決定要開哪場會不開哪場，避免為此浪費時間，他決定每周留出一天集中精力。

03 多利用結構而非意志力，盡量減少分心

分心導致沒法完成任務和做出最重要的決定，特別容易讓人感到不知所措，因為一旦分心就會覺得沒法取得進展，進而無法釋放壓力。

如果想用意志力排除社交媒體等干擾因素，就是在跟當代最聰明的人們對抗。這群人冷酷地利用人性的弱點，拼命想爭奪注意力，這一弱點是Facebook創始總裁肖恩·帕克（Sean Parker）提過的“人類心理的脆弱”。分心方面，每次結構都能勝過意志力。

我在商界曾共事的幾位領導者都在一天中設定某段時間，關掉筆記本電腦的Wi-Fi以集中注意力。其他人則強制站立30分鐘，其間團隊成員可以隨時前來提問并獲得指導。此舉可極大避免成天被問“能占用你五分鐘嗎？”

德勤前首席執行官凱西·恩格爾伯特（Cathy Engelbert）取消安排一場接一場會議。她讓助手留出10分鐘的間隔，她稱之為SMORs，即碎片思考時間。有了簡短的休息時間恢復精力，會議結束時她不會因為想著下一場會，進入新會議時也不會想著之前的討論。

面對各種情況，解決方案并不是提升效率以完成更多任務，做出更多決定，結果不斷分心。當務之急非常明確，就是簡化。減少承擔的任務數量，用原則代替決定，并建立適當的結構消除干擾。

本文來自微信公眾號“哈佛商業評論”（ID:hbrchinese），作者：戴安·詹森（Dane Jensen），編輯：劉雋，36氪經授權發布。

戴安·詹森在Third Factor擔任首席執行官，該公司是跨行業領導力發展公司，業務涉及體育、商業、學術和政府等。他在北卡羅來那大學肯納-弗拉勒商學院（Kenan-Flagler School of Business ， University of North Carolina）擔任助理教師，也在加拿大女王大學史密斯商學院（Smith School of Business ， Queen’s University）任教，也是《壓力的力量》（The Power of Pressure）一書作者。